В 2026 году правила уведомления МВД (заменившего бывшую ФМС) о приёме иностранного работника стали ещё жёстче: штрафы выросли, сроки стали короче, а формы отчётности — длиннее. В этой статье мы собрали всё, что сегодня (, 08:30) нужно знать каждому HR-специалисту и бухгалтеру, чтобы минимизировать риски и избежать блокировки счётов.

Кому и когда подавать уведомление

Ключевое правило: уведомлять нужно всех иностранных граждан, независимо от того, работают они по патенту, разрешению на работу или в рамках безвизового въезда.

Календарь сроков

• 3 рабочих дня, со дня заключения трудового или гражданско-правового договора. Именно столько времени отведено на подачу уведомления в территориальное подразделение МВД по месту нахождения компании.
• 1 рабочий день — если иностранец уволен или договор расторгнут. Сообщить нужно точную дату прекращения отношений.
• Не позднее 3 дней — при переводе иностранца в другое структурное подразделение или филиал того же работодателя, если у него другой код ОКТМО.

Что считается «днём заключения» договора

Днём заключения считается последняя дата подписания сторонами, а не дата выхода на работу. Если договор подписан 15 апреля, а человек выходит 25 апреля, уведомление должно быть отправлено не позднее 18 апреля!

Куда именно отправлять уведомление

1. В территориальное подразделение МВД России по адресу регистрации работодателя-юрлица или ИП.
2. Через Госуслуги/электронную подпись — только если у компании есть квалифицированная электронная подпись (КЭП) и подключён сервис «Уведомления о приёме иностранных граждан».
3. Лично или через МФЦ — при отсутствии КЭП. Берите два экземпляра формы: один заберут, на втором поставят штамп о приёме с датой и временем.

Важно: если филиал или обособленное подразделение не имеет отдельного ОГРН, всё равно уведомлять нужно в МВД по адресу головной компании.

Как заполнять форму уведомления (форма по приказу МВД № 147/2019)

• Раздел 1. Реквизиты работодателя: ИНН, КПП, ОГРН, телефон, e-mail.
• Раздел 2. Сведения о гражданине: ФИО, дата рождения, пол, гражданство, номер и дата документа, удостоверяющего личность (паспорт/миграционная карта/вид на жительство).
• Раздел 3. Основание для пребывания: патент (указать номер, срок действия), разрешение на работу, виза, безвизовый въезд.
• Раздел 4. Данные о договоре: дата заключения, срок действия, должность, код профессии по ОКЗ/ОКПДТР, оклад в рублях.

После заполнения формируется QR-код, который сканируется сотрудником МВД в день подачи. При онлайн-отправке присваивается уникальный номер уведомления — 12-значный код, который нужно сохранить для отчётности.

Налоги и страховые взносы: чек-лист 2026

7 типовых ошибок, за которые штрафуют в 2026 году

1. Опоздали на 1 день. Штраф: 35 000–50 000 ₽ на юрлицо, 2 000–5 000 ₽ на должностное лицо.
2. Указали старую форму без QR-кода. Уведомление вернут без рассмотрения.
3. Опечатка в номере патента. Считается «недействительное основание» — требуется повторная подача.
4. Не уведомили об увольнении. Тот же штраф, что и за опоздание.
5. Филиал сам подал документы без согласования с головной компанией. МВД может отказать, потребовав подача от головной организации.
6. Забыли приложить копию миграционного учёта. С это обязательный скан.
7. Не указали ИНН иностранца. Налоговая может не засчитать аванс по патенту.

Пошаговая инструкция в 2026: от договора до налоговой

1. День 0. Подписан договор или дополнительное соглашение.
2. День 1–2. Сбор пакета:
   • скан паспорта + перевод;
   • миграционная карта/виза;
   • патент/разрешение на работу;
   • полис ДМС или ОМС;
   • СНИЛС или заявление о постановке на учёт.
3. День 3. Онлайн-отправка через сервис МВД или личный визит в МФЦ.
4. День 4–6. Получение номера уведомления и контрольная проверка в личном кабинете МВД.
5. День 7. Назначение зарплаты, расчёт НДФЛ и страховых взносов.
6. День 8. Уведомление налоговой о невозможности удержать НДФЛ (если иностранец нерезидент и патент не оплачен).

Что изменится с 01 июля 2026 года: проект приказа МВД № 123-ФЗ

• Сроки сжимаются до 1 рабочего дня для Москвы и Санкт-Петербурга.
• Форма уведомления обновится: добавится блок о дистанционном формате работы.
• Штраф за повторное нарушение вырастает до 100 000 ₽ на компанию.
• Вводится единый реестр патентов в режиме онлайн: проверка действительности патента будет автоматической.

Готовые шаблоны и ссылки

• Форма уведомления онлайн (Госуслуги)
• Проверка статуса патента (сервис ФНС)
• Список территориальных подразделений МВД

Краткий чек-лист на каждый день

Сохраните эту статью в закладки и обновляйте даты каждый раз при найме нового сотрудника-иностранца. Помните: своевременное уведомление, это не просто бюрократия, а гарантия спокойной работы вашего бизнеса в России;