Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Цель статьи – дать полное руководство по подготовке и оформлению отчёта о прохождении практики в тендерном отделе‚ показать‚ какие разделы обязательно должны быть включены‚ какие KPI используют‚ а также предоставить готовый шаблон и чек‑лист.

Зачем нужен отчёт по практике?

Отчёт – это документ‚ который фиксирует:

какие задачи ставились перед практикантом;
какие действия были выполнены и какие инструменты использовались;
какие результаты получены и как они соотносятся с целями отдела;
выводы‚ рекомендации и план дальнейшего развития.

Для университета такой отчёт подтверждает освоение профессиональных компетенций‚ а для работодателя – демонстрирует эффективность внедрения новых сотрудников.

Структура отчёта

Оптимальная структура (по рекомендациям АКАМ и практикам крупнейших компаний) выглядит следующим образом:

Титульный лист
Содержание
Вводная часть
- Краткое описание организации‚ её позиции на рынке;
- Структура тендерного отдела (кол-во сотрудников‚ роли‚ подчинённые процессы).
Цели и задачи практики
Ход выполнения работы
- Описание бизнес‑процесса «Передача сделки в тендерный отдел»;
- Пошаговый алгоритм заполнения тендерной заявки (даты‚ комментарии‚ документы);
- Работа с CRM‑системой (пример: Salesforce‚ Bitrix24).
Результаты и KPI
Анализ и выводы
Рекомендации по улучшению процесса
Приложения (скриншоты‚ шаблоны‚ чек‑лист).

Содержание ключевых разделов

3.1 Титульный лист

Элемент	Пример заполнения
Дата
Ф.И.О. студента	Иванов Иван Сергеевич
Наименование организации	ООО «Тендер‑Про»
Курс / Специальность	Менеджмент‚ 4‑й курс
Руководитель практики (вуз)	Петров П.П.‚ доцент
Руководитель практики (компания)	Смирнова А.А.‚ руководитель тендерного отдела

3.2 Вводная часть

В этом разделе необходимо дать общее представление о компании и о месте тендерного отдела в её структуре.

Отрасль: производство электрооборудования.
Год основания: 2008 г.
Объём продаж 2025 г.: 1‚2 млн USD.
Структура отдела: 1 руководитель‚ 4 менеджера по тендерам‚ 2 аналитика‚ 1 специалист по юридическому сопровождению.

3.3 Цели и задачи практики

Пример формулировки:

Освоить процесс передачи сделки в тендерный отдел без создания подчинённых процессов (по методологии АКАМ).
Научиться формировать и фиксировать информацию о тендере в CRM (даты подачи‚ комментарии‚ сопроводительные документы).
Изучить методику расчёта KPI тендерного отдела и научиться готовить отчёт по их выполнению.
Составить чек‑лист специалиста по тендерам и предложить улучшения.

3.4 Ход выполнения работы

В этом разделе описывается‚ как именно выполнялись задачи.

3.4.1 Передача сделки в тендерный отдел

Согласно практике АКАМ‚ процесс выглядит так:

Менеджер по продажам получает информацию от клиента о предстоящем тендере (даты‚ условия).
В CRM открывается карточка сделки и в поле «Тендер» выбирается статус «Передано в тендерный отдел».
Заполняются обязательные поля:
- Дата начала тендера;
- Дата подачи заявки;
- Контактное лицо заказчика;
- Комментарий с деталями (требования‚ ограничения).
Система автоматически генерирует задачу для менеджера тендерного отдела.

3.4.2 Сбор и анализ данных по тендерам

Для контроля эффективности используется набор KPI (см. раздел 4). Данные собираются из CRM и выгружаются в Google Таблицы/Power BI.

3.5 Результаты и KPI

Важнейшие показатели тендерного отдела:

Количество поданных заявок – общее число тендеров‚ в которых принял участие отдел.
Процент выигранных тендеров – выигранные / поданные × 100 %.
Среднее время подготовки заявки – от момента получения информации до отправки документов.
Уровень конверсии по этапам (заявка → квалификация → подача → выигрыш).
Средний доход от выигранных тендеров.

Пример расчёта:

Подано заявок: 10
Выиграно: 7
% выигрыша = (7 / 10) * 100 = 70 %

3.6 Анализ и выводы

На основе собранных данных делаем выводы:

В текущем квартале процент выигрыша составил 70 %‚ что выше целевого уровня (60 %).
Среднее время подготовки заявки сократилось с 5 до 3 дней благодаря автоматизации заполнения полей в CRM.
Наибольший доход принёс тендер № 2025‑07 (выигрыш 250 000 USD).

