В 2021 году работодатели, принимающие иностранных граждан на работу, обязаны были уведомлять территориальные подразделения УФМС России (сейчас, ГУВМ МВД России) о заключении или расторжении трудовых договоров с иностранцами. Для упрощения этой процедуры были разработаны специальные программы-утилиты, которые автоматизируют заполнение форм и отправку уведомлений.
Зачем нужна программа
Использование специализированного софта позволяет:
- уменьшить количество ошибок при заполнении формы;
- сократить время на подготовку и отправку документов;
- избежать штрафов за нарушение сроков уведомления (в 2021 году — до 1 млн рублей);
- создать электронный архив отправленных уведомлений.
Основные требования к программе в 2021 году
| Параметр | Требование |
|---|---|
| Формат экспорта | XML схемы 2.3 (утверждены ) |
| Срок подачи | Не позднее 3 рабочих дней с даты заключения договора |
| Канал передачи | Электронная подпись через оператора ЭДО или личный кабинет на гувм.мвд.рф |
Популярные программы 2021 года
3.1 «Уведомление УФМС» (версия 3.4)
- Производитель: ООО «Софт-Сервис»
- Функции:
- импорт данных из 1С:ЗУП, «Кадры Плюс»;
- автоматическая проверка ИНН/СНИЛС иностранца;
- поддержка ЭЦП «КриптоПро CSP»;
- массовая отправка до 100 уведомлений за раз.
- Цена: от 2 500 ₽ за лицензию на 1 рабочее место.
3.2 «Миграционный помощник»
Продукт компании «Такском» — интегрируется с сервисом «Такском-ЭДО» и позволяет отправлять уведомления прямо из бухгалтерской программы.
3.3 Бесплатный вариант: адаптированный шаблон Excel + конвертер XML
Для микропредприятий доступен шаблон Excel с макросами, который:
- проверяет корректность заполнения полей;
- конвертирует данные в требуемый XML;
- подсказывает, какие документы нужно приложить к уведомлению.
Скачать можно на официальном портале мвд.рф в разделе «Миграционный учет».
Пошаговая инструкция по использованию программы
Шаг 1. Загрузка и установка
Перейдите на сайт разработчика.
Скачайте дистрибутив (.exe или .msi).
Установите, следуя мастеру установки. Важно: потребуются права администратора.
Шаг 2. Настройка
- Введите ИНН и КПП организации.
- Загрузите действующий сертификат ЭЦП (формат .cer или .pfx).
- Укажите токен или ключевой носитель (если используется аппаратная ЭЦП).
Шаг 3. Заполнение формы
- Введите ФИО иностранца латиницей точно как в миграционной карте.
- Укажите номер разрешения на работу или патент.
- Проверьте дату начала договора и должность.
Шаг 4. Отправка
Нажмите кнопку «Отправить» → подтвердите ЭЦП → сохраните квитанцию в PDF.
Статус доставки можно отслеживать в личном кабинете на сайте ГУВМ МВД.
Проблемы и их решения
| Ошибка | Причина | Решение |
|---|---|---|
| «Инн не найден» | Иностранец впервые устраивается или не стоял на миграционном учете | Заполнить вручную и приложить скан трудового договора |
| «Сертификат просрочен» | ЭЦП закончилась | Обновить ключ в Удостоверяющем центре |
| «XML не прошел валидацию» | Неверная кодировка (не UTF-8) | Открыть файл в Notepad++, изменить кодировку и сохранить |
Краткий FAQ
Нужно ли уведомлять при продлении договора?
Нет. Простое продление не считается новым заключением. Однако если договор расторгнут и сразу же заключён повторно — уведомление обе стороны обязаны подать.
Можно ли отправить в бумаге?
В 2021 году бумажный вариант допускался только при отсутствии ЭЦП и только через МФЦ, но сроки увеличивались до 7 дней. Сейчас только электронка.
Использование специализированной программы для заполнения уведомлений в УФМС (ГУВМ МВД) позволяет компаниям избежать штрафов, экономит время бухгалтера и повышает точность данных. Начиная с 2022 года формат XML обновился до версии 2.4, но большинство описанных решений уже поддерживают актуальные стандарты.
Совет: не откладывайте отправку на последний день, система ГУВМ может быть перегружена, и документы не пройдут в срок.