Ситуация, когда компания арендует жильё у частного собственника для своих сотрудников, встречается всё чаще — особенно в крупных городах и при командировках. Казалось бы, ничего сложного: договор, платежи, и готово. На деле же возникают вопросы: кто и какие налоги должен платить, как отразить расходы, какие риски ждут и арендатора, и арендодателя. Ниже — подробная инструкция на русском языке с актуальными ставками и формулировками на 2026 год.

Кто кого и за что платит: базовая схема

Участники:

• Арендодатель — физическое лицо, собственник квартиры.
• Арендатор — юридическое лицо (компания).
• Конечный пользователь — сотрудник, который фактически проживает в квартире.

Денежный поток:

1. Компания перечисляет арендную плату собственнику.
2. Компания же удерживает НДФЛ из этой суммы и перечисляет его в бюджет.
3. Собственник получает «чистые» деньги, ничего дополнительно платить ему не нужно.

НДФЛ: ставки, сроки, КБК

Ставки в 2026 году

• 13 % — до 5 млн ₽ годового дохода арендодателя от всех источников.
• 15 % — на сумму от 5 до 20 млн ₽.
• 18 %, от 20 до 50 млн ₽.
• 20 % — свыше 50 млн ₽.

Обязанности компании-арендатора

Компания выступает налоговым агентом и обязана:

• рассчитать НДФЛ в день выплаты дохода (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ);
• удержать налог при фактической оплате;
• перечислить в бюджет не позднее следующего дня после перечисления денег собственнику;
• отразить сумму в форме 6-НДФЛ и в справках 2-НДФЛ.

КБК 2026

182 1 01 02010 01 1000 110 — тот же код, что и для «обычного» НДФЛ по зарплате.

Страховые взносы: платить или нет?

Не платятся. Арендная плата по договору найма жилого помещения не облагается страховыми взносами, даже если квартира нужна конкретному сотруднику (Письмо Минтруда от № 17-3/В-139).

Налог на прибыль: признаём расходы

Общий режим

Компания на общей системе налогообложения вправе учесть арендные платежи как прочие расходы, связанные с производственной деятельностью (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). Главное условие, договор и акт приёма-передачи оформлены надлежащим образом.

УСН

Упрощёнщики также включают аренду в состав расходов (пп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Риск «заработной платы»

Если в договоре или внутреннем акте прямо указано, что квартира предоставляется именно как часть оплаты труда, налоговые органы могут попытаться квалифицировать это как доход сотрудника. Тогда:

• НДФЛ — ставка 13 % удерживает уже сама компания из зарплаты сотрудника;
• начисляются страховые взносы;
• арендную плату нельзя списать как расход, потому что это «зарплата натурой».

Документы, без которых нельзя

1. Договор найма (аренды) — в простой письменной форме, 2 экземпляра.
2. Акт приёма-передачи, подписывается при заселении и выселении, фиксирует состояние имущества.
3. Счёт-оплата — если арендодатель не ИП, достаточно платежного поручения.
4. Доверенность/приказ — если квартира оформляется на конкретного сотрудника.

Альтернативный способ: собственник становится самозанятым

Физлицо может зарегистрироваться как самозанятый и сдавать квартиру по НПД:

• 4 %, если арендатор, юрлицо;
• 3 % — если арендатор — другое физлицо.

При этом:

• компания уже не выступает налоговым агентом;
• НДФЛ не удерживается;
• арендодатель сам выставляет чек в «Мой налог» и автоматически платит налог.

Важно: для долгосрочных договоров (от 12 мес.) регистрация самозанятости возможна только если жильё сдаётся без наёмных работников.

Чек-лист бухгалтера

Частые ошибки и риски

• «Арендодатель сам заплатит налог», неправда: НК РФ прямо возлагает обязанность на арендатора-юрлицо, даже если договор говорит иначе.
• Платим взносы — лишние траты, если договор правильно оформлен как найм жилья.
• Не считаем коммуналку — если компания возмещает коммуналку фиксированной суммой, с неё тоже нужно удержать НДФЛ.
• Оформляем как «командировочные расходы» — нельзя, если квартира не является гостиницей и договор заключён от имени компании.

Мини-алгоритм выбора режима для собственника

Вопрос: «Что выгоднее собственнику — НДФЛ или НПД?»

• Если аренда 35 000 ₽/мес = 420 000 ₽/год:
  • НДФЛ 13 % = 54 600 ₽ — платит арендатор.
  • НПД 4 % = 16 800 ₽ — платит сам собственник.

Компания-арендатор обязана удерживать НДФЛ, не платит взносы, учитывает аренду в расходах при правильном документальном оформлении. Собственник может «сэкономить» на налоге, став самозанятым, но это отдельный договор и другой механизм взаиморасчётов. Самое главное, не путать найм жилья с оплатой труда и не перекладывать обязанности налогового агента на других участников сделки.

Дата актуальности: апрель 2026 г.