3.7 Рекомендации

Для дальнейшего повышения эффективности предлагается:

Внедрить шаблоны документов в CRM (автозаполнение).
Провести обучение менеджеров по работе с Google Analytics 4 для анализа источников трафика в тендерные заявки.
Разработать «чек‑лист специалиста по тендерам» (см. раздел 5).
Установить автоматическую рассылку отчётов KPI руководителю отдела каждую пятницу.

KPI тендерного отдела – как их рассчитывать и представлять

Ниже – таблица с типовыми метриками и формулами расчёта:

Метрика	Формула	Целевое значение
Кол‑во поданных заявок	Σ заявок за период	≥ 12 в квартал
Процент выигранных тендеров	(Выигранные / Поданные) × 100 %	≥ 65 %
Среднее время подготовки заявки	Σ (Дата подачи – Дата получения ТЗ) / Кол‑во заявок	≤ 3 дня
Средний доход от выигрыша	Σ доходов / Выигранные заявки	≥ 200 000 USD

Чек‑лист специалиста по тендерам (полное руководство)

Чек‑лист помогает систематизировать работу и избежать упущений.

Получение ТЗ от клиента
- Проверить наличие всех обязательных документов (техническое задание‚ финансовые условия).
- Согласовать сроки подачи.
Регистрация сделки в CRM
- Выбрать статус «Тендер – в работе».
- Заполнить даты: старт тендера‚ дедлайн подачи‚ дату оценки результатов.
- Прикрепить файлы (скан ТЗ‚ сертификаты).
Подготовка коммерческого предложения
- Актуализировать цены в соответствии с последним прайс‑листом.
- Проверить юридическую часть (условия поставки‚ гарантийные обязательства).
Отправка заявки
- Убедиться‚ что отправлен документ в указанный формат (PDF‚ XML).
- Сохранить подтверждение отправки (e‑mail‚ скриншот).
Контроль статуса
- Отслеживать ответы заказчика.
- Обновлять статус в CRM («Ожидание»‚ «Выигрыш»‚ «Проигрыш»).
Анализ результатов
- Заполнить аналитический блок: причины выигрыша/проигрыша.
- Внести данные в KPI‑отчёт.

Пример шаблона отчёта (Word/Google Docs)

Ниже – готовый шаблон‚ который можно скопировать в любой текстовый редактор.

--------------------------------------------------------------
 ОТЧЁТ ПО ПРАКТИКЕ
 МЕНЕДЖЕРА ТЕНДЕРНОГО ОТДЕЛА
--------------------------------------------------------------
Титульный лист
 Ф.И.О. студента: ______________________
 Организация: __________________________
 Руководитель практики (университет): ___________________
 Руководитель практики (компания): ____________________

Содержание

Вводная часть
 3.1 О компании
 3.2 Структура тендерного отдела
Цели и задачи практики
 • ...

Ход выполнения работы
 5.1 Процесс передачи сделки
 5.2 Сбор данных и подготовка заявок

Результаты и KPI
 KPI | План | Факт | Отклонение
 ----|------|------|-----------
 Кол-во заявок | 12 | 10 | -2
 % выигрыша | 65%| 70% | +5%
 ...

Анализ и выводы
 • ...

Рекомендации
 • ...

Приложения
 • Скриншоты CRM
 • Чек‑лист специалиста
 • Таблица KPI
--------------------------------------------------------------

Как оформить и отправить отчёт

Сохранить документ в формате PDF (для официальных представлений) и в DOCX (для редактирования).
Приложить к письму:
- Титульный лист;
- Таблицу KPI (с графиками‚ если возможно);
- Чек‑лист в виде отдельного файла.
Отправить на электронные адреса:
- Руководитель практики (университет);
- Руководитель тендерного отдела;
- Копию – себе.
Сохранить копию в корпоративном облаке (Google Drive‚ SharePoint) для будущего аудита.

Полезные подсказки при написании отчёта

Пишите в прошедшем времени – фиксируете уже выполненные действия.
Используйте цифры и проценты – они делают выводы объективными.
Не перегружайте текст таблицами – размещайте только ключевые показатели.
Приводите примеры конкретных тендеров (номер‚ клиент‚ сумма) – повышает достоверность.
Проверяйте орфографию и терминологию – в официальных документах это критично.

Отчёт по практике менеджера тендерного отдела – это не просто формальность‚ а важный инструмент‚ позволяющий оценить эффективность работы отдела‚ выявить узкие места и предложить пути их устранения. При правильном подходе к структуре‚ наполнению KPI и использованию чек‑листа специалист получит ценный опыт‚ а компания – полезный аналитический материал для дальнейшего роста.

Помните: чётко фиксируйте каждое действие‚ подкрепляйте его цифрами и не забывайте про рекомендации – так ваш отчёт будет полезен как вам‚ так и вашему будущему работодателю.

Дата публикации: