Вопрос о количестве копий акта о случае профессионального заболевания (далее – акт) часто возникает у специалистов по охране труда, юристов и руководителей предприятий. Правильное оформление акта — это не только формальное требование, но и гарантия того, что все заинтересованные стороны получат необходимую информацию для дальнейшего контроля и профилактики.
Нормативно‑правовая база
Основными документами, регламентирующими порядок расследования и учёта профессиональных заболеваний, являются:
- Постановление Правительства РФ от № 967 «О порядке расследования и учёта профессиональных заболеваний работников»;
- Приказ Минздрава РФ от № 176 «Об утверждении формы акта о случае профессионального заболевания»;
- Приказ Минтруда России от № … (вводит поправки в порядок передачи документов).
Во всех перечисленных нормативных актах указано, что акт должен быть подготовлен в пяти экземплярах. Однако в некоторых источниках (например, в разъяснительных материалах 2024 г.) встречаются упоминания о четырёх экземплярах – это связано с тем, что один из экземпляров остаётся у комиссии, а остальные распределяются между заинтересованными сторонами.
Требования к количеству экземпляров
Согласно текущей редакции Положения о расследовании и учёте профессиональных заболеваний, акт оформляется в 5 оригинальных экземплярах. Ниже – подробный перечень получателей:
- Для работника – копия, которую получает пострадавший сотрудник (или его законный представитель);
- Для работодателя – оригинал, который хранится в кадровом (или охранно‑трудовом) отделе организации;
- Для органа государственного санитарно‑эпидемиологического надзора (Роспотребнадзор) – передаётся в региональное отделение;
- Для Центра государственного санитарно‑эпидемиологического надзора (Центр профпатологии) – копия для медицинского экспертизы и статистики;
- Для страховой компании (страховщика) – если работник застрахован от профессиональных заболеваний.
Если в организации отсутствует страховой полис, пятый экземпляр может быть направлен в управление Фонда социального страхования или в архив предприятия в качестве резервной копии.
Сроки оформления акта
Акт о случае профессионального заболевания должен быть составлен в течение трёх рабочих дней после завершения расследования. Этот срок фиксирован в пункте 30‑33 Положения о расследовании и учёте профессиональных заболеваний.
Изменения, внесённые в 2023 году
С 1 марта 2023 года в порядок оформления акта были внесены следующие поправки:
- Введена обязательность электронной подписи для всех пяти экземпляров, что ускоряет процесс передачи документов в органы надзора;
- Уточнён порядок передачи электронной копии в Роспотребнадзор – теперь это делается через единый портал «Электронный документооборот в охране труда»;
- Сокращён срок хранения оригинального акта у работодателя до 5 лет (ранее – 10 лет), при этом один экземпляр обязано сохраняться в архиве организации.
Практические рекомендации
- Подготовка формы. Используйте утверждённый бланк (Приказ Минздрава РФ № 176). Все поля должны быть заполнены без пропусков.
- Контроль сроков. Установите в календаре организации напоминание о необходимости составить акт в течение 3‑х рабочих дней после завершения расследования.
- Проверка подписей. Убедитесь, что акт подписан всеми членами комиссии, работником (или его представителем) и руководителем организации.
- Передача копий. Сразу после подписания сформируйте пять оригинальных копий, подпишите их и отправьте в указанные инстанции. При электронном документообороте – загрузите сканы в соответствующие системы.
- Хранение. Оригиналы, полученные от комиссии, храните в отдельном деле «Профессиональные заболевания», а резервную копию – в архиве предприятия.
Часто задаваемые вопросы
Почему иногда встречается информация о четырёх экземплярах?
Это связано с тем, что в некоторых региональных инструкциях один из пяти экземпляров считается «внутренним» и остаётся у комиссии, а в конечный список получателей включаются только четыре организации. Однако официальная нормативная база требует именно пять копий.
Можно ли оформить акт в электронном виде без бумажных копий?
Да, с 2023 года допускается электронное оформление, но каждый из пяти экземпляров должен быть подписан электронной подписью, а оригиналы в бумажном виде могут быть не нужны, если все получатели согласны принимать электронные документы.
Кому направлять копию, если работник не имеет страхового полиса?
В этом случае пятый экземпляр передаётся в региональное отделение Фонда социального страхования (или в архив предприятия, если страхование не требуется).