Вопрос количества экземпляров – один из самых часто задаваемых при подготовке
проектной, исполнительной и эксплуатационной документации. Правильный ответ
позволяет избежать задержек в приемо‑сдаточных работах, сократить издержки на печать
и гарантировать соответствие требованиям нормативных документов.

Нормативно‑правовая база

Для определения количества требуемых копий необходимо ориентироваться на следующие
нормативные акты Российской Федерации:

• ГОСТ Р 21.110‑2013 «Система проектной документации. Общие требования к оформлению»;
• ГОСТ Р 21.110‑2013 (пункт 8.2.5) – конкретизирует количество оригиналов и копий;
• Приказ Минтехсоцразвития России № 150 от  г. «Об утверждении Положения о сдаче‑приемке проектной и исполнительной документации»;
• Технические регламенты и локальные положения заказчика (например, в государственных
  заказах – ТЗ‑К, в оборонных проектах – ТЗ‑О).

Общие правила оформления

Согласно ГОСТ Р 21.110‑2013, стандартным набором для сдачи‑приемки считается:

1. Один оригинал (подписанный и скреплённый печатью) – передаётся заказчику;
2. Два копии (неподписанные, но полностью идентичные оригиналу) – остаются у подрядчика
   и передаются в архив организации‑исполнителя;
3. Один экземпляр в электронном виде (PDF/A‑2, подпись электронной подписью) –
   передаётся в информационную систему заказчика (ЭДО, СЭД).

Специфические требования в разных отраслях

Проектная документация (ЭП, ПЭО, ПП)

Для государственных заказов обычно требуется:

• 1 оригинал;
• 3 копии (по одной для заказчика, заказчика‑архиватора и подрядчика);
• Электронный комплект (включая чертежи, расчётные листы, спецификации).

Исполнительная (сводная) документация

В случае сдачи‑приёмки объекта в эксплуатации:

• 1 оригинал (подписанный руководителями проекта и заказчика);
• 2 копии (для эксплуатации и для архивов заказчика);
• Электронный комплект, включающий 3‑D‑модели, BIM‑модели и файлы CAD.

Оперативно‑техническая (служебная) документация

Для предприятий, работающих в режиме постоянного контроля (энергетика, атомная отрасль)
часто применяют правило «1 оригинал + 1 копия + электронный архив», то есть всего
три экземпляра.

Оборонные и закрытые проекты

Согласно требованиям Федерального закона «О государственной тайне» и нормативов
Минобороны, количество копий может быть увеличено до пяти бумажных (оригинал + 4 копии)
с обязательным шифрованием электронных файлов.

Электронные форматы и подпись

С 2020‑го года в России активно внедряется система электронного документооборота (ЭДО).
При сдаче‑приёмке рекомендуется:

• Подготовить PDF/A‑2 с обязательной квалифицированной электронной подписью (КЭП);
• Загрузить файлы в единую «коробку» (архив .zip) с индексом и контрольной суммой
  (SHA‑256);
• Сформировать реестр документов в виде отдельного листа Excel/CSV,
  где указаны: наименование, версия, дата подписания, подпись ответственного.

Как правильно оформить набор

Ниже представлена пошаговая контрольная таблица для подготовки комплектов
документации.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли ставить подпись на копиях?

Подписи и печати ставятся только на оригинальном экземпляре. Копии могут быть только
пронумерованы (Копия 1, Копия 2) и снабжены отметкой «Не подписывается».

Можно ли заменить бумажный оригинал электронным?

Если в договоре указано «сдача в электронном виде», допускается передача только
электронного оригинала (PDF/A‑2 с КЭП). В противном случае — оригинал в бумажном виде
обязателен.

Что делать, если заказчик требует больше копий?

В случае дополнительных требований следует оформить протокол согласования,
где фиксируется количество копий, их назначение и подписи сторон.

Практические рекомендации

• Всегда проверяйте актуальную редакцию ГОСТ‑ов и приказов, так как требования могут
  изменяться ежегодно;
• Сохраняйте контрольные листы (чек‑листы) по каждому документу – это упрощает
  аудит;
• Для крупных проектов создавайте отдельный реестр копий с указанием
  места хранения (архив, сервер, облако);
• При работе с международными партнёрами уточняйте, требуется ли двойной набор
  (русская и английская версия);
• Не забывайте про сроки хранения – в большинстве случаев минимум 5 лет,
  а в оборонных проектах – 10‑15 лет.

Стандартное количество экземпляров отчетной научно‑технической документации, подлежащей
сдаче‑приёмке, составляет четыре – один оригинал в бумажном виде, две бумажные копии
и один электронный вариант с квалифицированной подписью. Однако конкретные требования
зависят от типа документации, отраслевых нормативов и условий контракта.

Тщательное соблюдение указанных правил позволяет ускорить процесс приемки,
избежать повторных запросов со стороны заказчика и гарантировать надёжное
архивирование проекта;

Дата публикации: г. | Автор: эксперт в области проектной документации