В современном гостиничном бизнесе специальное уведомление (далее – Уведомление) является обязательным документом‚ подтверждающим факт
предоставления места для проживания и фиксирующим взаимодействие между исполнителем (гостиницей) и потребителем (гостем).
Уведомление регулируется Постановлением Правительства РФ № 1853 от  г. (с изменениями от ) и рядом
приказов Министерства спорта и туризма‚ а также нормативных актов МВД.

Правовая основа

• Постановление Правительства РФ № 1853 (2020) – основной нормативный акт‚ определяющий порядок
  предоставления гостиничных услуг‚ содержание и форму Уведомления.
• Приказ Минспорттуризма РФ от № 144 – утверждает образец формы отметки о приёме уведомления‚
  обязательный для заполнения в гостинице.
• Федеральный закон «О миграционном учёте иностранных граждан» – предписывает передачу данных о госте
  в органы МВД в электронном виде.
• Нормативные акты‚ регламентирующие классификацию гостиниц (МИК) – требование наличия свидетельства о
  присвоении категории.

Кому и в каких случаях оформляется Уведомление

Уведомление оформляется:

1. При подтверждённом бронировании‚ когда в указанные клиентом даты имеются свободные места;
2. При регистрации гостя (в т.ч. иностранного) в гостинице;
3. При изменении условий проживания (перевод в другой номер‚ продление срока и т.п.).

Обязательные реквизиты Уведомления

Согласно пункту з) Постановления № 1853 в Уведомление должны входить следующие сведения:

• Фирменное наименование гостиницы и её юридический адрес;
• Наименование заказчика (потребителя) – ФИО или название организации;
• Категория и тип номера (одноместный‚ двухместный‚ люкс и пр.);
• Цена за размещение (с указанием валюты‚ включённого НДС и возможных скидок);
• Сроки проживания – дата заезда и выезда;
• Условия бронирования (политика отмены‚ предоплата‚ штрафы);
• Дополнительные услуги‚ указанные в заявке (питание‚ трансфер‚ СПА и др.);
• Контактные данные исполнителя (телефон‚ e‑mail‚ сайт);
• Подпись и ФИО ответственного лица (должность‚ дата заполнения);
• Приёмный штамп гостиницы (при бумажном варианте);
• Для иностранных граждан – серия и номер паспорта‚ дата выдачи‚ страна выдачи.

Форма Уведомления

В официальных документах используется образец из Приложения N 1 к Приказу Минспорттуризма № 144. Ниже – упрощённый

УВЕДОМЛЕНИЕ О ПРЕДОСТАВЛЕНИИ ГОСТИНИЧНОГО МЕСТА

Исполнитель: ______________________________ (наименование‚ ИНН‚ юридический адрес)
Заказчик (гость): __________________________ (ФИО/название организации‚ паспортные данные)
Номер: __________________________ (категория‚ тип‚ номер)
Дата заезда: _______________ Дата выезда: _______________
Стоимость проживания: ___________ руб. (включая НДС)
Условия бронирования: _______________________________________________
Доп. услуги: _________________________________________________
Ответственное лицо (ФИО‚ должность): _______________________ подпись: ________
Штамп гостиницы: _________________________
Дата заполнения: ____________

Порядок заполнения и передачи Уведомления

5.1 При прямом онлайн‑бронировании

Данные‚ введённые клиентом на сайте отеля‚ автоматически заполняют форму Уведомления через интеграцию с
PMS‑системой. Это гарантирует отсутствие ошибок‚ ускоряет онлайн‑оплату и выдачу электронных ключей.

5.2 При регистрации в отеле (офлайн)

1. Гостю предоставляется бумажный бланк Уведомления; заполняет его администратор.
2. Гость подтверждает правильность сведений своей подписью.
3. Администратор ставит печать и подпись.
4. Копия Уведомления передаётся в МВД (регистрационный отдел) в электронном виде (через систему «Контур.Отель»).

5.3 Для иностранных граждан

С 5 февраля 2025 г. все гостиницы обязаны проверять иностранных гостей по реестру контролируемых лиц (РКЛ).
В Уведомление вносятся дополнительные сведения о стране проживания и типе визы. После заполнения
данные автоматически передаются в миграционный отдел МВД.

Электронные и бумажные варианты

Ответственность за нарушение требований

Нарушение порядка оформления Уведомления влечёт за собой административную ответственность:

• Штраф для юридических лиц – от 10 000 руб. до 300 000 руб. (в зависимости от тяжести нарушения);
• При повторных нарушениях – приостановление действия свидетельства о присвоенной категории гостинице;
• Для ответственных сотрудников – дисциплинарные взыскания‚ вплоть до увольнения.

Лучшие практики оформления Уведомления

1. Стандартизация шаблона – используйте утверждённый образец из Приказа Минспорттуризма;
2. Интеграция с PMS – автоматическое заполнение полей и отправка в МВД;
3. Контроль качества данных – двойная проверка ФИО‚ паспортных данных и дат;
4. Для иностранных гостей – проверка в РКЛ и запись кода проверки в Уведомление;
5. Храните копии Уведомления в электронном виде с резервным копированием;
6. Обучайте персонал: проведите тренинг по заполнению и подписанию Уведомления.

Пример готового Уведомления (PDF‑шаблон)

Скачать готовый шаблон можно по ссылке.
В шаблоне уже присутствуют все обязательные реквизиты‚ поля для электронной подписи и QR‑кода‚ который
позволяет быстро проверить подлинность документа.

Специальное уведомление – ключевой документ‚ фиксирующий факт предоставления места в гостинице
и обеспечивающий правовую защиту как для отеля‚ так и для гостя. Правильное оформление‚ автоматизация
процессов и соблюдение требований законодательства позволяют избежать штрафов‚ ускорить регистрацию
и повысить уровень сервиса. Внедрение электронных решений (PMS‚ Контур.Отель‚ интеграция с реестром
контролируемых лиц) делает процесс прозрачным и удобным для всех участников.

Помните: корректно оформленное Уведомление – ваш первый шаг к надёжному и законному ведению гостиничного бизнеса.