20 апреля 2026 года. Каждый работодатель обязан в день увольнения выдать сотруднику трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р). Но что делать‚ если работник не явился за документом? Ответ — направить уведомление о необходимости получить трудовую книжку. В этой статье разберём:
- когда именно требуется такое уведомление;
- какие формы бывают (бумажная и электронная);
- пошаговый алгоритм оформления и вручения;
- образец уведомления 2026 года‚ готовый к скачиванию.
Законодательные основания
Согласно ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ и п. 37 Приказа Минтруда № 320н от ‚ работодатель освобождается от ответственности за несвоевременную выдачу трудовой книжки‚ если:
- В последний рабочий день сотрудник не явился на работу или отказался получить документ.
- В этот же день работодатель направил ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой (или дать согласие на пересылку).
Когда уведомление НЕ нужно
- Если работник в день увольнения забрал трудовую книжку лично.
- Если у работника нет бумажной книжки (ведётся только электронная трудовая)‚ выдаётся форма СТД-Р.
Форма и содержание уведомления
Форма не утверждена законом‚ но в судебной практике приняты следующие требования:
- должен быть указан адресат (Ф.И.О. работника);
- содержать просьбу лично получить книжку или дать письменное согласие на отправку почтой;
- содержать дату уведомления;
- подпись ответственного лица и печать (если есть).
Пошаговая инструкция
Шаг 1. Зафиксировать факт неявки
Составьте акт об отсутствии работника в последний рабочий день. Образец фразы:
«С приказом об увольнении № 15-к от не ознакомлен в связи с отсутствием на рабочем месте».
Шаг 2. Изготовить уведомление
Используйте бланк ниже.
Шаг 3. Направить уведомление
- Лично в руки — под расписку на копии.
- Почтой заказным письмом с уведомлением — на адрес‚ указанный в трудовом договоре.
- Электронно — если работник дал согласие на электронную переписку (формат PDF + квитанция о вручении).
Шаг 4. Ждать 3 рабочих дня
Если ответа нет — оформляйте акт о невозможности выдачи и храните книжку.
Образец уведомления о получении трудовой книжки (2026)
Адрес: 123456‚ г. Москва‚ ул. Лесная‚ д. 10
ИНН 7708123456
УВЕДОМЛЕНИЕ
о необходимости получить трудовую книжку
Уважаемый(ая) Иванов Иван Иванович!
В соответствии с ч. 6 ст. 84.1 Трудового кодекса РФ сообщаем‚ что 20 апреля 2026 года (день увольнения) вы не явились за получением трудовой книжки.
Просим вас в течение трёх рабочих дней со дня получения настоящего уведомления:
а) лично явиться по адресу: г. Москва‚ ул. Лесная‚ д. 10‚ каб. 12‚ с 9:00 до 17:00‚
или
б) направить письменное согласие на отправку трудовой книжки почтой по адресу‚ указанному вами.
При несоответствии адреса просьба указать актуальный.
В случае неявки и отсутствия ответа трудовая книжка будет храниться в кадровой службе ООО «Ромашка».
Контактный телефон: +7 (495) -11-22-33
Контактное лицо: главный бухгалтер Смирнова Н.А.
Дата уведомления: «20» апреля 2026 г.
Подпись ______________/Смирнова Н.А;/
М.П.
Частые вопросы
Можно ли выслать книжку без уведомления?
Можно‚ но только при наличии письменного согласия работника. В противном случае вы рискуете штрафом по ст. 5.27 КоАП (до 50 000 руб).
Что делать‚ если работник отказывается подписывать уведомление?
Составьте акт об отказе подписи в присутствии двух свидетелей и направьте письмо почтой.
У нас электронная трудовая книжка
Выдаёте работнику форму СТД-Р в день увольнения. Уведомление оформляется только при отсутствии сотрудника и при его требовании именно бумажной формы.
- Выдать все обязательные документы: трудовую книжку/СТД-Р‚ справку 2-НДФЛ‚ выписку из формы ЕФС-1.
- Если работник не забрал книжку:
- составить акт об отсутствии;
- изготовить уведомление;
- отправить заказным письмом или вручить под роспись;
- внести запись в журнал учёта движения трудовых книжек.
Готовый бланк уведомления вы можете скачать в формате Word или PDF по ссылке в конце этой статьи. Он полностью соответствует требованиям 2026 года и уже содержит актуальные реквизиты.