Налоговый агент (работодатель, организация‑плательщик, ИП и др.) обязан уведомить как налоговый орган, так и получателя дохода, если в течение налогового периода он не смог удержать НДФЛ из начисленного дохода. В статье рассмотрены:

• правовые основания и нормативные акты;
• кто обязан подавать уведомление;
• сроки подачи;
• содержание уведомления и форма 6‑НДФЛ (приложение 1, раздел 4);
• образец письма‑уведомления физическому лицу;
• что делать, если позже появилась возможность удержать налог.

Правовые основы

Согласно статье 226 Налогового кодекса РФ (п. 5) налоговый агент обязан в письменной форме сообщить налоговому органу и физическому лицу о невозможности удержать налог, если:

1. доход получен, но налог не удержан по объективным причинам (отсутствие средств у плательщика, ошибка в расчёте, льготы, отсутствие реквизитов получателя и т.п.);
2. сумма налога была исчислена, но удержание оказалось невозможным.

Подробные правила регламентированы Приказом ФНС России от  № ЭД-7‑11/274 (п. 18 Порядка представления сведений о невозможности удержать НДФЛ) и Приказом ФНС от  № ЭД-7‑11/1012, где указано, что сведения подаются в составе формы 6‑НДФЛ (приложение 1, раздел 4).

Кто обязан подавать уведомление

Сроки подачи уведомления

• В налоговый орган – не позднее 25 февраля года, следующего за календарным годом, в котором был получен доход. Для доходов 2021 г. срок – 25 февраля 2022 г.
• Физическому лицу – не позднее 31 января года, следующего за календарным годом получения дохода. Для 2021 г. – 31 января 2022 г.

Если после отправки уведомления налоговый агент всё‑таки смог удержать налог, он обязан подготовить корректирующую форму 6‑НДФЛ и, при необходимости, уточнить сведения в личном кабинете налогоплательщика.

Содержание уведомления в налоговый орган

Уведомление подается в виде справки, включаемой в форму 6‑НДФЛ (приложение 1, раздел 4). В справке указываются:

1. наименование и ИНН налогового агента;
2. ИНН и ФИО физического лица‑получателя дохода;
3. вид и сумма дохода, с которого был исчислен НДФЛ;
4. исчисленная сумма НДФЛ;
5. причина невозможности удержать налог (кратко, но достаточно конкретно);
6. дата подачи уведомления.

Как правильно оформить письмо‑уведомление физическому лицу

Уведомление может быть направлено в произвольной форме (почтой, электронной почтой, курьером), но должно содержать обязательные реквизиты.

Образец письма‑уведомления

ООО "Пример"
ИНН 7701234567
КПП 770101001
123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 10

Кому: Иванову Ивану Ивановичу
ИНН 7701122334
123456, г. Москва, ул. Лесная, д. 5

УВЕДОМЛЕНИЕ О НЕВОЗМОЖНОСТИ УДЕРЖАТЬ НДФЛ
Уважаемый Иван Иванович!

В соответствии со ст. 226 Налогового кодекса РФ, а также Приказом ФНС России от  № ЭД‑7‑11/274, информируем Вас о том, что в 2021 году (налоговый период) наш налоговый агент не смог удержать налог на доходы физических лиц (НДФЛ) из следующих выплат:


 
Вид дохода: премия за 2021 год;
 
Сумма дохода: 120 000 руб.
 
Исчисленная сумма НДФЛ (13 %): 15 600 руб.
 
Причина невозможности удержания: отсутствие средств у организации‑плательщика в момент выплаты (платёж был произведён после 31 декабря 2021 г., а средства поступили позже).


Согласно законодательству, мы обязаны направить данное уведомление в налоговую инспекцию № 77 по адресу: 123456, г. Москва, ул. Налоговая, д. 1, а также предоставить Вам копию данного письма.

Если в дальнейшем возникнет возможность удержать НДФЛ (например, при получении дополнительных выплат), мы обязуемся незамедлительно оформить корректирующую форму 6‑НДФЛ и перечислить недоудержанный налог в бюджет.

С уважением,
_____________________
(ФИО, должность, подпись)

Пошаговая инструкция для налогового агента

1. Определить факт невозможности удержания НДФЛ. Проверьте наличие средств, корректность расчётов, наличие банковских реквизитов получателя.
2. Подготовить справку в составе формы 6‑НДФЛ. Заполните приложение 1, раздел 4, указав все обязательные реквизиты.
3. Отправить справку в налоговую инспекцию. Сделать это можно через личный кабинет налогоплательщика (ЛКН) или в бумажном виде до 25 февраля 2022 г.
4. Подготовить и направить уведомление физическому лицу. Уведомление должно быть доставлено до 31 января 2022 г.
5. Вести учёт. Сохраните копии справки, письма и подтверждения доставки (регистрационный номер, квитанцию ОПС).
6. При появлении возможности удержать налог. Сформируйте корректирующую форму 6‑НДФЛ, перечислите недоудержанный налог и уведомьте получателя о произведённом удержании.

Последствия несоблюдения сроков

• Штраф за несвоевременную подачу сведений о невозможности удержать НДФЛ – 5 % от суммы недоудержанного налога (п. 3 ст. 119.3 НК РФ).
• Возможные административные взыскания за нарушение порядка информирования получателя (пункт 2 ст. 226.1 НК РФ).
• Увеличение риска налоговых проверок.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какой документ использовать вместо письма‑уведомления?

Можно использовать любой документ, оформленный на фирменном бланке, где указаны реквизиты организации, получателя, сумма дохода, исчисленный налог и причина невозможности удержания. Главное – наличие подписи уполномоченного лица.

Можно ли объединить уведомление в налоговый орган и письмо получателю?

Да, но рекомендуется отправлять их раздельно, чтобы у получателя было подтверждение получения информации непосредственно от работодателя.

Что делать, если сотрудник уехал за границу и недоступен?

Уведомление можно отправить заказным письмом по последнему известному адресу получателя. Копию письма следует сохранить в архиве организации.

Нужна ли справка 2‑НДФЛ?

Справка 2‑НДФЛ (или 6‑НДФЛ) подаётся в налоговый орган. Физическому лицу достаточно письма‑уведомления; отдельную справку 2‑НДФЛ ему не направляют.

Полезные ссылки и нормативные акты

• Налоговый кодекс РФ, часть 2, статья 226.
• Приказ ФНС России от  № ЭД‑7‑11/274 «Об утверждении Порядка представления сведений о невозможности удержать НДФЛ».
• Приказ ФНС России от  № ЭД‑7‑11/1012 «Об изменении формы 6‑НДФЛ».
• Форма 6‑НДФЛ (приложение 1) – скачать на официальном сайте ФНС: https://www.nalog.gov.ru/rn77/related/6-ndfl/

Соблюдая указанные правила и сроки, вы избежите штрафов и обеспечите прозрачность взаимоотношений с налоговыми органами и сотрудниками. При возникновении вопросов рекомендуется обратиться к налоговому консультанту или в отдел по работе с налогоплательщиками вашей инспекции.