Каждый год с началом призывной кампании кадровые службы компаний получают множество вопросов о военных билетах: «Обязан ли работодатель их хранить?», «Можно ли удерживать оригинал?», «Что делать при трудоустройстве?» Ниже ― исчерпывающий ответ с ссылками на действующие нормы 2026 года.
Краткий ответ: где должен находиться военный билет?
Военный билет всегда хранится у самого гражданина, дома или при себе.
Работодатель не вправе изымать документ, делать и хранить даже его копии. При поступлении на работу достаточно предъявить военный билет или удостоверение призывника для проверки корректности данных.
Почему так? Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ, ст. 65 ч. 3 – перечень документов, которые предъявляются при приёме на работу. Военный билет указан как документ воинского учёта, но без права изъятия.
- Подп. 6 п. 1 ст. 8 Закона № 61-ФЗ от – работодатель лишь передаёт сведения в военкомат, но не становится хранителем документов.
- Положение о воинском учёте граждан РФ – подтверждает, что ответственность за документ несёт сам военнообязанный.
- Закон № 152-ФЗ «О персональных данных» – работодатель не вправе избыточно собирать и хранить сведения, не связанные непосредственно с трудовой функцией.
Что именно должен сделать работодатель при приёме военнообязанного?
- Проверить подлинность военного билета или удостоверения призывника.
- Занести необходимые данные в личную карточку работника (раздел «Сведения о воинском учёте»).
- Вернуть документ владельцу сразу после проверки и внесения информации.
- Не копировать и не сканировать документ.
Пример из практики. Кадровик «ООО СтройГаз» при приёме инженера-строителя потребовал сдать «военник» на хранение. Работник обратился в трудовую инспекцию. Компания получила предписание и штраф 30 000 ₽ за превышение полномочий (ст. 5.27 КоАП).
Пошаговая инструкция для организации воинского учёта без нарушений
| Шаг | Что делать | Кто отвечает | Основание |
|---|---|---|---|
| 1 | Утвердить приказ о назначении ответственного за воинский учёт | Руководитель | Приказ МО РФ № 400 |
| 2 | Сформировать карточки военнообязанных по форме № 18 | Кадровик | Положение о воинском учёте |
| 3 | Внести данные из военного билета в карточку, документ вернуть работнику | Кадровик | ФЗ-61, ПД-152 |
| 4 | Ежеквартально отправлять сведения в районный военкомат | Ответственное лицо | Письмо МО РФ № 11/5107-2024 |
Что грозит за нарушения
- Административная ответственность по ст. 21.7 КоАП – до 50 000 ₽ на юр. лицо за нарушение правил воинского учёта.
- Штраф за излишние персональные данные – до 150 000 ₽ по ст. 13.11 КоАП.
- Репутационные потери и возможные иски работников за нарушение неприкосновенности личных документов.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос 1. Можно ли попросить сотрудника оставить копию военного билета «про запас»?
Нет. Даже копия считается избыточным персональным данным.
Вопрос 2. Что делать, если работник забыл военный билет дома?
Попросить принести в течение трёх дней, а пока отразить факт в акте приёма-передачи документов.
Вопрос 3. ИП с одним работником-военнообязанным тоже должен вести воинский учёт?
Да. Обязанность касается всех работодателей, включая ИП, если у них есть военнообязанные или призывники.
Чек-лист кадровика на 2026 год
Военный билет – личный документ гражданина. Работодателю достаточно один раз сверить информацию и периодически обновлять данные в установленной форме. Любое удержание оригинала или копии может привести к штрафам и конфликтам. Соблюдайте закон – и спокойны будут все стороны!