Что такое расходный ордер на выдачу заработной платы
Расходный ордер на выдачу зарплаты по ведомости — это первичный бухгалтерский документ, который оформляется на основании расчётно-платёжной ведомости и подтверждает факт выдачи наличных денежных средств сотрудникам организации.
Он нужен для того, чтобы:
- документировать факт выплаты заработной платы;
- обосновать списание денег из кассы;
- свести воедино все подписи получателей;
- предоставить налоговой и бухгалтерской отчётности подтверждающий документ.
Форма расходного ордера
С 2021 года вместо устаревшей формы КО-2 используется унифицированная форма № 0504503 (утверждена приказом Минфина РФ от № 52н). Однако многие бухгалтерские программы по-прежнему печатают форму КО-2, что допустимо при условии, что она содержит обязательные реквизиты.
Полные реквизиты расходного ордера:
- Наименование организации.
- Структурное подразделение.
- Дата составления.
- Номер расходного ордера.
- Дебет счёта (70 «Расчёты с персоналом по оплате труда»).
- Кредит счёта (50 «Касса»).
- Сумма прописью и цифрами.
- ФИО кассира и главного бухгалтера;
- Подпись руководителя.
- Печать (при наличии).
Пошаговая инструкция по заполнению расходного ордера на зарплату
Шаг 1; Заголовок документа
Укажите полное наименование организации и структурное подразделение (если выплата идёт из обособленного подразделения). Пример:
Общество с ограниченной ответственностью «Альфа-Сервис»
Центральный офис
Шаг 2. Дата и номер
В правом верхнем углу проставьте:
- дату составления (совпадает с датой выдачи зарплаты);
- номер расходного ордера (обычно формат: РО-номер/месяц/год, например, РО-).
Шаг 3. Содержание операции
В строке «Выдать» пишем:
«Выдать заработную плату за март 2026 г. по расчётно-платёжной ведомости № 3/2026 от »
Шаг 4. Сумма
Прописью: Пятьсот двадцать тысяч рублей 00 копеек
Цифрами: 520 000,00
Если сумма округлена до рублей без копеек, в копейках ставим «00».
Шаг 5. Корреспонденция счетов
| Дебет | Кредит | Сумма |
|---|---|---|
| 70 | 50 | 520 000,00 |
Шаг 6. Подписи
- Руководитель — подпись и расшифровка (Иванов А.П.).
- Главный бухгалтер, подпись и расшифровка (Сидорова Л.М.).
- Кассир — подпись и расшифровка (Петрова Н.В.).
Образец (фрагмент)
Расходный ордер № РО- от «05» апреля 2026 г. ООО «Альфа-Сервис» Центральный офис Выдать: заработную плату за март 2026 г. по расчётно-платёжной ведомости № 3/2026 от Сумма: Пятьсот двадцать тысяч рублей 00 копеек 520 000,00 Дебет Кредит 70 50 520 000,00 Руководитель __________ /Иванов А.П./ Гл. бухгалтер __________ /Сидорова Л.М./ Кассир __________ /Петрова Н.В./
Как привязать расходный ордер к ведомости
- После того как все сотрудники расписались в расчётно-платёжной ведомости, кассир подсчитывает общую сумму выданных денег.
- На последнем листе ведомости кассир ставит отметку «Деньги выданы», подпись и дату.
- Номер расходного ордера проставляется в графе «Основание» ведомости.
- В журнале учёта расходных ордеров делается запись: «РО-, , 520 000,00 руб., выдача зарплаты».
Частые ошибки и советы
- Ошибка: не проставлен номер расходного ордера в ведомости.
Совет: делайте это сразу после печати документа. - Ошибка: сумма прописью написана с ошибкой.
Совет: используйте специальные онлайн-сервисы «Сумма прописью» для проверки. - Ошибка: подписи отсутствуют или стоят «факсимиле».
Совет: факсимиле и печать не допускаются; подписи должны быть живыми.
Контрольный список перед сдачей в бухгалтерию
- ✅ Сверены суммы в расходном ордере, ведомости и оборотной ведомости.
- ✅ Все сотрудники расписались в графе «Получил».
- ✅ Отсутствуют неподписанные строки (невыданные суммы оформляем отдельным депонентским ордером).
- ✅ Документы сшиты, пронумерованы и подписаны.
Грамотно оформленный расходный ордер — ключевой документ, подтверждающий законность выдачи зарплаты наличными. Следите за корректностью сумм, живыми подписями и своевременным отражением в учёте. Тогда проверки налоговой и трудинспекции будут проходить без замечаний.