Дата актуализации: 19 апреля 2026 г.

Что такое плановая проверка трудовой инспекции

Плановая проверка — это заранее запланированный контрольный мероприятие государственной инспекции труда, проводимое на основании годового плана контрольных мероприятий. Она может быть:

• документарной — анализ кадровых и бухгалтерских документов;
• выездной — осмотр рабочих мест, опрос сотрудников и проверка самих документов на месте.

Сроки и форма уведомления

Инспектор обязан уведомить работодателя не позднее чем за три рабочих дня до начала проверки (см. Письмо Роструда № 2189-6-1). Уведомление направляется:

1. в виде электронного документа через сервисы ФГИС «Меркурий» или СМЭВ-систему;
2. в виде бумажного письма с уведомлением о вручении;
3. через личный кабинет юридического лица на портале государственных услуг.

Содержание уведомления

Официальное уведомление должно включать:

• дату и время начала и окончания проверки;
• фамилию, имя, отчество инспектора, его номер и серию служебного удостоверения;
• основание проверки (номер и дата приказа Роструда или территориального органа);
• перечень документов, которые нужно предоставить;
• контактный телефон и e-mail инспектора.

Как работодателю отреагировать на уведомление

1. Проверьте полномочия инспектора.
   Убедитесь, что уведомление подписано электронной подписью Роструда или его территориального органа.
2. Ознакомьте руководителей и ответственных сотрудников.
   Распределите задачи: кто готовит кадровые документы, кто комплектует финансовую документацию, кто встречает инспекцию.
3. Подготовьте документы.
   • штатное расписание на проверяемый период;
   • приказы о приёме и увольнении;
   • трудовые договоры и дополнительные соглашения;
   • графики отпусков и табели учёта рабочего времени;
   • журналы инструктажей и медосмотров.
4. Контролируйте сроки.
   Если у вас менее трёх рабочих дней на подготовку, заявите ходатайство о переносе проверки (основание, ст. 360 ТК РФ).

Внеплановые проверки, когда не требуется предварительное уведомление

Если вы получили встречное уведомление о внеплановой проверке, помните: инспектор может прийти без предупреждения, но обязан сообщить о начале проверки на месте. Такие случаи:

• обращения работников о нарушениях;
• несчастные случаи на производстве;
• признаки неполной зарплаты «в конверте»;
• постановления прокуратуры.

Штрафы за игнорирование уведомлений

Отказ допустить инспектора или нарушение сроков предоставления документов грозит:

Полезные лайфхаки для работодателя

• Храните документы в электронном виде.
  Экономит время при передаче инспектору и защищает от потери бумажных копий.
• Настройте почтовые уведомления.
  Подключите SMS- и e-mail-рассылку от сервисов ФГИС «Меркурий», чтобы не пропустить уведомление.
• Используйте календарь проверок.
  Добавьте дату проверки в корпоративный календарь и включите напоминание за 48 часов.
• Проведите внутренний аудит.
  За 1–2 недели до проверки проверьте кадровые и расчётные документы сами, чтобы оперативно устранить нарушения.

Главное: своевременное получение и грамотная реакция на уведомление трудовой инспекции — залог спокойной проверки и минимальных финансовых потерь. Не забывайте, что инспектор также обязан соблюдать регламент: вы вправе требовать копию подписанного решения о проверке и предоставление всех документов в строго регламентированный срок.

Вопросы остались? Задайте их в комментариях ниже — ответим в течение 24 часов!