С 1 января 2026 года электронные формы ТОРГ-12, акты выполненных работ и счета-фактуры официально вытеснены единым универсальным передаточным документом (УПД) формата 5.03.
Чтобы не допустить сбоев в документообороте со своими партнёрами, важно заранее уведомить контрагентов о переходе на УПД. Ниже приведён актуальный образец уведомления, разъяснения и алгоритм действий.

Нужно ли согласовывать переход на УПД?

• Юридически уведомлять не обязательно. Однако электронный документооборот (ЭДО) возможен только при взаимном согласии сторон (п. 1 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ).
• Если в договоре прописан «бумажный» ТОРГ-12 или старый акт, то для перехода на УПД потребуется либо письмо-уведомление, либо дополнительное соглашение.
• Если контрагент отказывается без уважительной причины, можно оставить старый формат для критичных поставок и постепенно внедрять УПД.

Формы уведомления контрагентов

1. Информационное письмо. Быстрый способ оповестить партнёров. Достаточно направить письмо на фирменном бланке.
2. Дополнительное соглашение. Обязательно, если в контракте закреплён конкретный вид первички (ТОРГ-12, акт КС-2 и т.д.).
3. Условие в новых договорах. Самый надёжный способ — включить пункт об УПД в будущие контракты.

Образец информационного письма о переходе на УПД

Уважаемые партнёры!

В связи с вступлением в силу Приказа ФНС России № ЕД-7-26/28@ от , а также в целях упрощения и ускорения документооборота, ООО «Ромашка» информирует о переходе на использование универсального передаточного документа (УПД) формата 5.03;

• Дата начала применения: с 01 июня 2026 г.
• Документооборот: электронный, через оператора ЭДО «Такском-EDI».
• Ответственное лицо: главный бухгалтер Иванова Е. П., тел. +7 (495) -23-45-67, e-mail: buh@romashka.ru.

УПД в электронном виде содержит все обязательные реквизиты первичного документа и счёта-фактуры, подтверждает факт отгрузки товаров (выполнения работ/оказания услуг) и является основанием для вычета НДС. Применение УПД не влечёт изменений в условиях договора и не требует его перезаключения.

Просим подтвердить получение настоящего уведомления и согласие на ведение электронного документооборота с использованием УПД в течение пяти рабочих дней.

С уважением,
______ /Иванов Е. П./
Главный бухгалтер ООО «Ромашка»
19 апреля 2026 г., исх. № 47/УПД

Пример дополнительного соглашения к договору

Дополнительное соглашение № 1
к договору поставки № 123 от г.

Стороны договорились внести следующие изменения:
«Начиная с 01 июня 2026 г. документом, подтверждающим факт отгрузки товаров и основанием для принятия к вычету НДС, является универсальный передаточный документ (УПД) формата 5.03, направляемый Поставщиком Покупателю через оператора ЭДО и подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью обеих сторон».

Что делать, если контрагент против

Чек-лист по внедрению УПД в компании

1. Учетная политика. Закрепить в учетной политике 2026 г. формат УПД 5.03 как единственный для электронного ЭДО.
2. Приказ руководителя. Утвердить приказ о переходе на УПД (образец доступен здесь).
3. Настройка ЭДО. Проверить, что ваш оператор поддерживает формат 5.03.
4. Информирование. Отправить письмо/допсоглашение всем контрагентам не позднее чем за 10 дней до старта.
5. Обучение. Провести вебинар или инструктаж для сотрудников и партнёров.

Краткие выводы

• Уведомление о переходе на УПД не является обязательным требованием закона, но минимизирует конфликты и недопонимание.
• Используйте информационное письмо для быстрого оповещения и дополнительное соглашение для регламентации в рамках действующего договора.
• Формат УПД 5.03 действует с и полностью заменяет электронные ТОРГ-12 и акты.
• При отказе контрагента оставьте старый формат для специфических сделок или постепенно внедряйте УПД «пилотными» партиями.

Сохраните этот образец себе и делитесь с коллегами: быстрое и корректное уведомление — залог бесперебойного документооборота в 2026 году!