Счёт‑фактура (СФ) – ключевой документ в любой сделке, подпадающей под налог на добавленную стоимость (НДС). Оформление СФ регулируется Налоговым кодексом РФ, приказами ФНС, а также отраслевыми инструкциями. Одним из самых частых вопросов, возникающих у бухгалтеров и предпринимателей, является количество экземпляров, которые необходимо подготовить. В статье подробно рассматриваются нормативные требования, особенности оформления в бумажном и электронном виде, а также исключения из правила «два экземпляра».

Нормативно‑правовая база

• Налоговый кодекс РФ (часть первая, ст. 169‑170) – определяет порядок выдачи и получения счёта‑фактуры.
• Письмо ФНС РФ № ШС‑22‑3/660 от – уточняет порядок замены (корректировки) существенных сведений в товаросопроводительных документах.
• Приказ ФНС № ММВ‑7‑03/2026 (вступил в силу ) – вводит новую строку 5б в бланке и фиксирует требования к электронным СФ.
• КонсультантПлюс, Диадок, Контур.Экстерн – практические рекомендации и образцы форм.

Общее правило: два экземпляра

Согласно большинству нормативных актов и рекомендаций (в т.ч. КонсультантПлюс и Контур.Диадок), при оформлении бумажной счёт‑фактуры необходимо подготовить два экземпляра:

1. Первый экземпляр – передаётся покупателю. Он служит основанием для получения товарных накладных, подтверждает факт поставки и используется покупателем при расчётах с налоговыми органами.
2. Второй экземпляр – остаётся у продавца. На нём ведётся учёт выдачи СФ, он хранится в бухгалтерском архиве в течение установленного срока (5 лет).

Если счет‑фактура оформляется в электронном виде, то правило сохраняется, но вместо двух бумажных копий создаётся один электронный документ с двумя «получателями»: покупатель получает файл (или ссылку) в своей системе, а продавец сохраняет копию в своей информационной системе. При этом подпись может быть выполнена с помощью УКЭП.

Специальные случаи, когда количество экземпляров отличается

Пошаговый алгоритм оформления двух экземпляров (бумажный вариант)

1. Подготовка бланка. Заполняются все реквизиты, включая новую строку 5б (вид операции) – обязательна с .
2. Подпись и печать.
   • Первый экземпляр – подпись руководителя (или уполномоченного лица) и печать продавца.
   • Второй экземпляр – подпись и печать аналогично, но дополнительно ставится отметка «Копия».
3. Передача покупателю. Документ передаётся лично, почтой, курьерской службой или посредством сканирования (при условии согласия сторон).
4. Регистрация в учётных регистрах. Продавец вносит запись о выдаче СФ в журнал учёта счетов‑фактур.
5. Хранение. Оба экземпляра (или электронная копия) хранятся минимум 5 лет, согласно ст. 151 НК РФ.

Электронные счёты‑фактуры: как соблюсти правило «два экземпляра»?

С 2024 года большинство компаний переходят на электронный документооборот (ЭДО). При этом «два экземпляра» реализуется следующим образом:

• Продавец генерирует электронный документ в своей системе (1‑й экземпляр).
• Система автоматически отправляет копию (2‑й экземпляр) в информационную систему покупателя (например, через Диадок, СБИС, Тинькофф‑Бизнес).
• Обе стороны подписывают документ УКЭП, что обеспечивает юридическую силу, аналогичную бумажному документу.
• Для налоговой отчётности сохраняется оригинал в системе продавца, а покупатель сохраняет полученную копию в своей системе.

Как оформлять корректировочный счёт‑фактуру

Если после выдачи СФ необходимо изменить существенные сведения (товар, получатель, пункт поставки и т.п.), то согласно Письму ФНС от следует:

1. Составить новый счёт‑фактуру с пометкой «Корректировочный».
2. Подписать и оформить его в двух экземплярах (по правилам, описанным выше).
3. Отозвать (в случае бумажных документов – собрать и уничтожить) старый экземпляр, а в электронных системах – пометить его как «аннулированный».

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Сколько экземпляров счета‑фактуры на аванс нужно оформить?

Требуется два экземпляра – один передаётся покупателю (авансовый платёж), второй хранится у продавца. При электронном оформлении – один документ, полученный обеими сторонами.

Можно ли оформить счёт‑фактуру только в одном экземпляре?

Да, если документ используется исключительно для внутреннего учёта и не передаётся покупателю (например, при формировании показателей в налоговой декларации). Однако в большинстве случаев закон требует два экземпляра.

Что делать, если покупатель отказался принимать бумажный счёт‑фактуру?

В таком случае продавец обязан оформить электронный счёт‑фактуру и отправить его в согласованном формате (XML‑ФФД, PDF с подписью). Электронный документ считается равнозначным бумажному.

Как хранить электронные копии счетов‑фактур?

Электронные оригиналы хранятся в системе ЭДО с применением УКЭП. Необходимо обеспечить их неизменность и доступность в течение 5 лет, а также возможность предоставить их в налоговый орган по запросу.

Основное правило оформления счёта‑фактуры в России – два экземпляра: один для покупателя, второй для продавца. Это требование действует как для бумажных, так и для электронных документов. Исключения (один экземпляр) допускаются только в особых случаях, когда документ не передаётся контрагенту и используется исключительно в налоговом учёте.

С 1 апреля 2026 года в бланк добавлена строка 5б, что требует дополнительного внимания при заполнении. При работе с авансовыми, экспортными и корректировочными счётами‑фактурами следует строго соблюдать порядок выдачи и хранения обеих копий, чтобы избежать штрафных санкций со стороны ФНС.

Для упрощения процесса рекомендуется использовать современные сервисы электронного документооборота (Диадок, СБИС, Контур.Экстерн), которые автоматизируют создание, подпись и передачу двух экземпляров СФ, а также обеспечивают надёжное архивирование.

Дата публикации: