Важность уведомления․ Если налогоплательщик не успевает представить запрошенные документы или информацию в установленный срок‚ он обязан направить в инспекцию уведомление о невозможности их представления․ Неисполнение этой обязанности влечет наложение штрафов и возможные ограничения в работе с налоговой службой․

Законодательная база

• Приказ ФНС России от  г․ № ММВ‑7‑2/204 – утвердил форму уведомления․
• Приказ ФНС России от  г․ № СД‑7‑2/148 – внес изменения в форму и добавил новые коды причин невозможности предоставления․
• Постановление Правительства РФ о порядке представления электронных документов в налоговые органы (постепенно заменяется электронными сервисами «Экстерн»‚ «Личный кабинет налогоплательщика»)․

Кто обязан отправлять уведомление?

Уведомление обязаны подавать:

1. Организации и индивидуальные предприниматели‚ получившие запрос от ИФНС (инспекции Федеральной налоговой службы) о предоставлении документов или информации․
2. Банки и другие финансовые организации‚ которым в рамках 5‑дневного срока необходимо предоставить сведения о транзакциях (введено в обновлённой форме от 22 авг․ 2024 г․)․

Когда можно использовать уведомление?

Уведомление применяется в следующих ситуациях:

• Документы отсутствуют в архиве организации․
• Не хватает времени для их сбора (например‚ запрос пришёл в выходной день‚ а срок – 5 календарных дней)․
• Технические проблемы с электронными системами (сбой в работе «Экстерна»‚ отсутствие доступа к интернету)․
• Наличие юридических препятствий (судебный запрет‚ конфиденциальность)․

Структура формы уведомления (по КНД 1125045)

С 29 апреля 2024 года форма уведомления выглядит следующим образом (приказ ФНС № СД‑7‑2/148):

1. Шапка документа – название формы‚ номер КНД‚ дата подачи․
2. Сведения о налогоплательщике – ИНН‚ КПП‚ наименование организации‚ адрес․
3. Сведения о запросе ИФНС – номер и дата запроса‚ перечень требуемых документов/информации․
4. Причина невозможности предоставления – выбирается из списка кодов (см․ таблицу ниже)․
5. Подробное пояснение – текстовое описание обстоятельств‚ подтверждающих выбранный код․
6. Контактные данные ответственного лица – ФИО‚ телефон‚ e‑mail․
7. Подпись и печать (если оформляется в бумажном виде)․

Коды причин невозможности предоставления (по приказу № СД‑7‑2/148)

Как скачать и заполнить форму

Бланк доступен бесплатно на официальном сайте ФНС России в разделе «Документы и формы»․ Ссылка обычно выглядит так:

• Скачать форму в MS‑Word – 1125045․docx
• Скачать пустой PDF‑бланк – 1125045․pdf

Для заполнения рекомендуется использовать последнюю редакцию формы‚ которую автоматически подставит 1С:Бухгалтерия или программа «Экстерн»‚ если вы работаете в этой системе․

Пошаговая инструкция по заполнению

1. Откройте форму в MS‑Word или PDF‑редакторе․
2. Укажите дату подачи (текущую дату) и номер формы (КНД 1125045)․
3. Заполните реквизиты налогоплательщика – ИНН‚ КПП‚ полное наименование‚ юридический адрес․
4. Вставьте номер и дату запроса ИФНС‚ указав‚ какие именно документы или информацию требуют․
5. Выберите код причины из таблицы выше и укажите его в соответствующем поле․
6. В поле «Пояснения» подробно опишите обстоятельства‚ подтверждающие выбранный код (при необходимости приложите сканы справок‚ протоколов и т․п․)․
7. Укажите контактные данные ответственного лица (ФИО‚ телефон‚ e‑mail)․
8. Если форма заполняется в электронном виде‚ подпишите её электронной подписью (ЭП) через сервис «ЭЦП‑ФНС»․
9. Отправьте готовый документ через «Личный кабинет налогоплательщика» → «Электронная отчетность» → «Уведомления» → «Отправить уведомление о невозможности предоставления документов»․ При отправке из 1С система предложит выбрать актуальную редакцию формы․

Куда отправлять уведомление

Уведомление направляется в инспекцию‚ указавшую запрос․ Способы отправки:

• Через Личный кабинет налогоплательщика (раздел «Электронные сообщения»)․
• Через сервис «Экстерн» (при работе с бухгалтерскими программами)․
• Почтовой отправкой заказным письмом с уведомлением о вручении (если используется бумажный вариант)․

Что происходит после подачи уведомления?

1. ИФНС в течение 5 рабочих дней рассматривает уведомление․
2. Если причина признана уважительной‚ инспекция выдаёт согласие на продление срока (обычно до 30 дней)․
3. В случае отказа налогоплательщик получает постановление о наложении штрафа (штраф за непредставление документов – 5 % от суммы налога‚ но не менее 1 000 рублей)․
4. При согласии налогоплательщик обязан в установленный продлённый срок предоставить требуемые документы․

Типичные ошибки при оформлении уведомления

• Не указали номер запроса ИФНС – инспекция не может сопоставить ваш документ с конкретным требованием․
• Выбрали неверный код причины – в результате отказа в продлении срока․
• Отсутствие подписи (ЭП) или печати в бумажном варианте – документ считается неприемлемым․
• Отправка не в ту инспекцию (например‚ в региональную‚ а запрос был от территориального отделения)․
• Слишком краткое пояснение – инспектор может потребовать дополнительные сведения‚ что задерживает процесс․

Полезные рекомендации

1. Сохраняйте копию отправленного уведомления и подтверждение о его получении․
2. При первом получении запроса сразу фиксируйте срок и планируйте сбор документов․
3. Если вы используете 1С‚ настройте автоматическое предложение актуальной формы (в последних версиях 1С «Бухгалтерия» и «Управление предприятием»)․
4. В случае технических проблем с «Экстерном» сделайте скриншот ошибки и приложите его к уведомлению․
5. Для подтверждения юридических ограничений приложите судебные решения или иные официальные документы․

Пример заполненного уведомления (сокращённый вариант)

Форма КНД 1125045
Дата подачи: 
ИНН: 7701234567
КПП: 770101001
Наименование: ОАО «ПримерКомпания»
Юридический адрес: 115280‚ г․ Москва‚ ул․ Примерная‚ д․1

Номер запроса ИФНС: 2026‑04‑00123 от 
Требуемые документы: бухгалтерская отчетность за 2025 год‚ выписка из ЕГРЮЛ‚ копии договоров с контрагентами․

Код причины: 02 – Недостаточно времени для сбора
Пояснение:
Запрос получен в пятницу‚ ‚ а срок представления – 5 календарных дней․ С учётом государственных праздников (23‑24․04 – выходные) реальное время составляет 2 рабочих дня‚ что не позволяет собрать полный пакет документов․ Просим продлить срок до ․

Контактное лицо: Иванов И․И․‚ тел․ +7 (495) -23‑45‑67‚ email: i․ivanov@example․com

Подпись: ___________________ (ЭП)
 

Уведомление о невозможности предоставить документы в срок – важный инструмент‚ позволяющий избежать штрафных санкций и получить законный продленный срок для подготовки необходимой документации․ Соблюдение требований формы‚ правильный выбор кода причины и своевременная отправка через официальные каналы ФНС гарантируют корректное рассмотрение вашего обращения․

Если у вас возникли вопросы по заполнению формы‚ рекомендуется обратиться к консультанту налоговой службы или к специалисту по бухгалтерскому учету․