С 01 января 2025 года пункт 5 статьи 226 НК РФ обязал компании не просто фиксировать невозможность удержать НДФЛ, но и формально уведомлять об этом и ФНС, и самого работника․ Ниже — пошаговая инструкция, образцы документов и сроки, действующие в 2026 году․

Что считается «неудержанным» налогом

К неудержанному НДФЛ относятся ситуации, когда:

• у работника не было дохода в денежной форме (например, весь доход — натуральный);
• денежные доходы есть, но они меньше суммы налога, подлежащей удержанию;
• работник уволился, а «невычтенный» НДФЛ выявился после расчёта․

Ключевые даты

Пошаговый алгоритм уведомления

1. Зафиксировать невозможность удержания
   Сделайте служебную записку с подписью руководителя и бухгалтера․
2. Сформировать «Заявление о невозможности удержать НДФЛ»
   Форма утверждена приказом ФНС от № ЕД-7-8/1197@ (действует с 2025 г․)․
   Основные реквизиты:
   • ИНН и КПП компании;
   • ФИО, ИНН, СНИЛС сотрудника;
   • Код налога (182 1 01 02010 01 1000 110);
   • Сумма неудержанного НДФЛ;
   • Причина, по которой налог не удержан․
3. Уведомить работника
   Способы:
   • под роспись в журнале вручения;
   • заказное письмо с уведомлением о вручении;
   • электронная подпись в личном кабинете «Госуслуг» или сервисе «1С-Отчётность»․

   Важно: подтверждение получения сохраняйте не менее 4-х лет (срок исковой давности по налогу)․

4. Отправить сведения в ФНС
   До 31 января 2027 года (если неудержанный НДФЛ выявлен в 2026 году) подайте:
   • электронный файл заявления через сервис «Контур-Эльба», «СБИС», «Такском»;
   • при необходимости — бумажный экземпляр по почте заказным письмом․
5. Отразить в 6-НДФЛ
   В разделе 2 отчёта за 2026 год покажите:
   • строка 140 «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом»;
   • строка 141 «Дата возникновения невозможности удержания»․

Образец текста уведомления для сотрудника

Уведомление № 15/06

от «19» апреля 2026 г․

Г-ну Иванову А․ А․

ИНН 770712345678
СНИЛС 123-456-789 00

Уважаемый Александр Алексеевич!

Настоящим сообщаем, что при выплате доходов за 2025–2026 гг․ в Вашу пользу образовалась сумма неудержанного налога на доходы физических лиц в размере 5 432 руб․ 00 коп․ Удержать данный налог в установленный срок невозможно в связи с отсутствием денежных выплат, подлежащих перечислению Вам․

Согласно ст․ 228 НК РФ, Вы обязаны самостоятельно уплатить указанную сумму не позднее 01 декабря 2027 года, подав декларацию 3-НДФЛ в ИФНС по месту жительства․

Копию настоящего уведомления направлено в ИФНС России № 12 по г․ Москве ․

Бухгалтер __________/Петрова И․ В․/
Тел․: +7 (495) -23-45-67

Ответственность за неуведомление

• Для компании: штраф 200 руб․ за каждый случай непредставления сведений (ст․ 126 НК РФ)․
• Для должностных лиц: предупреждение или штраф 300–500 руб․ (ст․ 15․6 КоАП РФ)․
• Для работника: при самостоятельной уплате пени за просрочку не начисляются, если он подал декларацию до 01 декабря следующего года․

Быстрый чек-лист бухгалтера

✓ Написана служебная записка о невозможности удержания НДФЛ;
✓ Сформировано заявление по форме ФНС;
✓ Работник уведомлен под роспись/по почте;
✓ Заявление отправлено в ИФНС электронно до 31․01 следующего года;
✓ Данные отражены в 6-НДФЛ за отчётный год․

Если выполнены все 5 пунктов, компания полностью выполнила свои обязанности и защищена от штрафов․