Начиная с 2025 года большинство россиян работают в «цифровом» режиме — их трудовые книжки хранятся в электронном виде в информационной системе Пенсионного фонда РФ. Однако работодатель всё равно обязан:
- выдать бумажную трудовую книжку, если она у него числилась;
- составить и вручить сотруднику уведомление о получении трудовой книжки при увольнении.
Ниже — подробная инструкция и готовые образцы документов.
Когда нужно заполнять уведомление
- В последний рабочий день сотрудника (ст. 84.1 ТК РФ).
- Если сотрудник отсутствует или отказался забирать книжку, в течение трёх рабочих дней после письменного запроса работника (ст. 84.1 ч.6 ТК РФ).
- При переводе на электронную трудовую книжку уведомление не требуется, но если в организации осталась бумажная, оформляем по общим правилам.
Форма уведомления: обязательные реквизиты
Законодательно утверждённой формы нет, но Роструд рекомендует включать:
- полное наименование работодателя;
- Ф.И.О. и должность увольняемого;
- дату увольнения;
- фразу «трудовая книжка получена лично»;
- подпись сотрудника и расшифровку;
- дату и подпись ответственного лица кадровой службы.
Образец уведомления о получении трудовой книжки
Унифицированный бланк
------------------------------------------------------------------ ООО «Компания-Пример» Уведомление о получении трудовой книжки ------------------------------------------------------------------ Я, Иванов Сергей Петрович, дата рождения , работавший в должности «Ведущий инженер», уволен 19 апреля 2026 г. на основании приказа № 25-к от по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ). Трудовую книжку № 54 12345678 серия ТК № 000001 на 24 страницах получил лично. Подпись работника: __________________ /Иванов С.П./ М.П. (при наличии) Справку о заработной плате за два последних года и копию приказа о увольнении получил. Должностное лицо ОК отдела кадров: __________________ /Сидорова Н.А./ ------------------------------------------------------------------
Пошаговая инструкция для кадровика
Шаг 1. Подготовка
- Завершаем запись в трудовой книжке: делаем последнюю запись об увольнении и ставим подпись руководителя и печать (если используется).
- Распечатываем два экземпляра уведомления.
Шаг 2; Вручение
- В последний рабочий день вручаем сотруднику трудовую книжку под роспись в уведомлении.
- Один экземпляр остаётся в личном деле, второй — у работника.
Шаг 3. Если работник не явился
Отправляем заказное письмо с уведомлением о вручении и храним книжку у себя 75 лет.
Можно ли отказаться от бумажной книжки?
Да. С 2025 г. действует электронная трудовая книжка (ЭТК). Чтобы перейти на неё:
- работник пишет заявление в свободной форме о переходе на ЭТК;
- работодатель формирует сведения в системе ПФР;
- бумажную книжку выдают под роспись, а вносят запись: «Электронная трудовая книжка».
Часто задаваемые вопросы
Вопрос 1: Нужно ли печатать уведомление, если у сотрудника ЭТК?
Ответ: Нет, если бумажной книжки не было. Достаточно раздать электронную справку СЗВ-ТД.
Вопрос 2: Кто подписывает уведомление?
Ответ: Специалист отдела кадров или ИП-работодатель.
Вопрос 3: Что делать, если работник отказался подписывать?
Ответ: Составить акт отказа в присутствии двух свидетелей и приложить к личному делу.
Готовые ссылки для скачивания
- Бланк уведомления (DOCX)
- Акт отказа от получения трудовой книжки (DOCX)
- Заявление на переход на ЭТК (PDF)
Помните: правильно оформленное уведомление — это защита от претензий в суде и спокойствие для обеих сторон.