В 2025 году сотрудники, отправляющиеся в командировку или отдых в гостевые дома, всё чаще сталкиваются с необходимостью предоставить справку об отдыхе в бухгалтерию. Этот документ подтверждает расходы на проживание и позволяет вернуть потраченные средства. В статье разберёмся, какие формы справки действуют в 2025 году, где скачать бланки и как правильно оформить документ.
Зачем нужна справка об отдыхе?
Справка об отдыхе в гостевом доме (часто называемая «справка о проживании», «акт о предоставлении гостиничных услуг» или «форма 3-Г») выполняет три ключевые функции:
- Подтверждает факт проживания сотрудника в негостиничном объекте (коттедж, апартаменты, гостевой дом).
- Служит основанием для возмещения расходов по статье 168 ТК РФ «Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой».
- Заменяет кассовый чек, если гостевой дом не использует ККТ (в 2025 году это допустимо только для ИП на ПСН или ЕСХН).
Действующие формы в 2025 году
Форма 3-Г (устаревшее название)
До гостиницы использовали бланк строгой отчётности БО-18 (форма 3-Г). С 2021 года его отменили, но во многих регионах по-прежнему выдают документы с тем же названием. Бланк можно скачать ниже, но важно заменить старый реквизит «Форма 3-Г» на актуальное название.
Акт об оказании гостиничных услуг (форма 2025)
Новый акт должен содержать:
- Наименование ИП или организации, оказавшей услугу.
- ИНН, ОГРН/ОГРНИП, адрес.
- Ф. И. О. гражданина, сроки проживания, номер объекта.
- Расчёт стоимости (за сутки и суммарно), НДС или пометка «Без НДС».
- Подпись индивидуального предпринимателя или уполномоченного лица и печать (при наличии).
Справка о проживании (краткая)
Если гостевой дом не выдаёт полный акт, достаточно простой справки с данными:
СПРАВКА о проживании гражданина Иванова И. И. г. Сочи, ул. Светлая, д. 10, корп; 2, кв. 15 с по (5 суток) стоимость проживания: 5 000 ₽ × 5 = 25 000 ₽ НДС не облагается (услуга ИП на ЕСХН) Подпись: __________ /Иванова Т. А./ Печать (при наличии)
Как получить справку у арендодателя?
- Заранее сообщите, что вам нужен документ строгой отчётности.
- Попросите заполнить акт или справку по образцу до момента оплаты.
- Проверьте правильность реквизитов: ИНН, ОГРН, адрес.
- Сфотографируйте или отсканируйте бумагу сразу после получения, чтобы не потерять.
Что делать, если документ утерян?
В 2025 году большинство онлайн-сервисов бронирования (OneTwoTrip, Ostrovok, Yandex Travel) хранят электронные ваучеры и счета в личном кабинете. Если вы бронировали напрямую у арендодателя:
- Напишите запрос на e-mail с просьбой выслать дубликат акта.
- Укажите даты проживания и сумму оплаты.
- Если оплата была наличной, приложите фото/скан квитанции о передаче денег.
Где скачать актуальный бланк справки об отдыхе 2025?
Скачайте бесплатный шаблон справки об отдыхе в гостевом доме (формат PDF, Word):
- Справка об отдыхе 2025 (PDF)
- Справка об отдыхе 2025 (Word)
- Акт об оказании гостиничных услуг (Excel)
Краткая инструкция для бухгалтера
Чтобы принять справку об отдыхе в гостевом доме к авансовому отчёту, проверьте:
- Наличие обязательных реквизитов (ИНН, ОГРН/ОГРНИП, адрес, Ф. И. О. сотрудника, даты, сумма).
- Соответствие суммы заявленной в авансовом отчёте.
- Подпись арендодателя и печать (если есть).
- Срок действия документа: акт/справка должны быть датированы в период командировки.
Напоминание: с 2025 года ИП на ЕСХН и ПСН могут не применять ККТ, поэтому отсутствие кассового чека не является ошибкой при наличии правильно оформленной справки.
Справка об отдыхе в гостевом доме — незаменимый документ для подтверждения расходов на проживание во время командировки или отпуска. Используйте актуальный бланк 2025 года, сохраняйте электронные копии и согласовывайте детали с арендодателем заранее — тогда возмещение пройдёт без проблем.