Оформление трудовых отношений начинается с издания приказа о приеме на работу․ Это ключевой документ, подтверждающий факт заключения трудового договора между работодателем и сотрудником․ Одним из самых частых вопросов кадровых специалистов является: сколько экземпляров приказа о приеме на работу должно быть оформлено и где они должны храниться?
Нормативно-правовая база
Действующая редакция статьи 68 Трудового кодекса Российской Федерации (после последних изменений 2025 года) уточняет:
- Срок ознакомления работника — не позднее трёх рабочих дней с даты издания приказа;
- Обязательное подтверждение ознакомления, личная подпись работника на приказе;
- Хранение экземпляров, регламентируется статьёй 22 ТК РФ и Постановлением Правительства РФ № 225 от ․
Сколько экземпляров приказа о приеме нужно оформить
Минимально необходимое количество
- Основной экземпляр — остаётся в деловодстве кадровой службы (штатное расписание, личное дело)․
- Экземпляр для бухгалтерии, передаётся в бухгалтерию для начисления заработной платы, налогов, страховых взносов и оформления банковских реквизитов․
- Экземпляр для работника — по требованию работника, согласно статье 62 ТК РФ, он может получить заверенную копию приказа․
Дополнительные экземпляры (по необходимости)
- Экземпляр для охраны труда — если в приказе указаны особые условия труда (вредные факторы, доплаты, льготы)․
- Экземпляр для службы безопасности, при наличии режима доступа на объект․
- Электронный экземпляр — при использовании электронного документооборота (ЭДО), заверенный электронной подписью (ЭП)․
Кто подписывает и где хранится
| Экземпляр | Подпись | Место хранения | Срок хранения |
|---|---|---|---|
| Основной | Руководитель организации | Кадровая служба (в личном деле) | 75 лет (постоянно) |
| Бухгалтерский | Главный бухгалтер | Бухгалтерия (в расчётной ведомости) | 5 лет (после увольнения) |
| Для работника | Заверяется кадровиком | Выдаётся на руки | Неограниченно |
Как оформлять экземпляры правильно
Шаг 1: Подготовка формы Т-1
Используйте унифицированную форму Т-1 (утверждена Госкомстатом РФ)․ На бланке обязательно проставляется номер и дата приказа․
Шаг 2: Распределение экземпляров
- Экземпляр 1 — остаётся в личном деле, заверяется подписью руководителя и печатью организации (если используется)․
- Экземпляр 2 — передаётся в бухгалтерию, сопровождаеться входящим номером и датой получения․
- Экземпляр 3, выдаётся работнику под роспись в журнале выдачи копий приказов․
Шаг 3: Электронный документооборот
При использовании ЭДО приказ заверяется квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя․ Электронный экземпляр хранится в корпоративной информационной системе с обязательным резервным копированием․
Ответственность за нарушения
Если количество экземпляров или сроки ознакомления не соблюдены, работодатель рискует:
- Штрафом от 1 000 до 5 000 рублей для должностных лиц (статья 5․27 КоАП РФ);
- Административным приостановлением деятельности до 90 суток;
- Восстановлением работника на работе в случае судебного спора․
- Оформляйте минимум 3 экземпляра приказа Т-1․
- Убедитесь, что все экземпляры подписаны руководителем․
- Не позднее 3 рабочих дней ознакомьте работника под роспись․
- Храните основной экземпляр 75 лет, бухгалтерский — 5 лет после увольнения․
- Выдавайте работнику заверенную копию по запросу без ограничений․
Важно! При переходе на электронный документооборот убедитесь, что система обеспечивает безопасность, целостность и доступность электронных экземпляров приказов․