Электронная трудовая книжка (ЭТК) полностью пришла на смену бумажному формату к 1 января 2026 года. Теперь при трудоустройстве ни работнику, ни кадровику не нужно доставать бумажный экземпляр — всё ведётся в защищённой базе Социального фонда России (СФР). Ниже разберёмся, как пошагово оформляется приём на работу по ЭТК: от подготовки документов до первой записи в системе.

Что такое ЭТК и почему она важна при приёме на работу

Электронная трудовая книжка, это цифровой аналог бумажной трудовой, в котором последовательно фиксируются:

• сведения о приёме, переводах, увольнении;
• награды и поощрения;
• должности, организация, дата приказа.

Все данные защищены криптографией и хранятся в распределённом реестре СФР. Работодатель, не дожидаясь бумажной «книжки», сразу видит актуальный трудовой стаж и может оформить нового сотрудника без риска потерять документы.

Проверяем готовность работника к трудоустройству

Для граждан, впервые устраивающихся на работу

1. Такой работник автоматически получает ЭТК. Бумажной книжки у него никогда не было.
2. Нужно подать заявление о приёме через личный кабинет на Госуслугах или СФР.

Для тех, кто раньше имел бумажную трудовую

1. Убедитесь, что работник подал заявление о переходе на ЭТК (или раньше уже отказался от бумажного формата).
2. Если человек хочет оставить бумажную книжку, вы продолжаете вносить записи в неё, но дополнительно всё равно фиксируете данные в СФР (форма СЗВ-ТД).

Пошаговая инструкция для работодателя

Шаг 1. Проверка сведений о стаже через СФР

Зайдите в кабинет страхователя на сайте es;pfrf.ru или через «Контур.Экстерн»/«1С-Отчётность»:

• Выберите раздел «Выписка из ЭТК».
• Введите СНИЛС, ФИО, дату рождения.
• Скачайте XML-файл с историей трудовой деятельности.

Шаг 2. Оформляем приказ о приёме

Оформите приказ по форме № Т-1 (или внутренней форме). Укажите:

• структурное подразделение;
• должность, тарифную категорию;
• условия оплаты труда.

Шаг 3. Формируем XML-файл СЗВ-ТД

С 2023 года для записи в ЭТК используется форма СЗВ-ТД:

1. В специализированной программе (например, СБиС++, 1С-ЗУП) выберите тип операции «Приём».
2. Заполните:
   • дату приёка;
   • вид работы (основная/совместительство);
   • вид трудового договора (срочный/бессрочный);
   • код профессии ОКПДТР.
3. Сформируйте XML-файл и подпишите электронной подписью (КЭП).

Шаг 4. Отправляем данные в СФР

Загрузите файл через:

• интерфейс СФР;
• оператора электронного документооборота (ОЭД);
• Госуслуги (для микропредприятий).

Система в течение 1–2 рабочих дней вернёт квитанцию об успешной загрузке.

Шаг 5. Уведомляем работника

Выпустите электронный акт приёма, который автоматически:

• отправляется в личный кабинет работника на Госуслугах;
• публикуется в его ЭТК (появляется запись «Принят на работу…»).

Что делать, если нужно внести исправления

Допустим, вы ошиблись в дате приёма:

1. Сформируйте уточняющий СЗВ-ТД с кодом операции «Исправление».
2. Укажите номер и дату первоначального СЗВ-ТД.
3. Отправьте файл в СФР.

Система перезапишет данные, а работник увидит изменения в личном кабинете.

Где работник может посмотреть свою ЭТК

• Госуслуги → «Пенсии, пособия и льготы» → «Сведения о трудовой деятельности»;
• Личный кабинет СФР (lk.sfrf.ru)
• Мои документы» → «Электронная трудовая книжка» в мобильном приложении Госуслуг.

Частые ошибки при оформлении ЭТК и как их избежать

Краткий чек-лист для кадровика

1. получен и проверен XML из СФР — ✔
2. оформлен и подписан приказ о приёме — ✔
3. сформирован корректный СЗВ-ТД — ✔
4. файл отправлен в СФР и получена квитанция — ✔
5. работник уведомлён через Госуслуги — ✔

В 2026 году трудоустройство по электронной трудовой книжке стало максимально прозрачным и быстрым: работодатель не тратит время на заполнение бумажных страниц, а работник всегда в курсе актуального стажа. Главное, соблюдать алгоритм: проверить стаж в СФР, оформить приказ, подготовить СЗВ-ТД, отправить файл и уведомить сотрудника. Тогда процесс приёма займёт не более 15 минут, а данные будут надёжно защищены в государственной системе.

Обновлено: 19 апреля 2026 года