Важно знать: с 2016 года законодательство РФ освободило организации и ИП от обязательного проставления печати на любых документах, включая уведомление о сокращении штата․ Тем не менее, на практике возникают вопросы: что делать, если печать всё-таки имеется? Как быть, если локальные акты компании требуют печать? И каковы последствия отсутствия печати на уведомлении? Ниже разберёмся по пунктам․

Нормативная база

Согласно статье 2 Федерального закона от № 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», а также постановлению Правительства РФ № 1567 от , юридические лица и индивидуальные предприниматели могут не использовать печати и штампы, если иное не предусмотрено законом или учредительными документами․

Когда печать не требуется

• Если в Уставе ООО/АО или в локальных актах компании отсутствует указание об обязательном использовании печати на официальных документах․
• Если уведомление подписано руководителем или уполномоченным лицом и содержит все обязательные реквизиты (ст․ 180 ТК РФ): дата, причина сокращения, срок уведомления, сведения о вакансиях, подписи сторон․

Когда печать может потребоваться

1. Устав компании прямо обязывает проставлять печать на всех официальных документах․
2. Внутренний регламент (например, «Положение о делопроизводстве») требует сквозную нумерацию и скрепление документов печатью․
3. При соглашении сторон: если работник настаивает на получении «печатного» экземпляра, желательно выполнить требование, составив акт об отказе в противном случае․

Пошаговая инструкция: как оформить уведомление без печати

Шаг 1․ Подготовьте два идентичных экземпляра

Один останется у сотрудника, второй — в кадровом отделе․

Шаг 2․ Добавьте обязательные реквизиты

• Наименование организации, ИНН, ОГРН․
• Ф․И․О․ работника, его должность, структурное подразделение․
• Дата и номер приказа о сокращении․
• Дата расторжения трудового договора (не раньше чем через 2 месяца)․
• Перечень вакансий, которые могут быть предложены работнику․
• Ссылку на ст․ 180 ТК РФ и ст․ 25 Закона «О занятости населения»․

Шаг 3․ Подписание без печати

Уведомление подписывает:

• Сотрудник кадровой службы (или руководитель), от имени работодателя․
• Сам работник, с указанием даты ознакомления․

Важно: если сотрудник отказывается подписывать, составляется акт об отказе в присутствии двух свидетелей․

Шаг 4․ Хранение

Один экземпляр передаётся в личное дело и хранится не менее 75 лет, согласно Перечню типовых управленческих документов, утв․ Росархивом № 84․

Риски при отсутствии печати

Что говорят суды

В Обзоре судебной практики Верховного Суда РФ за 2025 год (утв․ ) прямо указано: отсутствие печати на уведомлении не является основанием для признания увольнения незаконным, если документ подписан уполномоченным лицом и работник своевременно ознакомлен․

Чек-лист для HR-специалиста

1. Проверьте Устав и локальные акты на предмет обязательности печати․
2. Сформируйте уведомление по актуальному шаблону 2026 года․
3. Получите подпись работника или составьте акт об отказе․
4. Прикрепите к личному делу и заполните журнал учёта уведомлений․
5. Храните документы согласно архивному регламенту․

В 2026 году печать на уведомлении о сокращении сотрудника не обязательна для большинства компаний․ Главное — соблюсти процедуру уведомления, зафиксировать факт ознакомления и хранить документы в установленный срок․ Лишь при наличии внутренних требований или специфики бизнеса печать может быть использована как дополнительное подтверждение подлинности․