Дата актуализации: 20 апреля 2026 г.
Сколько раз вы сталкивались с вопросом: «А сколько всего экземпляров нужно сделать, чтобы никто не остался без бумаг?» Один экземпляр — мало, а пять — может быть избыточно. В этой статье мы собрали все нормативные требования, практические примеры и чек-листы, чтобы вы точно знали, сколько документов подготовить.
Базовое правило: «По одному на каждую заинтересованную сторону»
Большинство гражданско-правовых документов оформляются по принципу:
- Один оригинал на каждую сторону сделки.
- Дополнительный экземпляр — в нотариальную палату или архив, если документ подлежит государственной регистрации.
Распространённые схемы:
| Вид документа | Кол-во экземпляров | Кому выдаються |
|---|---|---|
| Договор купли-продажи недвижимости (нотариальный) | по 1 на каждую сторону + 1 в Росреестр | Покупатель, продавец, нотариус (для передачи в Росреестр) |
| Трудовой договор | 2 | Работник, работодатель |
| Акт формы Н-1 (о несчастном случае) | 3–5 | Пострадавший, руководитель, отдел кадров, ФСС, территориальный орган Роструда |
| Односторонняя нотариальная сделка (завещание) | 1 | Нотариус (хранится в делах) |
Нормативные «маяки» 2026 года
Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документов»
Документ обязывает:
- Изготовлять обязательный экземпляр для федеральных архивов — только в одном экземпляре.
- Передавать его в срок до 30 дней со дня подписания.
Градостроительный кодекс РФ (ст. 55.3)
Разрешение на ввод объекта в эксплуатацию выдаётся в 2 экземплярах:
- 1 — застройщику;
- 1 — в орган местного самоуправления для внесения в ЕГРН.
Приказ Минтруда № 182н (оформление нарядов-допусков)
При работах повышенной опасности наряд-допуск оформляется минимум в 3 экземплярах:
- Выдающему (приказ о работах);
- Исполнителю (бригадиру);
- Ответственному за безопасность (на контроль).
Как не ошибиться: пошаговый алгоритм
Шаг 1. Определите тип документа
Если это договор с внешним контрагентом, то правило «по одному на сторону + 1 на архив» работает почти всегда.
Шаг 2. Проверьте специальные нормативы
Пример: акт приёма-передачи основного средства в бухгалтерии требует двух экземпляров (бухгалтер и материально-ответственное лицо).
Шаг 3. Учтите электронный формат
- Если документ подписан КЭП, то экземпляры могут быть электронными (PDF с усиленной подписью).
- Но если одна из сторон требует бумагу — делайте дополнительный бумажный экземпляр.
Шаг 4. Сделайте «запас»
На практике рекомендуется добавлять +1 экземпляр на собственный корпоративный архив, чтобы избежать вопросов при аудите или суде.
Чек-лист «Сколько экземпляров оформить»
- Указан тип документа
- Учтены все стороны сделки/процесса
- Проверены специальные нормативы (отраслевые приказы, ГОСТы)
- Решён вопрос с электронной подписью
- Добавлен «страховой» экземпляр для архива
Мини-FAQ
Вопрос: Можно ли сделать 5 оригиналов договора?
Да, закон не ограничивает количество оригиналов. Главное, чтобы каждый экземпляр был подписан всеми сторонами и содержал одинаковые реквизиты. На каждом проставьте пометку «Оригинал».
Вопрос: Что делать, если один из экземпляров утерян?
Составьте дубликат, заверенный всеми сторонами и, при необходимости, нотариально удостоверенный. Дубликат приравнивается к оригиналу, если в нём указано «Дубликат взамен утраченного оригинала № ___».
Запомните простую формулу:
Кол-во экземпляров = кол-во сторон + нормативный запас + собственный архив.
Так вы точно никого не обделите и избежите штрафов от контролирующих органов.
© Эксперты ПрофиПТО, 2026. Копирование разрешено только с активной ссылкой на источник.