— на сегодняшний день вопрос количества экземпляров должностной инструкции остаётся одним из самых частых у кадровиков и руководителей. Неправильное оформление может привести к штрафам от трудинспекции, спорам с сотрудниками и даже судебным разбирательствам. В этой статье разберёмся, сколько экземпляров должностной инструкции нужно составить в 2026 году и куда их деть.
Почему важно соблюдать количество экземпляров
Должностная инструкция — это внутренний локальный акт, который:
- Фиксирует обязанности, права и ответственность сотрудника;
- Защищает работодателя при проверках;
- Является основанием для привлечения к дисциплинарной ответственности;
- Используется при аттестации, переводе, увольнении.
Если экземпляров недостаточно или они хранятся не по правилам, документ могут признать недействительным.
Сколько экземпляров должностной инструкции нужно в 2026 году
По состоянию на 2026 год действует следующее правило:
- Основной экземпляр — в отдельную папку в отделе кадров (штатное расписание + должностные инструкции по каждой должности);
- Второй экземпляр, приобщается к приказу о приёме на работу (хранится в личном деле сотрудника);
- Третий экземпляр — передаётся непосредственно работнику под роспись (может быть электронным, если это закреплено во внутреннем регламенте).
Важно: если компания использует электронный документооборот, допускается 1 экземпляр в электронном виде + распечатанный экземпляр для кадровой службы. Это нужно прописать в локальном акте (например, в Положении о кадровом делопроизводстве).
Как оформить и где хранить экземпляры
| Экземпляр | Где хранить | Кто подписывает | Срок хранения |
|---|---|---|---|
| Основной | Папка «Должностные инструкции» в кадровой службе | Руководитель + кадровик | Постоянно |
| Для сотрудника | Личное дело | Работник под роспись | 75 лет после увольнения (по ГОСТ) |
| Для руководителя | У непосредственного руководителя | Руководитель + работник | До замены инструкции |
Что будет, если сделать меньше 3 экземпляров
Нарушение правил может привести к:
- Штрафу от 5 000 до 50 000 руб. для юрлица (ст. 5.27 КоАП РФ);
- Отказу в иске при споре с сотрудником (если он не подписал инструкцию);
- Проблемам при налоговой проверке (в части оплаты труда и распределения функций).
Алгоритм оформления в 2026 году (чек-лист)
- Согласуйте проект инструкции с профсоюзом (если есть).
- Издайте приказ директора о введении инструкции.
- Распечатайте 3 экземпляра на бумаге или сформируйте 2 бумажных + 1 электронный.
- Подпишите:
- Руководитель структурного подразделения;
- Сотрудник отдела кадров;
- Сам работник.
- Подшейте:
- 1-й — в общий том «Должностные инструкции»;
- 2-й, к приказу о приёме в личное дело;
- 3-й — передайте сотруднику.
- Внесите сведения в журнал учёта локальных актов.
Ответы на популярные вопросы
Вопрос: Можно ли хранить только электронную версию?
Ответ: Да, если в Положении о кадровом делопроизводстве прописано, что инструкция может быть в электронном виде с квалифицированной электронной подписью (ФЗ-63).
Вопрос: Что делать при изменении инструкции?
Ответ: Издаётся новый приказ, изготавливаются новые 3 экземпляра, старые изымаются и помечаются «Аннулировано».
Вопрос: Нужно ли нотариально заверять?
Ответ: Нет, достаточно подписей сторон.
В 2026 году минимально необходимое количество экземпляров должностной инструкции — 3. Один хранится в кадрах, второй — в личном деле, третий, у самого сотрудника. При переходе на электронный документооборот можно ограничится 1 электронным + 1 бумажным экземпляром, но это должно быть закреплено локальным актом. Соблюдайте алгоритм — и вы защитите себя от штрафов и судебных споров.
Бонус: Скачайте шаблон должностной инструкции 2026 (PDF).