Работодатель, заключивший трудовой или гражданско-правовой договор с иностранцем, обязан в трёхдневный срок уведомить МВД. Проще всего это сделать онлайн через портал Госуслуги. Ниже ‒ подробная пошаговая инструкция, сроки, перечень документов и типичные ошибки.
Зачем вообще нужно уведомление
Без своевременного уведомления:
- штраф для организации – до 1 000 000 ₽;
- штраф для должностного лица – до 100 000 ₽;
- вплоть до приостановки деятельности компании на 90 суток.
Уведомление подаётся в течение 3 рабочих дней со дня фактического допущения иностранца к работе (не со дня подписания договора!).
Кто именно обязан подать
- Работодатель – юрлицо (ООО, АО, ИП, филиал).
- Заказчик работ/услуг, если договор ГПХ.
- Частное лицо, нанимающее иностранного няню, водителя и т.д.
Документы, которые потребуются
| Документ | Откуда брать | Что указывать |
|---|---|---|
| Паспорт/документ иностранца | Предоставляет сам работник | Серия, номер, кем и когда выдан, срок действия |
| Миграционная карта | Та же | № и дата въезда |
| Виза или разрешение на работу/патент | Та же | № и срок действия |
| Трудовой/ГПХ договор | Оформляет работодатель | Дата и номер договора, должность, адрес работы |
| СНИЛС иностранца | При наличии | Если нет – ставим прочерк |
| Реквизиты компании | Учредительные документы | ИНН, ОГРН, КПП, юр. адрес |
Пошаговая инструкция на Госуслугах
Шаг 0. Подготовьтесь
- Убедитесь, что у вас есть квалифицированная электронная подпись (КЭП) руководителя или доверенного лица.
- Зарегистрируйтесь на gosuslugi.ru и подтвердите аккаунт.
Шаг 1. Вход в сервис
Госуслуги → Категории → Бизнес → Миграционный учёт → Уведомление о заключении трудового договора с иностранным гражданином.
Шаг 2. Заполнение формы
- Выберите территориальное подразделение МВД (район регистрации юрлица или фактического места работы иностранца).
- Укажите тип иностранца:
- Виза-мигрант (в т.ч. ВКС);
- Безвизовый (на патенте, ЕАЭС, вынужденный переселенец);
- Беженец/ВПЛ.
- Введите персональные данные иностранца, как в паспорте (кириллица + латиница).
- Прикрепите сканы документов в формате PDF или JPG, размер каждого файла ≤ 5 МБ.
Шаг 3. Электронная подпись
Нажмите «Подписать и отправить», введите пароль КЭП. Система создаст XML-файл уведомления и автоматически направит его в МВД.
Шаг 4. Контроль статуса
В личном кабинете Госуслуг отображается статус: «Принято», «Отказано» или «На доработке». Обычно проверка занимает 1 рабочий день.
Как выглядит ответ МВД
- Квитанция № 4 – это и есть официальное подтверждение, что уведомление внесено в реестр. Сохраните PDF и распечатайте для кадров.
- В случае отказа в течение 24 ч приходит мотивированное письмо с указанием на ошибки.
Типовые ошибки и как их избежать
| Ошибка | Почему возникает | Как исправить |
|---|---|---|
| Неверный срок визы/патента | Копируют дату въезда вместо окончания разрешения | Сверьте дату в миграционной карте и разрешении |
| Не совпадает адрес работы | Указали юр. адрес, а человек работает на удалёнке/филиале | Указывайте фактический адрес объекта |
| КЭП просрочена | Забыли продлить сертификат | Проверьте дату окончания в личном кабинете КЭП |
Что делать, если просрочили срок
Если 3 рабочих дня уже прошли:
- Всё равно подайте уведомление онлайн – штраф будет, но меньше, чем при полном неуведомлении.
- Дополнительно направьте объяснительную записку в МВД с указанием уважительных причин (болезнь, технический сбой, ошибка нового кадровика).
- Готовьтесь к административному делу: штраф 35 000 – 50 000 ₽ для юрлица + 2 000 – 5 000 ₽ для кадровика.
Частые вопросы
Можно ли подать уведомление задним числом?
Нет, дата подачи фиксируется автоматически системой.
Нужно ли уведомлять, если иностранец работает удалённо из другой страны?
Нет, если он не находится на территории РФ.
Что меняется при приёме гражданина ЕАЭС (Беларусь, Казахстан, Киргизия, Армения)?
У них не требуется патент/разрешение на работу, но уведомление всё равно подаётся в трёхдневный срок – в графе «Основание для работы» выбирайте «Гражданин ЕАЭС».
- ☐ Договор подписан (дата Х).
- ☐ Скан паспорта и миграционной карты получен.
- ☐ В течение 3 рабочих дней подано уведомление на Госуслугах.
- ☐ Скачана квитанция № 4 и сохранена в личном деле.
Следуя этой инструкции, вы сведёте к минимуму риск штрафов и сэкономите время на личные визиты в МВД.
Дата актуальности: 20 апреля 2026 г.