Приходный кассовый ордер (ККО) – основной документ бухгалтерского учета,
фиксирующий поступление наличных денежных средств в кассу организации. От правильного
оформления ордера и соблюдения требований к количеству его экземпляров зависит
достоверность финансовой отчётности и соответствие нормативным актам.

Правовая база

Требования к количеству экземпляров приходного кассового ордера закреплены в следующих нормативных актах:

• Федеральный закон «О бухгалтерском учёте» (№ 402-ФЗ);
• Приказ Минфина России от № 169н «Об утверждении Положения о порядке ведения кассовой дисциплины»;
• Положение о бухгалтерском учёте в организации (внутренний нормативный документ).

Почему важен правильный количество экземпляров?

Термины число и количество часто используют как синонимы, однако в бухгалтерском контексте
речь идёт именно о количестве копий документа, которое должно соответствовать нормативным требованиям.
Неправильное количество экземпляров может привести к:

1. Отказу в проведении аудита;
2. Штрафам за нарушение кассовой дисциплины;
3. Потере доказательной силы документа в суде.

Стандартное количество экземпляров ККО

Согласно Приказу Минфина № 169н, в обычной практике используется три экземпляра приходного кассового ордера:

В некоторых случаях (например, при проведении крупной сделки) может потребоваться четвёртый экземпляр – для архивного хранения в отделе
документооборота организации.

Как правильно оформить каждый экземпляр?

Все три (или более) экземпляра заполняются одновременно, без пропусков и исправлений. При заполнении следует учитывать:

• Дата и номер ордера – уникальный номер, присваиваемый в хронологическом порядке.
• Получатель – ФИО или наименование организации, от которой получены средства.
• Сумма – указывается цифрами и прописью.
• Основание – договор, акт, счёт‑фактура и т.д.
• Подписи – подпись кассира, получателя и, при необходимости, руководителя подразделения.

После заполнения оригинала кассир вносит запись в кассовую книгу. Копии (2‑й и 3‑й) передаются соответственно бухгалтеру и контролирующему лицу.

Хранение и архивирование

Согласно пункту 10 Положения о кассовой дисциплине, оригиналы и копии приходных кассовых ордеров хранятся:

1. Оригиналы – в кассовом журнале до окончания финансового года, после чего в архиве организации (не менее 5 лет).
2. Копии бухгалтерского учёта – в бухгалтерском архиве (не менее 5 лет).
3. Копии для контроля – в отделе внутреннего контроля или у ревизора (не менее 3 лет).

Частые ошибки при определении количества экземпляров

Ниже перечислены типичные нарушения и способы их устранения:

• Недостаточное количество копий – добавьте недостающий экземпляр, подпишите его и разместите в соответствующем подразделении.
• Перепутанные подписи – убедитесь, что подписи кассира, получателя и контролера находятся только в своих экземплярах.
• Отсутствие номера ордера – внедрите автоматизированную систему нумерации, чтобы исключить пропуски.

Пример заполнения ордера (три экземпляра)

Приходный кассовый ордер № 2026/045 от 
Получено от: ООО «СтройИнвест» (ИНН 7701234567)
Сумма: 150 000,00 ₽ (сто пятьдесят тысяч рублей 00 копеек)
Основание: Счёт‑фактура № 12/2026 от 
Подписал: Иванов И.И. (кассир) ______________________
Принял: Петров П.П. (руководитель отдела) ______________________
 

Тот же блок заполняется в каждом из трёх экземпляров, после чего они распределяются согласно таблице в пункте 3.

Электронные формы ККО

С 2024 года в России активно внедряется электронный документооборот. При использовании электронных ККО количество «экземпляров» определяется логически:

• Оригинал – цифровой файл, подписанный электронной подписью кассира.
• Копии – автоматические реплики, направляемые в бухгалтерию и в систему контроля.

Требования к количеству копий остаются прежними, однако их физическое хранение заменяется архивированием в специализированных системах.

1. Стандартное требуемое количество экземпляров – три: оригинал, копия для бухгалтерии и копия для контроля.
2. Все экземпляры заполняются одновременно, без исправлений.
3. Соблюдение сроков хранения и правильное распределение копий гарантируют законность финансовой отчётности.
4. При переходе на электронный документооборот сохраняется требуемое количество «логических» копий.

Точное соблюдение этих правил поможет избежать штрафов, упростит ревизию и обеспечит прозрачность финансовых операций вашей организации.

Дата публикации: