Должностная инструкция (ДИ) – это официальный документ, фиксирующий цели, задачи, полномочия и ответственность сотрудника. Для позиции «Управляющий коммерческой недвижимостью» ДИ отражает комплексный характер работы, который охватывает эксплуатацию, финансовое управление, арендный бизнес, техническое обслуживание и взаимодействие с множеством внешних и внутренних участников.

Общие положения

• Наименование должности: Управляющий коммерческой недвижимостью (УКН).
• Подразделение: Управляющая компания (УК) или отдел недвижимости организации‑владельца.
• Непосредственное подчинение: Генеральному директору (ГД) или заместителю генерального директора по коммерческой недвижимости.
• Взаимодействие: собственники (участники совета собственников), арендаторы, подрядчики, коммунальные службы, контролирующие органы, бухгалтерия и юридический отдел.
• Цель должности: обеспечение эффективного и прибыльного функционирования объектов коммерческой недвижимости, максимизация доходности и поддержание их технического состояния в соответствии с международными и национальными стандартами.

Основные задачи и функции

В зависимости от условий договора (полный спектр услуг «под ключ», частичное обслуживание или консультационные услуги) перечень обязанностей может варьироваться, однако в большинстве случаев они делятся на четыре ключевых направления.

Оперативное управление объектом

1. Разработка и реализация стратегии эксплуатации объекта (планирование бюджета, графика технического обслуживания, мероприятий по модернизации).
2. Контроль за техническим состоянием здания: инженерные системы, системы безопасности, охрана труда.
3. Организация и контроль выполнения ремонтных и профилактических работ, привлечение и управление подрядчиками.
4. Обеспечение бесперебойного предоставления коммунальных услуг (электроснабжение, водоснабжение, вентиляция, очистка).

Финансово‑экономическое управление

1. Составление годового и квартального финансовых планов, контроль исполнения бюджета.
2. Ведение бухгалтерского и налогового учета, подготовка финансовой отчетности для собственника.
3. Контроль поступления арендных платежей, работа с дебиторской задолженностью.
4. Оптимизация расходов (энергосбережение, выбор поставщиков, тендеры).

Арендный бизнес и маркетинг

1. Анализ рынка коммерческой недвижимости, формирование арендной политики.
2. Поиск и привлечение арендаторов, проведение переговоров, заключение и сопровождение договоров аренды.
3. Оценка платежеспособности арендаторов, формирование арендных ставок, контроль за сроками аренды.
4. Разработка и реализация маркетинговых мероприятий (реклама, участие в отраслевых выставках, онлайн‑продвижение).

Административно‑правовое обеспечение

1. Обеспечение соответствия эксплуатации требованиям законодательства (строительный кодекс, санитарные нормы, пожарная безопасность).
2. Взаимодействие с контролирующими органами, подготовка и сдача отчетов.
3. Урегулирование конфликтных ситуаций между собственниками, арендаторами и подрядчиками.
4. Ведение документации (договоры, акты, журналы учета технического состояния, протоколы собраний).

Полномочия

• Подписание договоров с подрядчиками и субподрядчиками в пределах утверждённого бюджета.
• Внесение предложений по изменению арендных ставок и условий аренды.
• Принятие решений о проведении текущих и капитальных ремонтов в рамках делегированных полномочий.
• Ведение переговоров с арендаторами по вопросам изменения условий аренды, продления сроков.
• Формирование и представление финансовой отчетности собственнику и высшему руководству.

Ответственность

Управляющий коммерческой недвижимостью несёт персональную ответственность за:

• Соблюдение сроков выполнения работ и финансовых планов.
• Точность и полноту финансовой отчетности.
• Соблюдение нормативных требований в области охраны труда, пожарной безопасности и экологических стандартов.
• Своевременное решение конфликтных ситуаций и претензий арендаторов.
• Поддержание уровня доходности объекта, соответствующего целям собственника.

Требования к квалификации и компетенциям

Показатели эффективности (KPI)

• Уровень заполняемости помещений (occupancy rate) – цель ≥ 90 %.
• Средний доход от аренды (ARPU) – рост не менее 5 % в год.
• Соблюдение бюджета – отклонение ≤ 3 %.
• Сроки выполнения текущих и капитальных ремонтов – 95 % в срок.
• Уровень удовлетворённости арендаторов (по результатам опросов) – ≥ 80 %.

Порядок оформления и согласования ДИ

1. Разработка проекта ДИ совместно с отделом HR и юридическим отделом.
2. Согласование проекта с руководителем подразделения и Генеральным директором.
3. Утверждение ДИ на совете собственников (в случае управления многоквартирными домами) или в совете директоров компании‑владельца.
4. Подписание ДИ сотрудником и хранение в личном деле.
5. Регулярный пересмотр (не реже одного раза в 2 года) с учётом изменений в законодательстве и бизнес‑практике.

Пример типовой должностной инструкции

Наименование должности

Управляющий коммерческой недвижимостью (УКН)

Квалификационные требования

Высшее образование, опыт работы в сфере управления объектами недвижимости не менее 5 лет, знание нормативных актов, навыки финансового планирования.

Обязанности

• Разработка стратегии эксплуатации и финансового плана.
• Контроль за техническим обслуживанием и ремонтом;
• Организация арендного процесса и работа с арендаторами.
• Ведение бухгалтерского и налогового учета.
• Подготовка и представление ежеквартальных отчетов собственнику.

Полномочия

• Установление арендных ставок в пределах рекомендаций высшего руководства.
• Принятие решений о проведении текущих ремонтных работ.

Ответственность

• За своевременное выполнение планов и соблюдение нормативных требований.
• За точность финансовой отчетности.
• За поддержание уровня доходности объекта.

Показатели эффективности

• Заполняемость помещений, доходность, отклонения от бюджета, сроки выполнения ремонтов, удовлетворённость арендаторов.

Должностная инструкция Управляющего коммерческой недвижимостью – это фундаментальный документ, который формирует рамки ответственности, полномочий и ожидаемых результатов. Чётко прописанные задачи позволяют управлять объектом эффективно, минимизировать риски и обеспечить стабильный доход владельцам. При составлении ДИ важно учитывать специфику конкретного объекта (офисные здания, ТЦ, складские помещения, бизнес‑центры) и требования, предъявляемые собственниками и регулирующими органами.

Регулярный пересмотр и актуализация инструкции – залог гибкости управления в меняющихся рыночных условиях и поддержания конкурентоспособности портфеля коммерческой недвижимости.

Дата подготовки:  г.