Краткий ответ: при оформлении несчастного случая, подлежащего расследованию комиссией, закон требует оформить три подлинных экземпляра акта по форме Н-1. Ниже разберёмся, кто, когда и куда должен их направить, чтобы избежать штрафов и претензий со стороны ФНС, ФСС и трудовой инспекции.
Что такое акт по форме Н-1
Форма Н-1 — это единый документ, который фиксирует обстоятельства и причины несчастного случая на производстве и применяется:
- если пострадал работник по трудовому договору;
- если происшествие случилось на территории организации, в служебной поездке или на объекте, где ведуться работы подрядчика.
Акт оформляют по итогам специального расследования, проводимого комиссией работодателя совместно с представителем профсоюза (или иным уполномоченным органом работников).
Сколько экземпляров акта Н-1 требуется
Утвержденная форма Н-1 (Приложение 1 к Постановлению Минтруда РФ от № 73) содержит строгие правила о количестве экземпляров:
| № экземпляра | Кому передаётся | Назначение |
|---|---|---|
| 1-й | Организация-работодатель | Хранится в ОТК (отдел охраны труда) не менее 45 лет |
| 2-й | Филиал ФСС РФ (по месту регистрации страхователя) | Приложение к материалам для назначения страховых выплат пострадавшему |
| 3-й | Пострадавший или его законный представитель | Подтверждение факта несчастного случая в суде, комиссии по трудовым спорам и т.д. |
Пошаговый алгоритм передачи экземпляров
- Течение 3 дней со дня утверждения акта Н-1:
- Экземпляр № 1 остаётся у работодателя и регистрируется в Журнале регистрации несчастных случаев.
- Экземпляр № 2 направляется в ФСС вместе с заявлением о назначении страховых выплат (форма 4-ФСС).
- В течение 1 рабочего дня после получения акта:
- Экземпляр № 3 выдаётся пострадавшему под роспись.
Что будет, если сделать меньше трёх экземпляров
Недооценка количества экземпляров чревата:
- Штраф до 80 000 ₽ по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение требований охраны труда;
- Отказ ФСС в признании случая страховым и, как следствие, невозможность получения пособия пострадавшим;
- Проблемы в суде, если работник обратится за компенсацией морального вреда.
Важные нюансы 2026 года
Электронная передача в ФСС
С вступил в силу приказ Минтруда № 421н, позволяющий предоставлять 2-й экземпляр акта Н-1 в электронном виде через сервис «Социальный кабинет страхователя» или ЕСИА-Госуслуги. Однако бумажный экземпляр всё равно должен быть заверен подписями и печатью и храниться у работодателя.
Повторное расследование
Если после первичного акта Н-1 выявлены новые обстоятельства, комиссия обязана оформить дополнение к акту. В этом случае также подготавливаются три новых экземпляра дополнения, которые распределяются по тому же принципу.
Чек-лист для HR и специалиста по охране труда
- ☐ Проверьте, что в акте Н-1 указаны все обязательные реквизиты (дата, место, описание травмы, Ф.И.О; пострадавшего).
- ☐ Распечатайте ровно три подлинных экземпляра (копии не допускаются).
- ☐ Поставьте подписи всех членов комиссии и печать организации.
- ☐ Вручите пострадавшему экземпляр № 3 в течение суток.
- ☐ Отправьте экземпляр № 2 в ФСС лично или по почте заказным письмом с уведомлением.
- ☐ Занесите сведения в реестр несчастных случаев и отразите в отчёте СККТ (форма 7-травматизм).
Три экземпляра акта по форме Н-1 — это не «желательно», а прямое требование закона. Соблюдая эту простую норму, вы защитите компанию от штрафов, а пострадавшего, от затягивания выплат.
Если остались вопросы по заполнению формы Н-1 или срокам передачи экземпляров, обратитесь к профильному юристу по охране труда или в территориальный орган Роструда.