Акт ведомственного контроля — это ключевой итоговый документ, который оформляет проверяющий орган после проведения ведомственного контроля в сфере закупок, регулируемой Федеральным законом от № 44-ФЗ․ Он фиксирует выявленные нарушения, подтверждает обязательства по их устранению и служит основанием для дальнейших мер реагирования․ Ниже разберёмся, кто, когда и как составляет акт, какие реквизиты он обязательно должен содержать и что делать после его получения․

Нормативное основание

Главный регулирующий документ, Приказ Министерства спорта РФ от 11 сентября 2014 г․ № 765 «Об утверждении Регламента проведения Министерством спорта Российской Федерации ведомственного контроля в сфере закупок…»․ В этом регламенте прописаны:

• цели и принципы контроля;
• права и обязанности проверяющих;
• порядок оформления контрольных мероприятий, включая акт․

Аналогичные регламенты есть у каждого федерального органа исполнительной власти, а также у субъектов РФ и муниципалитетов․ Всё они опираются на 44-ФЗ и Федеральный закон № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»․

Кто проводит ведомственный контроль по 44-ФЗ?

Организатором выступает функциональный орган заказчика: у федеральных министерств — это, как правило, департамент или управление материально-технического обеспечения; у региональных ведомств, комитет по госзакупкам; у муниципалитетов, отдел или отделение контрактной службы․

Цели контроля:

1. Соответствие планов-графиков и извещений требованиям 44-ФЗ․
2. Корректность включения (исключения) товаров, работ, услуг из реестра контрактов․
3. Законность изменения, расторжения или исполнения контрактов․
4. Соблюдение сроков оплаты и поставки․
5. Эффективность использования бюджетных средств․

Этапы ведомственного контроля

Планирование

Каждый год заказчик утверждает план проведения ведомственного контроля․ В него включают:

• наименование подразделения или Заказчика, подлежащего проверке;
• объект контроля (конкретная закупка, контракт или вся контрактная служба);
• сроки и форма проверки (документарная или выездная)․

Извещение о проведении контроля

За 5 рабочих дней до начала взаимодействия (или одновременно с началом внеплановой проверки) заказчик направляет уведомление участнику закупки или подведомственному учреждению․ В нём указывают:

• основания проведения (план, жалоба, поручение вышестоящего органа);
• сроки;
• контактные данные ответственного лица․

Проведение проверки

Проверяющий:

1. Ознакомляется с документами (контрактами, извещениями, протоколами, отчётами об исполнении)․
2. Фиксирует факты нарушений в рабочем протоколе․ Один экземпляр остаётся у проверяемого․
3. Опрашивает ответственных лиц, запрашивает дополнительные объяснения․

Составление акта ведомственного контроля

Структура акта:

• Шапка: наименование проверяющего органа, номер и дата акта․
• Общие сведения: наименование проверяемого Заказчика/учреждения, ИНН, ОГРН, адрес․
• Период проверки: даты начала и окончания․
• Основание для проведения: номер приказа/распоряжения, пункт плана․
• Объект контроля: № контракта/извещения, предмет закупки (код ОКПД 2)․
• Выявленные нарушения: каждое нарушение отдельным пунктом с указанием:
  • статьи (части) -4-ФЗ;
  • фактические данные (дата, сумма, должностное лицо);
  • доказательства (ссылка на пункт контракта, листы дела)․
• Рекомендации: перечень мероприятий по устранению нарушений и сроки их исполнения․
• Подписи: руководителя проверяющего органа и ответственного лица проверяемого․

Формат документа

Акт составляется в 2 экземплярах на бумаге или в виде электронного документа (PDF, подписанный ЭЦП)․ Один — в деле контрольного органа, второй — передаётся проверяемому лицу в день окончания проверки или не позднее 3 рабочих дней после подписания․

Что делать после получения акта?

Анализ нарушений

Ответственное лицо (контрактный управляющий, главный бухгалтер) изучает акт и при необходимости:

• оформляет возражения в течение 5 рабочих дней (если не согласны с фактами);
• запрашивает копии документов, на которые ссылается проверяющий․

Составление плана мероприятий

На основе рекомендаций акта разрабатывают план корректирующих действий, включающий:

1. Конкретные действия по устранению нарушений (аннулирование незаконного протокола, изменение контракта, возврат бюджетных средств, привлечение виновных лиц к дисциплинарной ответственности)․
2. Ответственных исполнителей․
3. Контрольные сроки․

Отчёт об исполнении

В срок, указанный в акте, Заказчик направляет в контролирующий орган информацию об устранении нарушений․ При необходимости прилагают:

• исправленные извещения/контракты;
• копии платёжных поручений;
• приказы о дисциплинарном взыскании;
• акты приёма-передачи исправленной документации․

Ответственность за нарушения

Если нарушения подтверждены актом и не устранены в установленный срок, проверяющий передаёт материалы:

• в прокуратуру — при признаках преступления (злоупотребление полномочиями, растрата);
• в ФАС России — для привлечения к административной ответственности по ст․ 7․30–7․32 КоАП РФ;
• в орган ФКР (федеральный казначейский контроль) — для взыскания незаконно потраченных средств;
• в кадровую службу — для дисциплинарного разбирательства;

Электронные формы и ГИС

С 2025 года обязателен электронный акт ведомственного контроля в ГИС «Госзакупки» (ЕИС 2․0)․ Порядок:

1. Формирование акта в модуле «Ведомственный контроль»․
2. Подписание ЭЦП руководителя проверяющего органа․
3. Отправка проверяемому в электронном виде через личный кабинет в ЕИС․
4. Размещение отчёта об устранении не позднее 10 дней со дня устранения нарушений․

Лучшие практики Заказчика

• Ежеквартальный самоконтроль: проверяйте свои закупки до внеплановой ревизии․
• Шаблоны документов: разработайте типовые формы актов, журналов учёта и планов корректирующих действий․
• Обучение: регулярно обновляйте знания специалистов (курсы при ФАС, вебинары СПАРК, семинары АО «Газпром-интеграция»)․
• Консолидация данных: ведите единый реестр контрактов с привязкой к первичным документам․

Акт ведомственного контроля по 44-ФЗ, это не просто бумажная формальность, а эффективный инструмент повышения прозрачности и эффективности госзакупок․ Правильное оформление и своевременное устранение выявленных нарушений позволяют минимизировать риски доначислений, штрафов и судебных разбирательств․

Помните: чёткое следование регламенту, внимательное изучение акта и оперативное реагирование — залог безопасности бюджета и деловой репутации вашей организации․