Ведомость – это документ, фиксирующий факт и содержание проведения инструктажа (обучения по охране труда, пожарной, электробезопасности и др.) для каждого сотрудника, студента или ученика. Она является подтверждением выполнения требований законодательства о безопасности труда и служит доказательной базой при проверках органов надзора.

Нормативно‑правовая база

Согласно:

• Приказу Министра обороны РФ № 302 от  г. «О мерах по обеспечению безопасности труда гражданского персонала Вооруженных Сил РФ» (Приложение N 4 – контрольный лист прохождения инструктажа).
• Постановлению Правительства РФ от № 2464 «Об утверждении Положения о порядке обучения и инструктажа работников по охране труда».
• ГОСТ 12.0.004‑2015 (п. 6.11) – требования к оформлению личных карточек инструктажа.
• Федеральному закону № 184‑ФЗ от «О техническом регулировании» (в части обязательных инструктажей в отдельных отраслях).

Все эти документы указывают, что инструктажи должны фиксироваться в письменной форме – либо в журнале, либо в ведомости (контрольном листе), либо в личной карточке работника.

Виды инструктажей

Ведомости могут включать несколько видов инструктажей, каждый из которых имеет свои цели и порядок проведения:

1. Вводный инструктаж – проводится перед началом работы или практики.
2. Первичный инструктаж на рабочем месте – детальное обучение конкретным операциям и мерам безопасности.
3. Повторный (периодический) инструктаж – проводится не реже одного раза в 12 месяцев.
4. Внеплановый (дополнительный) инструктаж – при изменении условий труда, после несчастного случая, появления новых рисков и т.п.

Структура и содержание ведомости

Стандартная ведомость инструктажа (см. образцы из источников [1], [2]) состоит из следующих разделов:

Кроме того, часто в ведомости указываются:

• Номер группы/цеха, подразделения;
• Профессия, должность, специальность;
• Список тем (пожарная безопасность, электробезопасность, гражданская оборона, РХБЗ и т.п.);
• Отметка о проверке знаний («знания проверил – подпись, дата»).

Примеры заполнения ведомости

Вводный инструктаж для студента‑практиканта

ФИО студента: Петров А.В.
Группа: 10‑Б
Дата рождения: 
Вводный инструктаж по охране труда
Место: учебный корпус, ауд. 101
Инструктор: Сидоров С.С., старший преподаватель
Тема: Основные требования ОТ, правила поведения при пожаре
Продолжительность: 1,5 ч.
Подпись инструктора: __________________
Подпись студента: __________________

Первичный инструктаж на рабочем месте (производство)

ФИО работника: Кузнецов Д.Е.
Должность: машинист‑оператор
Подразделение: цех № 3
Дата инструктажа: г.
Вид инструктажа: Первичный на рабочем месте
Тема: Безопасность работы с гидравлическими прессами
Продолжительность: 2,0 ч.
Инструктор: Петров П.П., инженер ОТ
Подпись инструктора: __________________
Подпись работника: __________________

Как правильно заполнять ведомость

1. Подготовка формы. Используйте утверждённый в вашей организации образец (можно взять из [5]).
2. Заполнение данных о сотруднике. Указывайте ФИО полностью, должность, подразделение, табельный номер.
3. Указание вида и темы инструктажа. Выберите из списка (вводный, первичный, повторный, внеплановый) и подробно опишите тему.
4. Фиксация даты и времени. Дата должна быть указана в полном виде (««10» апреля 2026 г.»).
5. Подписи сторон. Инструктор подписывает форму сразу после проведения инструктажа, а инструктажный – после подтверждения получения информации.
6. Проверка знаний. В конце инструктажа проводится проверка (опрос, тест). Результат фиксируется в графе «Знания проверил».
7. Хранение документа. Ведомости хранятся в отделе охраны труда (не менее 5 лет) либо в электронном виде в системе документооборота.

Электронные формы и автоматизация

Современные организации всё чаще переходят на электронные ведомости. Преимущества:

• Быстрый поиск по ФИО, дате, виду инструктажа.
• Автоматическое формирование напоминаний о предстоящих повторных инструктажах.
• Контроль доступа – только уполномоченные лица могут вносить изменения.
• Экономия бумажных ресурсов.

Для реализации электронных ведомостей можно использовать:

• Корпоративные системы управления безопасностью (СУОТ, SAP EHS, 1С:Охрана труда).
• Облачные сервисы (Google Sheets, Microsoft SharePoint) с настройкой прав доступа.
• Специальные модули в системе «ГАРАНТ» (см. [4]).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Кто обязан вести ведомость?

Обязанность возлагается на работодателя (или учебное заведение) согласно пункту 3.2 Приказа № 302 и пункту 88 Правил обучения по охране труда. Ответственность за ведение документа несёт инженер по охране труда или его заместитель.

Можно ли заменить журнал инструктажей ведомостью?

Да, если в локальном нормативном акте организации предусмотрено, что личная карточка/ведомость заменяет журнал (п. 3 письма Минтруда от  № 15‑2/В‑1677).

Как часто нужно проводить повторный инструктаж?

Минимум раз в 12 месяцев, а также при изменении технологических процессов, после инцидентов или при вводе новых видов оборудования.

Что делать, если сотрудник отказывается подписать ведомость?

Необходимо зафиксировать отказ в отдельной графе с указанием причины и подписью сотрудника. При повторных инструктажах следует получить подпись повторно.

Ведомость прохождения инструктажа – ключевой документ, подтверждающий соблюдение требований охраны труда и безопасности. Корректно оформленная ведомость помогает:

• Избежать штрафов и административных взысканий;
• Повысить уровень безопасности на предприятии;
• Обеспечить быстрый доступ к информации при проверках;
• Сформировать базу данных для анализа и планирования обучения.

Следуйте нормативным требованиям, используйте проверенные образцы (см. ссылки выше) и не забывайте о регулярных обновлениях формы в соответствии с изменениями законодательства.