Назначение и сфера применения
Ведомость эксплуатационных документов — это служебный документ, который:
- перечисляет весь состав эксплуатационной документации (ЭД) на изделие;
- указывает точное количество экземпляров и место хранения;
- является обязательным элементом при передаче продукции заказчику․
Применяется как в Единой системе конструкторской документации (ЕСКД) по ГОСТ 2․601-2006, так и в Единой системе программной документации (ЕСПД) по ГОСТ 19․507-79․
Ключевые нормативы
| Нормативный документ | Что регламентирует |
|---|---|
| ГОСТ 2․601-2006 | Общие правила оформления эксплуатационных документов в ЕСКД |
| ГОСТ 19․507-79 (с Изм․ №1) | Форму и правила заполнения ведомости эксплуатационных документов для программных средств |
| ГОСТ 2․103-68 | Требования к содержанию и структуре ведомости в части машино- и приборостроения |
Типовые формы и примеры обозначений
Обозначение ведомости формируется по правилам ЕСКД/ЕСПД и состоит из:
<Код изделия>-<Код документа> ВЭ <Версия>
Примеры:
- ШБНИ․00005-05 ВЭ 20 2 — программный продукт (ЕСПД, 2020 г․, изм․ 2);
- А․B․00001-01 20 01, комплекс технических средств (ЕСКД, 2020 г․, изм․ 1)․
Структура образца ведомости эксплуатационных документов
Титульный лист (форма 1)
┌-------------------------------------------------------------┐ │ УТВЕРЖДАЮ │ │ ______________________ (должность) │ │ ______________________ (подпись, расшифровка) │ │ «___» __________ 20__ г․ │ └-------------------------------------------------------------┘ Инв․ № подлинника: __________ Инв․ № дубликата: __________
Основная таблица (форма 2)
| Поз․ обозн․ | Обозначение документа | Наименование документа | Кол-во экз․ | Место нахождения (№ папки/альбома) | Примечание | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Печатные | Электронные | |||||
| 1 | РЭ․АБВ․00001-01 | Руководство по эксплуатации | 3 | 1, 2 | Flash-01 | 2 печатных экз․ + PDF |
| 2 | ИМ․АБВ․00001-02 | Инструкция по монтажу и пуску | 2 | 3 | — | Только печать |
Колонтитулы
Верхний колонтитул (рис․ Д․1 ГОСТ 2․601-2006):
«АБВ․00001-01 20 01 ВЭ Лист»
Нижний колонтитул (рис․ Д․2):
«Лит․ Подп․ Дата »
Пошаговая инструкция заполнения
- Определите состав эксплуатационных документов (РЭ, ИМ, паспорт, формуляр, журнал ТО и др․)․
- Согласуйте перечень с заказчиком — это обязательное условие ГОСТ 2․601-2006․
- Укажите точное обозначение каждого документа, включая индекс и дату․
- Введите количество экземпляров и форму (печать, PDF, электронный носитель)․
- Заполните графу «Место нахождения» — номера папок, альбомов или каталогов на носителе․
- Добавьте примечания, если документы подлежат ограниченному доступу или имеют особые условия хранения․
Особенности комплектования и хранения
- Ведомость помещают в первую папку/альбом комплекта (требование NormaCS)․
- На оборотной стороне переплёта делают опись всех документов, входящих в комплект․
- Электронные формы допускаются при условии наличия эквивалентной печатной копии или согласия заказчика․
Проверочный чек-лист перед передачей заказчику
| Вопрос | Да/Нет |
|---|---|
| Ведомость содержит актуальное обозначение и литеру? | ☐ |
| Все документы перечислены в строгом порядке? | ☐ |
| Есть подпись лица, ответственного за комплектование? | ☐ |
| Указан инвентарный номер подлинника и дубликата? | ☐ |
Где скачать шаблон
Файлы шаблона Word (․docx) с уже настроенными колонтитулами и таблицами доступны на ресурсах:
• technicaldocs․ru — шаблон по ГОСТ 19․507-79;
• energoboard․ru — примеры оформления для энергетического оборудования․