Краткий ответ
45 лет — именно столько должен хранить работодатель второй экземпляр акта о расследовании группового, тяжёлого либо смертельного несчастного случая на производстве, вместе со всеми материалами расследования. Норма закреплена в ст. 230.1 Трудового кодекса РФ.
Нормативная база
- Статья 230.1 ТК РФ — «Порядок регистрации и учёта несчастных случаев на производстве».
- Приказ Минздрава России от № 196н — утверждает новые формы сообщений и актов (вступил в силу с ).
- Перечень типовых управленческих документов…, утв. Росархивом (указывает сроки хранения).
Развёрнутое пояснение
Почему именно 45 лет
Трудовой кодекс разделяет несчастные случаи на три категории:
- Обычные (без тяжёлых последствий).
- Тяжёлые.
- Смертельные или групповые (два и более пострадавших).
Для тяжёлых, групповых и смертельных случаев законодатель установил максимально длительный срок хранения документов — 45 лет. Это связано с долгим периодом возможного судебного разбирательства, страховых выплат, переосвидетельствования инвалидности и прочих долгосрочных последствий.
Что именно нужно хранить 45 лет
- Второй экземпляр Акта о расследовании несчастного случая (форма Н-1/акт по форме приказа № 196н).
- Все материалы расследования:
- протоколы допросов свидетелей и пострадавших;
- заключения экспертов;
- фото- и видеоматериалы места происшествия;
- медицинские заключения;
- технические отчёты и приказы комиссии;
- отчёт о принятых мерах по устранению причин.
Кто и где хранит
Работодатель (юридическое лицо или индивидуальный предприниматель) обязан:
- создать отдельное дело по каждому несчастному случаю;
- передать дело в организационный архив предприятия;
- обеспечить сохранность документов в течение 45 лет, даже если организация реорганизуется или ликвидируется (в последнем случае документы передаются в государственный/муниципальный архив).
Ответственность за нарушение
Если документы уничтожены раньше срока, государственные инспекторы труда могут:
- посчитать, что расследование не проводилось вообще;
- привлечь к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф до 100 000 ₽ для юрлиц);
- в исключительных случаях, к уголовной ответственности по ст. 293 УК РФ (халатность).
Дополнительные копии: куда ещё отправляют
Помимо второго экземпляра, который хранит сам работодатель, копии акта и материалов направляются в течение 10 дней после утверждения:
- территориальное объединение профсоюзов;
- орган исполнительной власти субъекта РФ (Роструд/ГИТ);
- Фонд социального страхования (в случае страховой выплаты);
- орган, выдавший разрешение на эксплуатацию опасного объекта (если применимо).
У этих организаций собственные сроки хранения (обычно 45–75 лет), но ответственность работодателя ограничивается 45 годами.
Краткая памятка для кадровика/специалиста по охране труда
Действуйте по алгоритму:
- В течение суток после происшествия оформите сообщение о несчастном случае (форма 315-У/316-У).
- Сформируйте комиссию и завершите расследование в сроке (3–15 календарных дней в зависимости от тяжести).
- Утвердите акт о расследовании и заверьте его подписями всех членов комиссии.
- Изготовьте два экземпляра акта: первый, в ГИТ, второй — в свой архив.
- Сформируйте дело и определите к нему маркировку хранения «ОП-45» (отраслевая перманентная выдержка 45 лет).
- В системе электронного делопроизводства внесите запись: «Хранить 45 лет с до ».
Второй экземпляр акта о расследовании группового несчастного случая должен храниться 45 лет. Это требование закона, и нарушение грозит серьёзными штрафами. Организуйте надёжное документооборот, ведите учёт в архиве и не забывайте о передаче дел при реорганизации или ликвидации компании.