Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Цель статьи – помочь работодателям и специалистам по кадрам правильно оформить уведомление сотруднику о невыходе на работу (прогул), избежать типовых ошибок и обеспечить законность последующего увольнения, если это потребуется.

Что такое «уведомление о невыходе на работу»?

Уведомление о невыходе на работу – это официальное письмо (или записка), которое работодатель направляет сотруднику, зафиксировавшему отсутствие без уважительных причин. Документ фиксирует факт нарушения трудовой дисциплины, фиксирует срок отсутствия и требует от работника предоставить письменные объяснения.

Такое уведомление является обязательным элементом процедуры увольнения за прогул в соответствии с Трудовым кодексом РФ (ст. 81 ТК РФ). Без надлежащего документального оформления увольнение может быть признано незаконным.

Правовая база

Трудовой кодекс РФ – статья 81 (прогул) и статья 84 (увольнение по инициативе работодателя).
Приказ Минтруда России № 6н от «Об образцах документов, применяемых при увольнении за прогул» – предписывает наличие уведомления и акта об отсутствии.
КонсультантПлюс и Гарант – предоставляют типовые формы уведомления, которые можно адаптировать под конкретную организацию.

Когда требуется уведомление?

Сотрудник отработал без уважительных причин более трёх календарных дней подряд (по правилам большинства компаний) или менее, но с повторяющимися случаями.
Отсутствие зафиксировано в табеле учёта рабочего времени.
Работодатель планирует применить дисциплинарные меры (выговор, штраф) либо подготовить к увольнению за прогул.

Кому направляется уведомление?

Уведомление должно быть адресовано непосредственно работнику, а также направлено в:

Личному делу сотрудника (для будущего использования в суде).
Отделу кадров (для регистрации).
Если работник находится в командировке, – в его почтовый ящик (по почте с уведомлением о вручении) или в электронную почту, подтверждённую подписью.

Содержание уведомления (что обязательно указать)

Согласно рекомендациям КонсультантПлюс и образцам, в документе должны присутствовать следующие сведения:

Реквизиты работодателя: название организации, ИНН, ОГРН, адрес, телефон.
Реквизиты работника: ФИО, должность, табельный номер.
Ссылка на трудовой договор: номер и дата заключения.
Указание периода отсутствия: даты (с по) и количество дней.
Ссылка на пункт Трудового кодекса: статья 81 ТК РФ – «прогул».
Требование предоставить письменные объяснения: в течение 3‑х рабочих дней с даты получения уведомления.
Уведомление о возможных последствиях: предупреждение об увольнении, если объяснения не будут приняты.
Подписи сторон: подпись руководителя (или уполномоченного лица) и место для подписи работника (если он подписывает получившееся уведомление).
Дата и номер документа: проставляются в шапке.

Пошаговая инструкция по оформлению

Подготовьте шаблон (см. раздел 7). Скопируйте в Word/Google Docs.
Заполните реквизиты организации и работника.
Укажите конкретный период отсутствия (по табелю).
Сформулируйте требование объяснений и срок их предоставления.
Добавьте ссылку на правовую норму (ст. 81 ТК РФ).
Проверьте орфографию и юридическую точность.
Подпишите документ и отправьте:

по внутренней почте (при личной сдаче);
заказным письмом с уведомлением о вручении;
по электронной почте с подтверждением получения (если в компании используется электронный документооборот).

Сформируйте акт об отсутствии (отдельный документ) и приложите к делу.

<html lang="ru">
<head>
 <meta charset="UTF-8">
 <title>Уведомление о невыходе на работу</title>
</head>
<body>
 <h2 style="text-align:center;">УВЕДОМЛЕНИЕ</h2>
 <p><b>№ _______________ от <span style="border-bottom:1px solid #000;"></span></b></p>

 <p><b>Работодатель:</b> ООО «Пример»<br>
 ИНН 7701234567, ОГРН 1137747000000<br>
 Адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 1<br>
 Тел.: +7 (495) -23‑45‑67</p>

 <p><b>Сотруднику:</b> Иванов Иван Иванович<br>
 Должность: менеджер по продажам<br>
 Таб. № _______</p>

 <p>Согласно трудовому договору № 12 от г. и статье 81 Трудового кодекса РФ, Вам доводится до сведения, что Вы отсутствовали на рабочем месте без уважительных причин в период с <span style="border-bottom:1px solid #000;"></span> по <span style="border-bottom:1px solid #000;"></span> включительно (5 (пять) календарных дней).</p>

 <p>В соответствии с пунктом 2 подпункта «б» приказа Минтруда России № 6н от г., Вам предлагается в письменной форме предоставить объяснения причин невыхода на работу в течение трех (3) рабочих дней с даты получения настоящего уведомления. Объяснения следует направить в отдел кадров (e‑mail: kadry@primer.ru) либо вручить лично в офис.</p>

 <p>В случае отсутствия объяснений или их отказа от принятия, в соответствии со ст. 81 ТК РФ, будет принято решение об увольнении за прогул. О решении будет сообщено дополнительно.</p>

 <p>С уважением,<br>
 _________________________<br>
 /Ф.И.О. руководителя, должность/<br>
 Подпись: _____________</p>

 <p>Сотрудник: _________________________<br>
 Подпись: _____________</p>
</body>

Как оформить акт об отсутствии (дополнительный документ)

Акт составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и двумя свидетелями (например, старшим смены и секретарём). В акте указываются:

Дата составления акта;
ФИО и должность сотрудника;
Точные даты и количество дней отсутствия;
Отсутствие объяснений (если таковые не получены);
Подписи свидетелей и руководителя.

Типичные ошибки при оформлении уведомления

Отсутствие ссылки на правовую основу. Без указания статьи ТК РФ документ может быть оспорен.
Неуказание срока предоставления объяснений. Срок должен быть чётко зафиксирован (не менее 3 рабочих дней).
Отсутствие подписи работника. Если работник отказывается подписать, фиксируйте отказ в акте.
Неправильные даты. Ошибки в датах могут привести к несоответствию с табелем и стать основанием для оспаривания.
Отсутствие копий в личном деле. Все документы обязаны храниться в личном деле сотрудника минимум 5 лет.

Что делать после получения ответа от сотрудника

Если объяснения приняты – документируется в личном деле, и дисциплинарные меры не применяются.
Если объяснения не приняты или не получены – оформляется приказ об увольнении за прогул (ст. 81 ТК РФ). Приказ должен ссылаться на уведомление и акт об отсутствии.
Если сотрудник подал иск в суд – наличие корректно оформленных документов (уведомление, акт, приказ) является ключевым доказательством.

Практические рекомендации

Храните электронные копии всех документов в системе электронного документооборота – это ускорит доступ в случае судебного разбирательства.
Регулярно обучайте руководителей и кадровиков правилам оформления уведомлений и актов.
Внедрите шаблоны в корпоративный регламент – это уменьшит риск ошибок.
При повторных прогулах используйте более строгие меры (выговор, штраф) перед увольнением, чтобы продемонстрировать последовательность действий.

Уведомление сотруднику о невыходе на работу – фундаментальный документ, без которого невозможно законно уволить работника за прогул. Правильное оформление, соблюдение сроков и наличие всех реквизитов позволяют работодателю защитить свои интересы и минимизировать риск судебных споров.

Скачайте готовый шаблон (см. раздел 7) и адаптируйте его под нужды вашей организации. Помните, что каждый случай уникален, и в случае сомнений целесообразно проконсультироваться с юристом, специализирующимся на трудовом праве.

Дата публикации: