Зачем вообще нужно уведомлять сотрудника

Согласно статье 123 Трудового кодекса РФ работодатель обязан:

• зафиксировать даты отпуска в графике отпусков;
• письменно уведомить каждого сотрудника не позднее чем за две недели до начала отпуска;
• выплатить отпускные минимум за три календарных дня до его начала.

Если хотя бы одно из этих условий нарушено, сотрудник вправе требовать переноса отпуска, а Роструд может оштрафовать организацию на сумму до 50 000 рублей.

Шаг 1. Составляем график отпусков

Когда и кем утверждается?

График обязателен для большинства работодателей и должен быть утверждён не позднее 17 декабря предыдущего года приказом руководителя (форма N T-7). В 2026 году «крайний» день приходится на четверг, поэтому лучше подготовить документ заранее.

Что включает в себя график?

• ФИО сотрудника;
• структурное подразделение;
• должность;
• планируемый период отпуска (месяц и даты).

График согласуется с профсоюзом (если он есть) и доводится до сведения сотрудников путём ознакомления под роспись.

Шаг 2. Отправляем уведомление о начале отпуска

Сроки

Уведомление выдаётся не позднее 2-х недель до даты, указанной в графике.

Форма

Закон форму не устанавливает. На практике используют два варианта:

1. Уведомление-письмо на фирменном бланке (форма произвольная).
2. Служебная записка-приглашение, в которой сотрудник расписывается в графе «Ознакомлен(а)».

Обязательные реквизиты

• номер и дата документа;
• ФИО и должность сотрудника;
• даты начала и окончания отпуска;
• количество календарных дней отпуска;
• подпись работодателя и подпись сотрудника.

Пример текста уведомления

Общество с ограниченной ответственностью «Весна»
г. Москва, 01 апреля 2026 г.

УВЕДОМЛЕНИЕ

Уважаемая Иванова Елена Петровна!
В соответствии с утверждённым графиком отпусков на 2026 год Вам предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск с 06 мая 2026 г. по 19 мая 2026 г. включительно (14 календарных дней).

Ознакомлен(а): _______________ /Иванова Е.П./
«___» __________ 2026 г.

Шаг 3. Оформляем приказ и выплачиваем отпускные

Оформление приказа

За 3 рабочих дня до отпуска кадровик оформляет приказ по форме T-6 или T-6а (если отпуск группе лиц). Сотрудник подписывает приказ, подтверждая согласие.

Выплата отпускных

Отпускные должны поступить на карту или выдаться из кассы не позднее чем за 3 дня до начала отпуска. В расчёт включаются календарные выходные и праздники, если они попадают в период отпуска.

Шаг 4. Что делать, если сотрудник хочет перенести отпуск

Если у работника внезапно изменились обстоятельства (больничный, семейные причины), он может написать заявление о переносе отпуска.

Как заполнить заявление о переносе отпуска в 2026 году

• Укажите причину переноса.
• Укажите новые даты отпуска.
• Приложите документы-подтверждение (справка, лист нетрудоспособности).

Скачать актуальный бланк можно на сайте rost.ru или в личном кабинете сервиса «Госуслуги» для юридических лиц.

1. График отпусков утверждён до 17 декабря 2025 г. — подпись руководителя есть.
2. Каждый сотрудник ознакомлен с графиком под роспись.
3. Уведомления о начале отпуска разосланы не позднее 14 календарных дней до отпуска.
4. Приказ (T-6/T-6а) подписан за 3 дня до отпуска.
5. Отпускные выплачены за 3 дня до отпуска (включая выходные).
6. Все документы хранятся в личном деле сотрудника не менее 5 лет.

Часто задаваемые вопросы