Договор о полной материальной ответственности (далее – Договор) является обязательным документом, который
регулирует отношения между работодателем и работником в случае недостачи или порчи вверенного имущества.
Одним из самых часто задаваемых вопросов при оформлении Договора является количество его экземпляров.
В статье рассмотрим нормативную базу, практические требования и причины, по которым Договор оформляется
в определённом количестве копий.
Нормативно-правовая база
Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации (ТК РФ) статья 244 и
Приказу Минтруда России от № 85 (положения о типовых формах договоров
о полной индивидуальной и коллективной (бригадной) материальной ответственности),
договор может заключаться только с работниками, достигшими 18 лет и непосредственно
обслуживающими денежные, товарные ценности или иное имущество.
С 1 сентября 2025 года в России вступили в силу новые формы Договора, в которых
явно указано:
- сроки действия договора;
- условия изменения и расторжения;
- количество экземпляров;
- реквизиты и подписи сторон.
Эти требования отражены в образцах, размещённых на официальных порталах
«КонсультантПлюс», «nalog-nalog.ru», а также в публикациях бухгалтерских ресурсов
(например, Бухгалтерия 1С).
Сколько экземпляров требуется по закону?
Договор о полной материальной ответственности оформляется в два (2) экземпляра.
Это правило закреплено в типовых формах, утверждённых Минтрудом, и подтверждается
практикой большинства работодателей.
Каждый из двух экземпляров подписывается обеими сторонами:
- Первый экземпляр остаётся у работодателя (в кадровом отделе
или у руководителя подразделения). Он используется в случае необходимости
предъявления требований к работнику. - Второй экземпляр передаётся работнику. Он хранится у него в
личных делах и служит доказательством того, что работник ознакомлен с условиями
своей ответственности.
Отсутствие одного из экземпляров может стать причиной признания договора
недействительным в суде, поскольку одна из сторон не может подтвердить факт
подписания.
Почему именно два экземпляра?
- Контроль и доказательство – наличие копии у обеих сторон упрощает
доказывание факта заключения договора и его условий в случае спора. - Прозрачность – работник имеет возможность ознакомиться с полным
текстом договора, а работодатель – убедиться, что работник получил и принял его. - Сохранность документа – при утрате одной из копий другая остаётся
в распоряжении противоположной стороны, что исключает полное исчезновение
документа из делопроизводства.
Как правильно оформить два экземпляра Договора
Шаги оформления
- Подготовка типовой формы (пример – nalog-nalog.ru).
- Заполнение реквизитов: ФИО сторон, должность, перечень вверенного имущества,
размер ответственности, условия освобождения от ответственности. - Указание срока действия договора (обычно – 1 год с правом продления).
- Подписание обеих сторон в каждом из двух экземпляров.
- Маркировка: «Для работодателя» и «Для работника» на соответствующих копиях.
- Хранение: один экземпляр в личном деле работника, второй – в кадровой документации.
Образец подписи
В типовых формах указываеться строка подписи:
_____________________/Ф.И.О. работника _____________________/Ф.И.О. руководителя
Эту строку необходимо разместить в обоих экземплярах.
Особенности оформления после 1 сентября 2025 г.
С введением новых форм Договора изменились некоторые формулировки, но количество
экземпляров осталось прежним – два. Нововведения включают:
- Указание условий освобождения от ответственности (например, при
стихийных бедствиях, форс-мажоре). - Пункт о порядке разрешения споров (арбитражный суд, медиация).
- Возможность электронного подписания при условии, что обе копии
сохраняются в архиве в электронном виде и имеют одинаковую юридическую силу.
Если договор подписан в электронном виде, каждая сторона получает электронный
экземпляр, а оригиналы хранятся в архиве работодателя.
Практические рекомендации работодателям
- Проверяйте наличие обеих копий при приёме на работу и при
продлении Договора. - Обеспечьте подпись руководителя – без его подписи договор считается
недействительным. - Ведите журнал контроля подписанных Договоров, где фиксируются даты
заключения, срок действия и наличие обеих копий. - Обучайте сотрудников правилам обращения с вверенным им имуществом и
информируйте их о последствиях нарушения Договора.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли заключить более двух экземпляров?
Теоретически возможно распечатать дополнительные копии, однако по законодательству
обязательными считаются только два экземпляра. Дополнительные копии могут использоваться
для внутреннего контроля, но не заменяют обязательные два оригинала.
Что делать, если один из экземпляров утерян?
Необходимо составить новый Договор и подписать его в двух экземплярах. Утеря одной копии
не допускает одностороннего восстановления без согласия второй стороны.
Можно ли использовать электронную подпись?
Да, если обе стороны согласны и соблюдены требования к хранению электронных документов
(ФЗ 63 «Об электронной подписи»). При этом каждая сторона получает электронный экземпляр,
который имеет ту же юридическую силу, что и бумажный.
Обязан ли компания хранить оба экземпляра?
Работодатель обязан хранить один экземпляр в личном деле работника и один
в кадровой документации. Работник сохраняет свой экземпляр в личных документах.
Согласно Трудовому кодексу РФ и приказу Минтруда, договор о полной материальной ответственности
заключается строго в два экземпляра. Один из них остаётся у работодателя, второй – у работника.
Эта норма обеспечивает юридическую защиту обеих сторон, упрощает доказывание факта
заключения договора и гарантирует сохранность документа. При оформлении Договора необходимо
соблюдать актуальные формы, введённые с 1 сентября 2025 г., а также учитывать возможность
электронного подписания, если это удобно обеим сторонам.
Соблюдение данного простого, но важного требования позволяет избежать
правовых осложнений и эффективно управлять материальной ответственностью в организации;
Источник: ТК РФ статья 244; Приказ Минтруда России № 85 от ; КонсультантПлюс; nalog-nalog.ru; Бухгалтерия 1С (2025‑2026 годы).