Почему важно правильно оформить уведомление
В соответствии с Трудовым кодексом РФ работодатель обязан своевременно уведомить сотрудника о предстоящем отпуске не позднее чем за две недели до его начала. Нарушение этой нормы может привести к штрафам со стороны Роструда и спорам в суде.
Что должен содержать документ
- ФИО сотрудника, должность и структурное подразделение;
- Вид отпуска (ежегодный оплачиваемый, дополнительный, учебный и т.д.);
- Точные даты начала и окончания отпуска;
- Количество календарных дней отпуска;
- Дату подписания уведомления;
- Подпись ответственного сотрудника кадровой службы и печать организации;
Образец уведомления о начале отпуска 2022 года
Уведомление
о предоставлении очередного оплачиваемого отпуска
г. Москва
«10» июня 2022 г.
Уважаемый(ая) Иванов Сергей Петрович!
Сообщаем Вам, что в соответствии с графиком отпусков на 2022 год Вам предоставляется очередной оплачиваемый отпуск сроком на 28 календарных дней:
- дата начала – 27 июня 2022 года
- дата окончания – 24 июля 2022 года
Ознакомьтесь с настоящим уведомлением и поставьте свою подпись.
Подпись сотрудника: _______________ Дата: «___» ______ 2022 г.
Кадровый специалист: _______________/О.Н. Смирнова/
М.П.
Как вручить уведомление
- Лично в руки. Самый надёжный способ – передать документ сотруднику под роспись в присутствии свидетеля.
- По электронной почте. Если в компании используется электронный документооборот, отправьте письмо на корпоративный адрес с уведомлением о вручении.
- Заказным письмом; Если сотрудник отсутствует более двух недель, отправьте уведомление по адресу проживания с описью вложения.
Что делать, если сотрудник отказывается подписать
В этом случае составляется акт отказа, который подписывается двумя свидетелями и заверяется печатью организации. Акт прикладывается к личному делу сотрудника и служит подтверждением того, что работодатель выполнил свою обязанность по уведомлению.
Штрафы за нарушение
Штрафы за неуведомление сотрудника:
- Для должностных лиц – от 1 000 до 5 000 рублей;
- Для юридических лиц – от 30 000 до 50 000 рублей.
Полезные советы
Чтобы избежать проблем:
- Составляйте уведомления заранее, не дожидаясь последнего дня;
- Храните подписанные экземпляры в течение не менее 5 лет;
- Используйте единые корпоративные шаблоны для всех отделов.
Важно! Если дата начала отпуска приходится на выходной или праздничный день, уведомление всё равно должно быть вручено заблаговременно, но фактический выход в отпуск автоматически переносится на следующий рабочий день.