С 1 января 2026 года в России начал действовать Федеральный закон № 445-ФЗ‚ который разрешил работодателям полностью отказаться от бумажной трудовой документации․ Однако для легитимности такого перехода необходимо уведомить каждого сотрудника в установленном порядке․ Ниже приведён алгоритм‚ сроки‚ образец и советы по отправке уведомления о переводе на электронные трудовые книжки (ЭТК)․
Кому обязательно отправлять уведомление
- Всем действующим сотрудникам‚ у которых уже есть бумажные трудовые книжки․
- Новым сотрудникам‚ принятым после, им уведомление выдаётся в день оформления (ст․ 65 ТК РФ)․
- Удалённым и иностранным работникам — формат тот же‚ но способы доставки отличаются․
Краткий план действий
- Заранее подготовьте приказ о переходе на электронные трудовые книжки․
- Сформируйте уведомление в двух экземплярах․
- Вручите лично или отправьте с уведомлением о вручении․
- Дождитесь ответа в течение 2 недель: согласие или письменный отказ․
- Зафиксируйте результат в реестре ЭТК (СЭД/1С-ЭТК)․
Сроки уведомления
| Категория сотрудника | Крайний срок уведомления |
|---|---|
| Текущие сотрудники | Не позднее 31 мая 2026 |
| Новый сотрудник | В день подписания трудового договора |
Если срок пропущен‚ компания может быть оштрафована на 50 000 ₽ (ст․ 5․27 КоАП РФ)․
Образец уведомления о работе без печати
ООО «Ромашка-Сервис»
ИНН 7702123456‚ г․ Москва‚ ул․ Ленина‚ 10
УВЕДОМЛЕНИЕ
о переходе к ведению трудовой книжки в электронном виде
г; Москва‚ 20 апреля 2026 г․
Уважаемый(ая) Иванов Иван Иванович!
В соответствии с Федеральным законом № 445-ФЗ и Постановлением Правительства РФ № 1525 от ООО «Ромашка-Сервис» информирует Вас:
- С хранение и заполнение Вашей трудовой книжки будет осуществляться исключительно в электронном виде через информационную систему ПФР․
- Бумажная трудовая книжка будет выдана Вам на руки с отметкой «Электронная трудовая книжка активирована»․
- В любой момент Вы можете запросить бумажную выписку из ЭТК через отдел кадров․
- Отказ возможен: при письменном заявлении в течение 14 календарных дней․
С подробной инструкцией по доступу к личному кабинету ЭТК можно ознакомиться на сайте etk․romashka․ru․
Подпись:
Руководитель отдела кадров ________________/Петрова Н․А․/
Способы вручения уведомления
Личное вручение
Самый надёжный вариант: сотрудник расписывается на втором экземпляре‚ который остаётся в кадровой службе․
Почта России с уведомлением о вручении
- Отправляйте заказным письмом с описью вложения по адресу регистрации сотрудника․
- Срок считается с даты получения почтового уведомления․
Электронная подпись (ЭЦП)
Если у сотрудника есть усиленная квалифицированная ЭЦП‚ достаточно направить уведомление через СЭД (1С:Документооборот‚ Контур․Диадок‚ СБИС)․
Что делать при отказе сотрудника
- Принять письменный отказ — храните его в личном деле․
- Не активируйте ЭТК для этого сотрудника․
- Продолжайте вести бумажную трудовую книжку до тех пор‚ пока сотрудник не передумает или не расторгнет договор․
Чек-лист для HR-специалиста
Подготовлен приказ о переходе на ЭТК
Составлен реестр сотрудников без ЭЦП
Разосланы уведомления до
Оформлены отказы (если есть)
Проведён инструктаж по личному кабинету ЭТК
Полезные ссылки
- ПФР: Личный кабинет ЭТК
- Текст закона 445-ФЗ
- Госуслуги: ответы на вопросы по ЭТК
Важные даты
31 мая 2026 — крайний срок для уведомления действующих сотрудников․
1 июля 2026 — полный запуск ЭТК в компании (кроме отказавшихся)․
Не откладывайте! Чем раньше вы подготовите и разошлёте уведомления‚ тем меньше риска получить штраф или судебные споры․