Дата актуализации: 19 апреля 2026 г․
Зачем вообще нужны уведомления об отпуске?
Уведомление о начале ежегодного оплачиваемого отпуска — это документ‚ который работодатель заранее (как правило‚ не позднее чем за 14 календарных дней) направляет работнику‚ чтобы подтвердить даты его отдыха и уведомить о предстоящем отпуске․ Он не обязателен в строгом юридическом смысле‚ но крайне рекомендован как дополнительная гарантия для работодателя и удобство для работника․ Кроме того‚ уведомление может использоваться в качестве документа-основания к приказу на отпуск (если заявление отсутствует)․
Где хранить уведомления
По умолчанию уведомления могут:
- входить в состав личного дела работника (если оформлены на бланке с реквизитами кадрового документа);
- храниться в отдельном журнале регистрации уведомлений (если оформлены как письмо или «лист ознакомления»);
- фиксироваться в книге ознакомления с графиком отпусков (в этом случае срок хранения привязывается именно к журналу)․
Основной срок хранения
Уведомления‚ НЕ включённые в личное дело
Если уведомление не вклеено в личное дело и хранится:
- в журнале регистрации;
- в отдельной коробке «отпускные уведомления»;
- в файле «основания к приказам»;
то срок хранения составляет 3 года․ Отсчёт идёт с 1 января года‚ следующего за годом окончания делопроизводства по документу (ст․ 436 Перечня Росархива № 236 от )․
Уведомления‚ включённые в личное дело
Если уведомление всё-таки оформлено как кадровый документ и вложено в личное дело работника‚ действуют правила личных дел:
- 75 лет — если делопроизводство по личному делу было закончено до 1 января 2003 г․
- 50 лет — если делопроизводство закончено с 1 января 2003 г․ и позже․
Ключевой момент: именно дата окончания делопроизводства по всему личному делу определяет срок (ст․ 445 Перечня)․
Таблица-шпаргалка
| Способ хранения уведомления | Дата окончания делопроизводства | Срок хранения |
|---|---|---|
| Не входит в личное дело | любая | 3 года |
| Включено в личное дело | До | 75 лет |
| и позже | 50 лет |
Практические рекомендации кадровику
- Выберите единый подход: либо всегда включаем уведомление в личное дело‚ либо всегда храним отдельно․ Это упростит выборку документов для утилизации․
- Ведите реестр/журнал с графами: дата уведомления‚ ФИО‚ таб․ №‚ номер приказа‚ срок хранения (3/50/75)․
- Подсчитывайте сроки заранее․ Например‚ если уведомление 2022 г․ хранится отдельно‚ его можно будет уничтожить после г․
- Проводите экспертизу ценности․ По истечении 3 или 50/75 лет документы можно передать на постоянное хранение или уничтожить по акту․
- Не смешивайте потоки․ Документы с разными сроками хранения в одном деле регистрируйте раздельно: уведомления (3 года) и личные дела (50/75 лет) — отдельные описи․
Частые вопросы (FAQ)
Вопрос 1: У нас журнал регистрации уведомлений ведётся с 2021 г․ Когда можно будет его уничтожить?
Делопроизводство по журналу завершится г․ Следовательно‚ уничтожить можно будет не раньше г․
Вопрос 2: Работник уволился в 2024 г․ Личное дело закрыто․ Какой срок хранения уведомлений внутри?
50 лет (поскольку делопроизводство закончено после )․ Уничтожение, не ранее 2075 г․
Вопрос 3: Нужен ли журнал регистрации уведомлений по закону?
Нет‚ прямого требования нет․ Однако он упрощает контроль и документирование факта ознакомления․
Нормативные документы
- Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»․
- Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов…»․
- Приказ Росархива от № 237 «Об утверждении Инструкции по применению Перечня…»․