Актуально на
Краткий ответ
По состоянию на 2026 г. при любом несчастном случае на производстве (далее, НС) работодатель обязан оформить как минимум три подлинных экземпляра акта формы Н-1, утверждённого Приказом Минтруда РФ от № 223н. Причины, кому и зачем передаются эти экземпляры, разберём ниже.
Зачем вообще нужен акт формы Н-1?
Это официальный документ-основание для:
- Постановки пострадавшего на учёт как потерпевшего по НС.
- Выплаты ему единовременного страхового возмещения ФСС.
- Внесения изменений в планы профилактики и охраны труда.
- Возможных судебных разбирательств (пример — падение разнорабочего в шахту лифта на строительной площадке).
Сколько именно экземпляров?
| № экз. | Кому выдаётся | Куда хранится | Срок хранения |
|---|---|---|---|
| 1-й | Работодателю (комиссии по НС) | В дело организации (отдел охраны труда) | 45 лет |
| 2-й | Филиалу/подразделению ФСС РФ по месту регистрации работодателя | В страховое дело ФСС | 75 лет |
| 3-й | Пострадавшему (или его законному представителю) | На руки (копия может понадобиться для суда, МСЭ, ГИТ) | Не регламентирован |
Когда нужен четвёртый или пятый экземпляр?
Дополнительные экземпляры актов составляются:
- 4-й, при наличии подрядной организации, на территории которой произошёл НС (передаётся генподрядчику).
- 5-й — по требованию прокуратуры, следственного комитета или Роструда (в рамках проверки).
- 6-й — если пострадавшее обращается в суд: предоставляется в судебную инстанцию в качестве официального доказательства.
Пошаговый алгоритм оформления
Шаг 1. Создание комиссии
Не позднее 24 часов после происшествия работодатель издаёт приказ о создании комиссии (от 2 до 5 человек). В комиссию входят:
- специалист по охране труда,
- представитель профсоюза,
- руководитель структурного подразделения.
Шаг 2. Сбор сведений
В акте фиксируются:
- точная дата и время,
- место происшествия,
- характер повреждений,
- обстоятельства,
- список из 37 обязательных реквизитов (п. 18-36 Приказа № 223н).
Шаг 3. Подписание и регистрация
Акт подписывают все члены комиссии и работодатель. В течение 3 дней он регистрируется в журнале учёта НС и размножается на необходимое количество экземпляров.
Шаг 4. Передача экземпляров
- 1-й — остаётся в организации.
- 2-й — в течение 5 дней направляется в ФСС (по почте заказным письмом или через сервис «Электронный ФСС»).
- 3-й — выдаётся пострадавшему под расписку.
- 4-й, 5-й, 6-й, при необходимости заверяются печатью и выдаются в течение 1 дня со дня поступления требования.
Что грозит за ошибку в количестве экземпляров?
Нарушение порядка оформления и передачи актов влечёт:
- Штраф на должностное лицо, до 5 000 ₽ (ст. 5.27 КоАП РФ);
- Штраф на организацию — до 130 000 ₽.
- Приостановку деятельности на срок до 90 суток (при грубых нарушениях).
Чек-лист для специалиста по охране труда
- Проверить, что в приказе о комиссии указаны Ф. И. О. и должности всех 3-5 человек.
- Убедиться, что дата акта не позднее 3 дней с момента НС.
- Сделать минимум 3 подлинных копии и, при необходимости, дополнительные.
- Отправить 2-й экземпляр в ФСС до 5 дней;
- Зарегистрировать акт в журнале учёта НС с указанием номера, даты и количества экземпляров.
Работодатель должен оформить обязательно три экземпляра акта формы Н-1, причём каждый имеет строго регламентированного «владельца». Нарушение количества экземпляров или сроков передачи чревато штрафами и судебными спорами; Соблюдайте инструкции, и НС не станет дополнительной юридической «головной болью».
Если нужна консультация по конкретному случаю — напишите, подготовим шаблон акта и образец сопроводительного письма в ФСС.