Зачем нужно уведомление

Трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. При увольнении работодатель обязан выдать её в день последнего рабочего дня (ст. 84.1 ТК РФ). Если сотрудник отсутствует или отказывается получить документ лично, работнику направляется письменное уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на пересылку.

Требования к уведомлению

• Форма: строго письменная на фирменном бланке организации.
• Способ отправки:
  1. Лично вручить под роспись;
  2. Отправить заказное письмо с уведомлением о вручении;
  3. Направить курьером или экспресс-доставкой с фиксацией даты получения.
• Содержание: указать, что трудовая книжка готова к выдаче, дату её готовности, место получения и контактные данцы отдела кадров.

Шаги работодателя

Фиксация факта невозможности выдать в день увольнения

Составьте акт о невыдаче трудовой книжки, подписанный двумя свидетелями и представителем кадровой службы. Укажите причину (отсутствие сотрудника, отказ от подписи и т. д.).

Подготовка уведомления

Используйте утверждённый шаблон (пример ниже). Важно: в тексте обязательно укажите дату, с которой начинается хранение трудовой книжки, и сроки, в течение которых работник должен явиться.

Отправка и учёт

• Зарегистрируйте исходящий номер документа в журнале исходящей корреспонденции;
• Сохраните квитанцию о вручении или уведомление о вручении заказного письма;
• Если через 14 дней после получения уведомления работник не пришёл — передавайте трудовую книжку в архив Государственного фонда социального страхования (см. Постановление Правительства РФ № 225 от г.).

Образец уведомления

ООО «ПРИМЕР»
ИНН 7701234567, 123456, г. Москва, ул. Северная, д. 10

УВЕДОМЛЕНИЕ
о необходимости явиться за трудовой книжкой

Уважаемый(ая) [Ф. И. О.]!

В соответствии со ст. 84.1 Трудового кодекса РФ сообщаем, что
трудовая книжка № [номер] на Ваше имя готова к выдаче с «__»_______ 20__ г.
и находится в отделе кадров по адресу: г. Москва, ул. Северная, д. 10, каб. 304,
с 09:00 до 18:00 (перерыв 13:00–14:00).

Просим Вас в течение 14 календарных дней с даты получения настоящего
уведомления лично явиться за документом или предоставить письменное
согласие на пересылку трудовой книжки по указанному Вами адресу.

В случае неявки и отсутствия согласия на пересылку, трудовая книжка
будет направлена в архив Госфонда социального страхования РФ
по месту Вашего последнего места работы.


С уважением,
[подпись] [Ф. И. О. руководителя]
[должность] [дата]

Что запрещено делать

• Нельзя передавать трудовую книжку через бывших коллег работника (письмо Минтруда России от № 14-2/ООГ-7143).
• Нельзя хранить трудовую книжку более 3 лет после увольнения без направления в архив.
• Нельзя отказывать в копии трудовой книжки, если сотрудник её запрашивает (ст. 62 ТК РФ): копия выдаётся не позднее 3 рабочих дней со дня обращения.

Ответственность работодателя

За несвоевременную выдачу трудовой книжки предусмотрены:

1. Административный штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (должностное лицо — от 1 000 до 5 000 ₽, юр. лицо — от 30 000 до 50 000 ₽).
2. Компенсация за задержку выдачи, средний заработок за каждый день просрочки (ст. 234 ТК РФ).
3. Моральный вред — взыскивается по решению суда при подтверждении ущерба репутации.

Соблюдайте порядок уведомления, фиксируйте все действия документально и не передавайте трудовые книжки третьим лицам. Это защитит компанию от штрафов и судебных споров, а работника — от потери документа и стажа.