Кратко: у работодателя обязательно должен храниться подписанный экземпляр трудового договора каждого работника, как действующего, так и уже уволенного. Сроки хранения: 75 лет для договоров, заключённых до г., и 50 лет для договоров, заключённых после этой даты. Документы оформляются в личные дела и хранятся в кадровом (или архивном) подразделении в алфавитном порядке.

Почему важно правильно хранить трудовые договоры

Трудовой договор — основной правовой документ, подтверждающий трудовые отношения между работником и работодателем. Согласно ст. 67 ТК РФ, договор подписывается в двух экземплярах: один получает сотрудник, второй обязательно остаётся у работодателя и должен храниться в течение установленного срока. Нарушение правил хранения может привести к:

• административным штрафам (КоАП РФ, ст. 5.27);
• трудовым спорам и искам в суд;
• сложностям при проверках трудовой инспекции или налоговых органов.

Сроки хранения трудовых договоров

Общие правила

Что значит «окончание делопроизводства»

Для текущих работников датой окончания делопроизводства считается день фактического увольнения (расторжение или прекращение договора). До этого момента договор считается «действующим» и хранится в оперативном кадровом архиве.

Как оформить и где хранить трудовые договоры

Первичное оформление

1. Подписание. Сразу после подписания договора на втором экземпляре ставится подпись работника о получении своего экземпляра. На первом экземпляре (который остаётся) проставляется штамп «Получил экземпляр» и подпись сотрудника.
2. Регистрация. Договор регистрируется в журнале учёта трудовых договоров или в электронной системе кадрового учёта (1С:ЗУП, 1С:Документооборот и др.). Указываются: № договора, дата, Ф. И. О. сотрудника, должность, срок действия.
3. Формирование личного дела. Договор скрепляется скобой или пружиной и подшивается в личное дело сотрудника (папка формата А4). Внутри папки:
   • титульный лист (Ф. И. О., табельный номер);
   • трудовой договор + все дополнительные соглашения;
   • копии приказов о приёме, переводах, увольнении;
   • должностная инструкция.

Хранение действующих сотрудников

• Место: кадровая служба или отдел по работе с персоналом.
• Способ: папки в алфавитном порядке в шкафу с ярлыками или в ящиках картотеки.
• Доступ: только у кадрового специалиста и руководителя HR-службы.

Хранение уволенных работников

После увольнения личное дело:

1. закрывается актом о завершении делопроизводства;
2. папка переносится из оперативного архива в долгосрочный архив организации;
3. на корешке ставится шифр «ЛД-ХХ/ГГГГ» (Личное дело – номер – год увольнения);
4. для регистрации используется книга учёта личных дел уволенных работников.

Электронное хранение и цифровые копии

Важно! Электронная копия не заменяет бумажный оригинал, но может использоваться как резервная мера:

• сканируются все страницы договора и подписи сторон;
• файлы именуются по шаблону: «ТрудДог_ИвановИИ_2025-04-19»;
• хранятся в защищённом каталоге на корпоративном сервере или в облаке с резервным копированием;
• доступ выдаётся только двум сотрудникам (HR-директор и главный бухгалтер).

Практический чек-лист для HR-специалиста

Проверить наличие всех подписей на каждом договоре.
Убедиться, что журнал регистрации заполнен без пробелов.
Раз в год проводить инвентаризацию личных дел по актуальной базе сотрудников.
Составить и утвердить положение об архиве кадровых документов.
Обучить ответственных лиц правилам пожарной безопасности и конфиденциальности.

Ответы на частые вопросы

Вопрос 1: Можно ли уничтожить договор раньше срока, если уволенный работник не предъявляет претензий?

Нет. Даже при отсутствии претензий законодательно установленный срок (50/75 лет) должен быть соблюдён. Досрочное уничтожение — нарушение архивного законодательства.

Вопрос 2: Что делать, если оригинал договора утерян?

1. Немедленно составить акт о невыявлении документа.
2. Попытаться восстановить копию из электронного архива или запросить дубликат у работника.
3. Оформить дубликат договора с обязательной отметкой «Дубликат» и подписями сторон.

Вопрос 3: Нужно ли хранить договоры с ИП и по ГПХ тем же сроком?

Нет. Для гражданско-правовых договоров (ГПХ) и договоров с самозанятыми/ИП действуют иные сроки — обычно 5 лет после окончания договора (п. 439–451 Перечня типовых документов Росархива).

Каждый работодатель обязан:

• хранить свой экземпляр трудового договора не менее 50 (или 75) лет;
• подшивать договор в личное дело, упорядочивать по алфавиту;
• передавать дела уволенных сотрудников в долгосрочный архив;
• вести учёт и проводить регулярные проверки.

Соблюдение этих простых правил защитит компанию от штрафов, судебных споров и потери важных доказательств по трудовым делам.