Дата актуальности: 19 апреля 2026 г․
Что такое «ДСП» и зачем проставлять номер экземпляра?
Аббревиатура «ДСП» расшифровывается как «Для служебного пользования»․ Это гриф ограничения доступа, который применяется к документам, содержащим сведения, не подлежащие свободному распространению, но не отнесённые к государственной тайне․
Основная цель проставления грифа и номера экземпляра — точный учёт каждого распространяемого документа, предотвращение утечки информации и обеспечение возможности последующего аудита․
Нормативная база
- Постановление Правительства РФ от № 2052 — «Правила обращения со сведениями, составляющими служебную тайну в области обороны»․
- Постановление Правительства РФ от № 1233 — общие правила работы со служебной информацией ограниченного распространения․
- ГОСТ Р 7․0․97-2016 — национальный стандарт по делопроизводству и документационному обеспечению․
- Приказ Минобороны РФ № 22 от — Перечень сведений, относимых к служебной тайне в области обороны․
Как проставляется пометка «ДСП» и номер экземпляра
Расположение на листе
На первой странице документа в правом верхнем углу размещается следующая информация:
Для служебного пользования Пункт №__ Перечня (утверждённого ___) Экз․ №__ из __
Пример оформления
Пример 1:
Для служебного пользования Пункт 4․2 Перечня, утв․ приказом Минобороны РФ № 22 от Экз․ №3 из 5
«Фонарик» на обороте последнего листа
На оборотной стороне последнего листа делается специальная отметка (в народе — «фонарик»):
Отпечатано: 5 экз․ Исполнитель: Иванов И․И․ Распечатал: Сидорова О․П․ Дата печати: Носитель: Электронная версия, файл № 3/2026
Особенности для документов в области обороны (Правила № 2052)
Перекрёстная идентификация
Если к документу ДСП прилагается сопроводительное письмо, то:
- Гриф «ДСП» и номер экземпляра обязательно проставляются и на письме․
- Ссылка в письме указывает на тот же пункт Перечня сведений, что и в основном документе․
- Номер экземпляра у письма — свой: «Экз․ №1 из 2», даже если основной документ «Экз․ №3 из 5»․
Регистрация
К индексу документа добавляется постфикс «-ДСП», например:
Вход․ № 12-ДСП/2026
Копирование и учёт экземпляров
Создание копий
Копии документа ДСП разрешаеться делать только после письменного разрешения руководителя организации, получившей документ․ При этом:
- На каждой копии проставляется новый номер экземпляра и делается отметка «Копия»․
- «Фонарик» на копии содержит ссылку на оригинал и фамилию ответственного за копирование․
Учёт в журнале
Документы ДСП учитываются:
- в отдельном журнале (рекомендуется);
- в общем журнале, но с обязательной графой «ДСП»․
Типичные ошибки и как их избежать
| Ошибка | Правильное решение |
|---|---|
| Номер экземпляра ставится только на титульном листе | Прописывать номер на каждой странице штампом или в колонтитуле |
| На сопроводительном письме не ставится гриф ДСП | Гриф ставится обязательно, так как письмо неразрывно связано с ограниченным документом |
| На обороте ставят дополнительный учетный номер | «Фонарик» — это описательная отметка, не нужно путать её с регистрационным номером |
Пошаговый алгоритм для специалиста
- Определить, подпадают ли сведения под категорию ДСП по соответствующему Перечню․
- Утвердить документ у руководителя, получить подпись․
- На первой странице в правом верхнем углу проставить гриф «ДСП» с номером экземпляра․
- Распечатать необходимое количество экземпляров․
- На обороте последнего листа оформить «фонарик»․
- Зарегистрировать документ в журнале учета с пометкой «ДСП»․
- Разослать экземпляры с учётом правил перекрёстной идентификации․
Корректное проставление пометки ДСП и номера экземпляра, это не формальность, а юридически значимое действие, которое защищает организацию от утечки служебной информации, обеспечивает возможность контроля и соблюдение требований законодательства․
Проверьте сегодня: все ли документы ДСП в вашей организации оформлены согласно Постановлению № 2052 и Постановлению № 1233?