Внутренний и внешний поиск информации у осведомлённых лиц – один из ключевых элементов любой аудиторской или исследовательской работы. Правильный подход к получению сведений от людей, обладающих необходимыми знаниями, повышает достоверность выводов, снижает риск ошибок и укрепляет доверие к результатам.
Что подразумевается под поиском информации у осведомлённых лиц?
Это процесс систематического выявления, обращения и получения сведений от тех, кто обладает:
- практическим опытом выполнения определённых процессов;
- доступом к внутренним документам, системам и данным;
- знанием рыночных условий, отраслевых тенденций и нормативных требований;
- способностью оценить достоверность и полноту предоставляемой информации.
Такие лица могут находиться как внутри аудируемой организации (сотрудники, менеджмент, специалисты), так и за её пределами (поставщики, клиенты, эксперты‑консультанты, регуляторы).
Цели и задачи поиска информации у осведомлённых лиц
Основные цели включают:
- Подтверждение фактов – проверка достоверности полученных от организации данных.
- Выявление скрытых рисков – получение сведений, которые могут не быть отражены в официальных документах.
- Оценка эффективности контролей – понимание, как работают процессы на практике.
- Сбор контекстной информации – получение отраслевых и рыночных данных, влияющих на результаты аудита.
- Подготовка рекомендаций – формирование практических рекомендаций на основе реального опыта.
Этапы процесса получения информации у осведомлённых лиц
3.1 Планирование
На этом этапе формируется стратегия взаимодействия:
- Определение целей интервью/опроса;
- Выбор методики (личное интервью, телефонный звонок, видеоконференция, письменный запрос);
- Согласование графика и формата с аудируемой стороной.
3.2 Идентификация осведомлённых лиц
Для эффективного поиска необходимо составить список потенциальных источников:
- Внутренние сотрудники:
- Руководители подразделений;
- Специалисты, отвечающие за ключевые процессы;
- Сотрудники, работающие с критическими системами.
- Внешние лица:
- Поставщики и субподрядчики;
- Клиенты и конечные пользователи продукции/услуг;
- Эксперты‑консультанты и отраслевые аналитики;
- Регуляторы и представители государственных органов.
3.3 Выбор и подготовка вопросов
Вопросы должны быть:
- Конкретными и открытыми (для получения развернутых ответов);
- Соответствующими цели аудита;
- Сформулированными без предположений, чтобы не влиять на ответы.
3.4 Проведение интервью/опроса
Ключевые рекомендации:
- Создание доверительной атмосферы – объясните цель беседы, гарантируйте конфиденциальность;
- Активное слушание – фиксируйте детали, задавайте уточняющие вопросы.
- Запись и протоколирование – используйте аудиозапись (с согласия) и делайте письменные протоколы.
- Контроль времени – соблюдайте запланированную продолжительность, но не торопитесь.
3.5 Анализ и верификация полученных данных
Полученная информация сравнивается с документальными источниками, аналитическими данными и другими интервью. При расхождениях необходимо:
- Провести дополнительный запрос к другим осведомлённым лицам;
- Обратиться к независимым источникам (например, публичным реестрам).
3.6 Документирование
Все результаты фиксируются в аудиторском рабочем документе:
- Протоколы интервью (с указанием даты, места, участников);
- Сводные таблицы с ответами и оценкой их достоверности;
Правовые и этические аспекты
При работе с осведомлёнными лицами необходимо учитывать:
- Конфиденциальность – соблюдение внутренних политик и законодательства о защите персональных данных.
- Согласие – получение письменного или электронного согласия на сбор и обработку информации.
- Независимость – исключение влияния личных интересов или конфликтов интересов.
- Точность – обязательство не искажать полученные ответы и не использовать их вне рамок аудита.
Риски и сложности
Основные риски включают:
- Неполнота или предвзятость информации – некоторые лица могут скрывать детали.
- Языковой и культурный барьеры – особенно при работе с внешними участниками.
- Трудности доступа – ограниченный доступ к ключевым специалистам.
- Юридические ограничения – запрет на раскрытие определённых данных.
Для минимизации рисков рекомендуется:
- Планировать несколько точек контакта;
- Сочетать интервью с документальными проверками;
- Привлекать независимых экспертов для верификации спорных вопросов.
Лучшие практики (best practices)
- Составление карты заинтересованных сторон – визуализируйте всех потенциальных источников информации.
- Использование «треугольника доказательств» – сочетайте интервью, документы и наблюдения.
- Регулярное обновление списка вопросов – адаптируйте их по мере получения новых данных.
- Обучение интервьюеров – умение задавать вопросы без навязывания мнения.
- Контроль качества – проводите внутренний аудит процесса сбора информации.
Поиск информации у осведомлённых лиц, как внутри, так и за пределами аудируемой организации, является фундаментальной частью любой проверочной или исследовательской деятельности. При правильном подходе он позволяет:
- Обеспечить полноту и достоверность получаемых данных;
- Выявить скрытые риски и возможности для улучшения;
- Сформировать объективные выводы, подкреплённые реальными фактами.
Соблюдение правовых норм, этических принципов и систематическое применение лучших практик гарантируют, что процесс будет эффективным, прозрачным и надёжным.
Автор статьи: профессиональный аудитор и консультант по управлению рисками.