С 01 января 2021 г. российские работодатели обязаны работать с двумя формами учёта трудовой деятельности: «бумажной» трудовой книжкой и электронной (ЭТК). Одной из самых частых ситуаций, требующих грамотного документального оформления, является уведомление работника о необходимости явиться за трудовой книжкой либо выразить согласие на её пересылку почтой, чтобы внести очередную запись. В статье разберёмся, когда и как составлять такое уведомление, приведём актуальный образец 2026 г. и отметим ключевые ошибки, которые дорого стоят компаниям.
Почему нельзя «просто выдать» трудовую книжку
Любой факт выдачи трудовой книжки должен быть задокументирован. В противном случае:
- возникает риск административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф до 50 000 ₽);
- работник может заявить, что книжка ему не выдавалась, и потребовать возместить «моральный вред»;
- при проверке трудинспекции отсутствие подписи сотрудника в журнале учёта трактуется как нарушение Правил ведения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства № 225 от ).
Поэтому выдача любой «живой» трудовой книжки начинается с уведомления, а заканчивается подтверждением факта получения.
Когда требуется уведомление
Отдельное письменное уведомление составляется в двух случаях:
- При увольнении, если сотрудник в день расчёта не забрал трудовую книжку лично.
- При необходимости внести новую запись, когда:
- работник трудится удалённо и не может приехать;
- сотрудник находится в отпуске, на больничном или в командировке;
- перевод на другую должность оформляется «задним числом» и требует корректировки.
Как оформить уведомление: пошаговая инструкция
Шаг 1. Выберите канал доставки
Закон допускает:
- личную вручение под роспись;
- направление заказным письмом с уведомлением о вручении;
- электронная подпись через СЭД, если у сторон есть квалифицированная ЭЦП.
Шаг 2. Составьте текст
Он должен содержать:
- реквизиты работодателя;
- ФИО и адрес работника;
- ссылку на основание (увольнение, перевод, необходимость внести запись);
- предложение явиться за книжкой в срок не позднее трёх дней с момента получения уведомления или дать письменное согласие на отправку по почте;
- последствия неявки (направление книжки почтой и хранение в течение 75 лет на ответственном хранении).
Шаг 3. Зарегистрируйте исходящий номер
Уведомление заносится в журнал исходящей корреспонденции. Копия документа прикладывается к личному делу.
Актуальный образец уведомления 2026 года
Ниже приведён готовый шаблон, который можно скачать в Word или PDF.
Уведомление
о необходимости явиться за трудовой книжкой
или дать согласие на её пересылку
от № 15/УВ
Уважаемый(ая) Иванов Сергей Петрович!
Настоящим сообщаем, что в связи с увольнением по собственному желанию приказом № 45-К от Вам необходимо получить трудовую книжку.
Просим Вас в течение трёх рабочих дней с момента получения настоящего уведомления:
- либо лично явиться в отдел кадров по адресу: 123456, г. Москва, ул. Ленина, д. 10, каб. 305, в рабочие дни с 09:00 до 17:30;
- либо направить в адрес работодателя письменное согласие на пересылку трудовой книжки по почте (заказным письмом с уведомлением о вручении) на Ваш почтовый адрес, указанный в личной карточке.
В случае неявки и отсутствия согласия трудовая книжка будет направлена Вам по последнему известному адресу, а сведения о трудовой деятельности будут доступны в электронной трудовой книжке (см. ст. 66.1 ТК РФ).
Контактный телефон: +7 (495) -23-45-67 (отдел кадров).
С уважением,
ООО «Ромашка»
_________________
(подпись)
М.П.
Скачать: Word-шаблон | PDF-образец
Внесение записи в трудовую книжку после получения
Как только работник пришёл (или книжка возвращена почтой), выполняем следующие действия:
- Вносим запись в раздел «Сведения о трудовой деятельности» (например, «Уволен по собственному желанию приказом № 45-К от »).
- Заверяем запись подписью ответственного лица и печатью (если печать есть).
- Дублируем запись в личной карточке формы Т-2.
- Просим работника расписаться:
- в личной карточке;
- в журнале учёта трудовых книжек;
- на внутренней стороне обложки трудовой книжки (графа «Получил»).
Переход на электронную трудовую книжку: особые моменты
Если сотрудник подал заявление о переходе на ЭТК (ст. 66.1 ТК РФ), в трудовой книжке делается запись:
«Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ».
Важно: даже перешедший на ЭТК сотрудник вправе в любой момент затребовать «бумажную» трудовую для внесения записи. В этом случае действует стандартная процедура уведомления.
Топ-5 типовых ошибок и как их избежать
| Ошибка | Последствие | Как исправить |
|---|---|---|
| Уведомление отправлено обычным письмом без уведомления о вручении | Нельзя доказать факт получения | Использовать заказное письмо или личную передачу |
| В тексте не указан срок явки | Срок считается неопределённым, доказать просрочку трудно | Формулировка «в течение трёх рабочих дней» |
| Запись в книжке внесена без подписи работника | Ответственность за невыдачу ложится на работодателя | Только после получения подписи в журнале и карточке |
| Не дублируют запись в форме Т-2 | Расхождение данных между книжкой и кадровым учётом | Всегда дублировать запись в Т-2 |
| Используют устаревший шаблон | Отсутствие ссылки на ст. 66.1 ТК РФ, что вызывает претензии СФР | Обновлять шаблон ежегодно |
Правильно составленное уведомление о предоставлении трудовой книжки, это простой, но ключевой документ, который защищает работодателя от штрафов и споров. Используйте актуальный шаблон, соблюдайте трёхдневный срок и всегда фиксируйте получение книжки подписью. Тогда кадровый учёт будет безопасным и прозрачным для всех сторон.
Дополнительные материалы:
- Памятка по заполнению трудовой книжки в 2026 году (PDF)
- Шаблон заявления о переходе на электронную трудовую книжку (Word)
- Видеоинструкция: 5 минут о журнале учёта трудовых книжек