Один из самых частых вопросов, с которым сталкиваются специалисты канцелярии, – сколько подлинников служебного письма нужно подписать. Ответ кажется очевидным («один»), но на практике возникают нюансы: необходимость сохранить визы согласующих лиц, одновременное использование бумажной и электронной форм документооборота, возможность судебного доказывания. Ниже ‒ подробная инструкция с учётом всех современных требований.
Основное правило: подлинник – в единственном экземпляре
Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 и разъяснениям Министерства финансов РФ, подлинник официального письма – это единственный экземпляр документа, который подписывает руководитель организации (или уполномоченное лицо) и направляется адресату:
- на фирменном бланке;
- с «живой» (подлинной) подписью;
- с обязательной регистрацией в журнале исходящей корреспонденции.
Этот экземпляр и будет «официальным доказательством» факта направления информации контрагенту.
Зачем иногда подписывают два экземпляра
При чисто бумажном документообороте практикуется оформление двух экземпляров:
- Первый – «визовый»: на нём собираются согласования (визы) заинтересованных подразделений, ставятся подписи ответственных лиц. После подписания руководителем этот экземпляр остаётся в деле организации и является копией отправленного письма.
- Второй – «отправочный»: после финального согласования на него переносятся все правки, он подписывается тем же руководителем и отправляется адресату.
Такое разделение позволяет:
- сохранить весь «путь» согласования (кто, когда и что изменил);
- быстро найти текст письма в архиве без обращения к контрагенту за копией;
- использовать документ как доказательство в суде (визовый экземпляр с подлинными подписями и визами).
Система электронного документооборота (СЭД): визы – в цифре, подлинник – один
Если организация использует СЭД, вся история согласования фиксируется в системе:
- электронный маршрут согласования;
- электронные подписи участников;
- возможность распечатать финальный вариант на бумаге или отправить контрагенту файл, подписанный квалифицированной электронной подписью (КЭП).
В таком случае:
- подписывается и регистрируется только один экземпляр (бумажный либо электронный);
- все визы хранятся в электронной карточке документа;
- избыточные бумажные копии не требуются.
Как это прописать во внутренней инструкции
Пример фрагмента инструкции по делопроизводству:
Пункт 5.3. Исходящее служебное письмо оформляется:
- в бумажном документообороте – двумя экземплярами: «визовый» (с визами, остаётся в деле) и «отправочный» (подписывается руководителем и направляется адресату);
- в электронном документообороте – одним экземпляром, подписанным КЭП руководителя или уполномоченного лица; визы фиксируются в СЭД.
Частые ошибки
| Ошибка | Почему это проблема | Как исправить |
|---|---|---|
| Подписание только копии, а подлинник не регистрируется | Невозможно доказать факт отправки контрагенту | Всегда регистрировать исходящий подлинник в журнале или СЭД |
| На «визовом» экземпляре ставится штамп «Копия» | Суд может не принять такой документ как доказательство | Визовый экземпляр – это не «копия», а вторая подписанная версия с визами |
| Использование факсимиле вместо подлинной подписи на «отправочном» варианте | Нарушает требования ФЗ-63 и ГОСТ Р 7.0.97-2016 | Факсимиле допустимо только во внутренней переписке; внешним контрагентам – только «живая» подпись или КЭП |
Альгоритм для специалиста делопроизводства
- Определиться с форматом отправки (бумага или электроника).
- Если бумага – подготовить два экземпляра, провести согласование на первом («визовый»).
- Перенести все правки во второй («отправочный»), подписать руководителя, зарегистрировать.
- Внести данные в журнал исходящей корреспонденции: дата, номер, краткое содержание, исполнитель, количество листов.
- «Визовый» – подшить в дело, «отправочный» – передать в почтовую службу или курьера.
- В электронном документообороте – один экземпляр, подписанный КЭП.
- В бумажном документообороте – два экземпляра: «визовый» и «отправочный».
- Главное: регистрация, подлинная подпись руководителя и чёткое соблюдение внутренней инструкции.
Соблюдая эти правила, вы исключите претензии контрагентов, упростите архивное хранение и обеспечите возможность судебного доказывания.