Важность уведомления. С 30 мая 2025 года в России вступили в силу новые правила защиты персональных данных. Невыполнение требований к регистрации и уведомлению Роскомнадзора влечёт за собой существенные штрафы, которые с 2025 года значительно выросли.

Что такое уведомление?

Уведомление – документ, который обязана зарегистрировать в Роскомнадзоре каждая организация (компания, ИП) и физическое лицо – оператор персональных данных, если они планируют начать обработку персональных данных, но не подпадают под требования обязательной регистрации в реестре операторов.

Кому необходимо уведомлять?

• Юридическим лицам и ИП, которые обрабатывают персональные данные, но не являются операторами, подпадающими под обязательную регистрацию;
• Организациям, которые собирают и используют данные только в рамках ограниченного круга целей (например, маркетинг, CRM, обслуживание клиентов);
• Компаниям, которые не планируют передавать данные за границу и не осуществляют массовую обработку (более 1 000 субъектов данных).

Когда следует подавать уведомление?

Уведомление необходимо подать не позднее 30 дней со дня начала обработки персональных данных. При этом в случае, если вы только планируете начать обработку, уведомление следует отправить до начала этой обработки.

Как подготовить уведомление?

Для подачи уведомления требуется собрать следующую информацию:

1. Наименование и реквизиты субъекта (ООО, ИП, ФЛП);
2. Контактные данные ответственного за обработку (ФИО, телефон, e‑mail);
3. Цели обработки персональных данных;
4. Категории персональных данных, которые планируется обрабатывать;
5. Список категорий субъектов данных (клиенты, сотрудники, подрядчики и т.п.);
6. Описание мер технической и организационной защиты (шифрование, контроль доступа, журналирование);
7. Сроки хранения данных;
8. Если предусмотрена передача данных третьим лицам – указать их реквизиты и цели передачи.

Шаблон уведомления (пример)

Уведомление о намерении осуществлять обработку персональных данных
Наименование субъекта: ООО "Пример"
ИНН / ОГРН: 1234567890 / 1027700139876
Юридический адрес: 115191, г. Москва, ул. Примерная, д. 1
ФИО ответственного лица: Иванов Иван Иванович
 Телефон: +7 (495) -23‑45‑67
 E‑mail: ivanov@example.com

Цели обработки:
 ─ выполнение договорных обязательств с клиентами;
 ─ маркетинг и рассылка рекламных материалов;
 ー ведение кадрового учёта.

Категории персональных данных:
 ー ФИО, паспортные данные, ИНН;
 ー контактные телефоны, e‑mail;
 ─ сведения о трудовой деятельности.

Категории субъектов данных:
 ー сотрудники (все сотрудники компании);
 ー клиенты (физические лица, заключившие договор);
 ー подрядчики (физические и юридические лица).

Меры защиты:
 ─ Шифрование данных на этапе хранения (AES‑256);
 ー Доступ к базе только по ролям (RBAC);
 ─ Журналирование всех операций доступа;
 ー Регулярный аудит и тестирование уязвимостей.

Сроки хранения:
 ー Данные сотрудников – 5 лет после окончания трудовых отношений;
 ─ Данные клиентов – 3 года после завершения договора;
 ー Данные подрядчиков – 2 года после завершения проекта.

Передача третьим лицам:
 ─ Облачный сервис "Облако‑X" (соглашение о совместной обработке);
 ─ Платёжный шлюз "PayMaster" – только реквизиты для проведения платежей.
Подпись: ___________________
 

Порядок подачи уведомления

С 2025 года уведомления принимаются в электронном виде через портал Роскомнадзора. Основные шаги:

1. Регистрация на портале (если аккаунт ещё не создан);
2. Выбор раздела «Уведомления о намерении обработки ПДн»;
3. Заполнение онлайн‑формы на основе подготовленного шаблона;
4. Загрузка прилагаемых документов (политика конфиденциальности, согласие субъекта данных, при необходимости договоры с третьими лицами);
5. Подтверждение отправки и получение электронного подтверждения (номер заявки);
6. Сохранение копии подтверждения для внутреннего архива.

Последствия несоблюдения требований

Согласно актуализированным нормативным актам, штрафы за отсутствие уведомления или несвоевременное его подачу могут составлять:

• Для юридических лиц – до 5 млн рублей;
• Для индивидуальных предпринимателей – до 1 млн рублей;
• Повторные нарушения – удвоение штрафа.

Кроме финансовых санкций, организации могут столкнуться с приостановкой деятельности, требованием прекратить обработку данных и обязательным проведением аудита.

Лучшие практики при уведомлении

• Подготовьте политику конфиденциальности и согласия субъектов данных заранее – они часто требуются в приложениях к уведомлению;
• Ведите реестр всех видов персональных данных, которые собираете и обрабатываете, с указанием целей и сроков хранения;
• Назначьте ответственного за защиту персональных данных (DPO), который будет контролировать процесс уведомления и соблюдения мер защиты;
• Регулярно проводите оценку рисков и обновляйте технические меры защиты;
• Храните копию подтверждения регистрации в системе документооборота минимум 5 лет;
• При изменении целей обработки или категорий данных – подавайте новое уведомление в течение 30 дней.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли уведомлять, если я уже зарегистрирован как оператор?

Нет. Операторы, попадающие под обязательную регистрацию в реестре операторов, не подают отдельное уведомление. Их регистрация уже охватывает все виды обработки.

Можно ли подать уведомление после начала обработки?

Теоретически допускается, но в таком случае штраф может быть наложен за просрочку. Рекомендуется подавать уведомление заранее, пока обработка ещё не началась.

Какие сроки хранения подтверждения регистрации?

Согласно требованиям ФЗ‑152, подтверждение регистрации необходимо хранить минимум 5 лет после окончания обработки данных.

Что делать, если система обработки изменилась (например, перешли в облако)?

Необходимо подать дополнительное уведомление о изменении места обработки и новых мерах защиты в течение 30 дней с момента изменения.

Какие документы прикладывать к уведомлению?

Чаще всего требуются:

• Политика конфиденциальности;
• Согласия субъектов данных (если они уже получены);
• Договоры с третьими лицами, получающими доступ к данным;
• Документ о проведённой оценке рисков (по желанию, но рекомендуется).

Уведомление Роскомнадзора о намерении осуществлять обработку персональных данных – обязательный этап, который позволяет избежать серьёзных финансовых и репутационных последствий. Следуя рекомендациям, изложенным в этой статье, вы сможете подготовить корректный пакет документов, своевременно подать уведомление через портал Роскомнадзора и обеспечить надёжную защиту данных ваших сотрудников и клиентов.

Если у вас возникли дополнительные вопросы, рекомендуется обратиться к юристу, специализирующемуся на защите персональных данных, или к консультанту по информационной безопасности.

Дата публикации: