В 2026 году большинство правил начисления и удержания налога на доходы физических лиц (НДФЛ) остаются неизменными, однако ошибки в документообороте всё ещё могут приводить к штрафам и проблемам с налоговыми органами. Одной из распространённых ошибок является неверно отправленное уведомление о начислении/удержании НДФЛ. В этой статье мы разберём, какие последствия могут возникнуть, какие действия обязан предпринять работодатель и какие сроки следует соблюдать.

Что подразумевается под «некорректным уведомлением»?

Уведомление по НДФЛ (форма № 2‑НДФЛ, форма № 4‑НДФЛ, уведомление о доходах и удержаниях) считается некорректным, если:

• В нём указаны неверные данные о доходах (заплате, премиях, отпускных, больничных и т.д.);
• Ошибочно указана ставка налога (например, 13 % вместо 15 % для резидентов);
• Отсутствует обязательная подпись электронного представителя организации;
• Уведомление отправлено в неверный налоговый орган (не туда, где зарегистрирован работник);
• Отправка произведена после установленного срока (обычно до 31 января следующего года).

Правовая база

Согласно Главе 23 Налогового кодекса РФ, работодатель несёт полную ответственность за корректный расчёт, удержание и перечисление НДФЛ, а также за своевременную и достоверную отправку уведомлений в налоговые органы. Нарушения фиксируются в части 1‑ой статьи 122.1 НК РФ, где предусмотрены штрафы и административные санкции.

Последствия неверно отправленного уведомления

1. Штраф за непредставление (или представление с ошибкой) уведомления – от 5 000 до 30 000 рублей за каждый документ.
2. Штраф за недостоверную информацию – 5 % от недостающей суммы налога, но не менее 1 000 рублей.
3. Увеличение риска налоговой проверки – повторные ошибки могут привести к плановой проверке организации.
4. Взыскание недоимки – налоговый орган может потребовать уплаты недостающего налога с начислением пени (0,5 % в месяц).

Как быстро исправить ошибку?

Шаг 1. Выявление и документирование ошибки

Сразу после обнаружения ошибки необходимо:

• Сформировать акт внутреннего контроля, в котором описывается тип ошибки, её причина и дата обнаружения;
• Собрать оригиналы и электронные копии неверных уведомлений;
• Определить, какие сотрудники затронуты (по ФИО, ИНН, датам выплаты).

Шаг 2. Уведомление налогового органа

Согласно пункту 2 статьи 122.2 НК РФ, работодатель обязан в течение трёх рабочих дней после обнаружения ошибки написать пояснительное письмо в налоговый орган, где указать:

• Номер и дату первоначального уведомления;
• Точный перечень допущенных ошибок;
• Планируемые действия по исправлению.

Шаг 3. Подготовка корректирующего уведомления

Для исправления ошибки необходимо подать корректирующее уведомление. В 2026 году используется электронная система ФНС – «Личный кабинет налогоплательщика». При подаче следует:

1. Выбрать пункт «Корректировка уведомления по НДФЛ»;
2. Заполнить форму с новыми, правильными данными;
3. Указать ссылку на оригинальное (ошибочное) уведомление в поле «Ссылка на документ, подлежащий исправлению»;
4. Подписать документ электронной подписью уполномоченного представителя.

Шаг 4. Перерасчёт и перечисление недоимки (если требуется)

Если в результате исправления выяснилось, что налог был удержан меньше, чем полагается, необходимо:

• Сформировать дополнительный акт о недостаче налога;
• Произвести перечисление недостающей суммы в бюджет в течение 10 календарных дней после подачи корректирующего уведомления;
• Уплатить начисленную пеню (0,5 % за каждый полный месяц просрочки).

Шаг 5. Информирование сотрудника

Работодатель обязан в течение 5 дней после исправления уведомления предоставить работнику справку о правильных начислениях НДФЛ (форма 2‑НДФЛ) и, при необходимости, оформить перерасчёт заработной платы (выплата недостающего налога в виде «чистой» суммы).

Как избежать ошибок в будущем?

• Автоматизация расчётов. Используйте проверенные программы бухгалтерского учёта, которые автоматически генерируют формы 2‑НДФЛ и 4‑НДФЛ.
• Внутренний контроль. Внедрите двойную проверку: один сотрудник формирует документ, второй – проверяет.
• Обучение персонала. Проводите ежегодные семинары по изменениям в налоговом законодательстве.
• Своевременный мониторинг сроков. В календаре ФНС отмечайте крайние даты подачи уведомлений (обычно 31 января).
• Электронные подписи. Убедитесь, что у уполномоченных лиц действуют актуальные сертификаты.

Пример корректирующего письма в налоговый орган

От: ООО «Пример» 
ИНН: 7701234567 
КПП: 770101001 

Кому: ИФНС России по г. Москве, отдел № 3 
Тема: Пояснительное письмо по ошибочному уведомлению № 2‑НДФЛ от г.

Уважаемые коллеги!

В результате внутреннего аудита г. выявлена ошибка в уведомлении № 2‑НДФЛ, отправленном г. по поводу доходов сотрудника Иванова И.И. (ИНН 7701122334). В документе указана сумма дохода 150 000 руб. вместо корректной суммы 180 000 руб., что привело к недоначислению НДФЛ в размере 3 900 руб.

В соответствии со ст. 122.2 НК РФ просим принять к сведению данное пояснение и сообщаем, что корректирующее уведомление будет подано в электронную систему ФНС до г.

Приносим извинения за допущенную ошибку и гарантируем, что недостача будет перечислена в бюджет до г.

С уважением,
_____________________ 
Петров П.П., главный бухгалтер

Краткая таблица сроков и действий

Неверно отправленное уведомление по НДФЛ – ситуация, требующая быстрого реагирования. Своевременное информирование налоговых органов, подача корректирующего документа и уплата недостачи позволяют избежать крупных штрафов и сохранить репутацию компании. Ключ к успеху – строгий внутренний контроль, автоматизация расчётов и постоянное обучение персонала.

Дата публикации: