Вопрос, касающийся количества экземпляров трудового договора, на первый взгляд может показаться чисто «кадровым». Однако именно от этого зависит, насколько полноценно работник может защищать свои права в суде, инспекции или при проверке трудовой истории. Ниже, подробный разбор актуальных норм на 2026 год, включая особенности для дистанционных сотрудников и распространённые нарушения.
Базовое правило: 2 экземпляра
Статья 67 ТК РФ прямо указывает:
«Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами».
- Первый экземпляр всегда остаётся у работодателя и хранится в личном деле.
- Второй экземпляр обязан быть вручён работнику под роспись в день начала работы или не позднее трёх рабочих дней, если речь идёт о дистанционном формате (ст. 312.2 ТК РФ).
Исключение: 3 экземпляра для госорганов
При приёме на работу в федеральные государственные органы (или подведомственные им учреждения) договор оформляют в трёх экземплярах:
- Для работодателя.
- Для работника.
- Для передачи в уполномоченный федеральный орган исполнительной власти (например, в службу кадров ведомства).
Это требование закреплено отдельными постановлениями Правительства РФ и не распространяется на частный бизнес.
Дистанционные сотрудники: 3 рабочих дня на получение бумаги
Если договор заключается дистанционно (в т. ч. в электронной форме через ЭДО), то после подписания:
- Работник имеет право направить письменное заявление с просьбой предоставить «бумажный» оригинал.
- Работодатель обязан в течение трёх рабочих дней со дня получения заявления выдать подписанный экземпляр на бумажном носителе (ст. 312.2 ТК РФ).
Распространённые нарушения и как на них реагировать
Нарушение 1. «Договор хранится у нас в кадрах, вам он не нужен».
Комментарий: невыдача экземпляра, административное правонарушение по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (штраф до 50 000 ₽ для юрлиц). Работник вправе:
- Обратиться в Государственную инспекцию труда онлайн (https://онлайнинспекция.рф).
- Потребовать договор через письменную претензию с отметкой о вручении.
- Фиксировать нарушение путём снятия копий или видеосвидетельств для будущих судебных споров;
Нарушение 2. «Вы уже работаете три месяца, договор ещё не готов».
Комментарий: отсутствие подписанного договора влечёт:
- Признание отношений трудовыми автоматически (ст. 67.1 ТК РФ).
- Доначисление взносов и штрафов со стороны ФНС и ФСС.
- Возможное взыскание компенсации за задержку выдачи (ст. 236 ТК РФ).
Что должно быть в договоре: напоминание-чек-лист
- Место работы (адрес офиса или удалённый формат).
- Функция (конкретные должностные обязанности).
- Условия оплаты (оклад, премии, районные коэффициенты).
- Режим труда (пятидневка, сменный график, гибкий).
- Гарантии и компенсации (отпуск, страхование, ДМС).
- Подписи сторон и даты.
Для 99 % случаев в 2026 году достаточно двух экземпляров трудового договора.
Однако уже сейчас важно:
- Убедиться, что оба экземпляра подписаны работником и работодателем.
- Сразу получить свой экземпляр — это не прихоть, а законное право.
- Хранить договор вместе с любыми дополнительными соглашениями и локальными актами — они являются неотъемлемой частью.
Если работодатель отказывается выдать экземпляр или предлагает подписать только «внутренний» документ — это повод задуматься о добросовестности компании и обратиться за юридической консультацией.