Акт об отказе – документ, фиксирующий, что работник отказался принимать (или подписывать) официальное уведомление работодателя о необходимости предоставить письменные объяснения. Такой акт обязателен в случаях, когда согласно Трудовому кодексу РФ (ч. 1 ст. 193, ч. 2 ст. 247) работодатель обязан истребовать объяснения от сотрудника, но тот отказывается их давать.

Правовая основа

• Часть 1 статьи 193 ТК РФ – обязательность оформления акта об отказе работника от предоставления письменных объяснений.
• Часть 2 статьи 247 ТК РФ – порядок истребования объяснений при возникновении материального ущерба.
• Федеральный закон «О защите прав работников», а также постановления Профсоюзных и надзорных органов.

Согласно этим нормам, отсутствие объяснений не освобождает работника от дисциплинарного взыскания, однако факт отказа должен быть надлежащим образом зафиксирован.

Когда требуется составлять акт?

2.1 Дисциплинарный проступок

Работодатель выдал приказ с требованием предоставить письменные объяснения (например, за опоздание, неисполнение обязанностей). Если работник не подал объяснения в течение двух рабочих дней, оформляется акт об отказе.

2.2 Возникновение материального ущерба

При проверке причин ущерба работодатель направил требование о даче объяснений. Работник отказался принимать документ – составляется акт (ч. 2 ст. 247 ТК РФ). Сроки здесь не регламентированы, но акт оформляют до завершения служебного расследования.

2.3 Другие случаи

• Отказ от подписания акта об ознакомлении с требованием.
• Отказ принимать уведомление, доставленное лично, по почте или в электронном виде.

Содержание акта (обязательные реквизиты)

1. Шапка документа: наименование организации (полное и сокращённое), реквизиты, номер акта.
2. Место и дата составления (например, «г. Москва, г.»).
3. Состав комиссии (должность, ФИО, подписи) – минимум три лица, включая руководителя и свидетеля.
4. Сведения о работнике: ФИО, должность, табельный номер.
5. Ссылка на требование: дата и номер приказа/распоряжения, в котором требовалось предоставить объяснения.
6. Описание факта, по которому требовалось объяснение (дисциплинарный проступок, ущерб и т.д.).
7. Факт отказа: дата и время отказа, способ (устно, письменно), мотив (если указан) или отметка «мотив отсутствует».
8. Оформление отказа от подписи: фраза «От ознакомления с актом отказался», подпись и расшифровка (если отказ был без подписи).
9. Подписи всех членов комиссии и лица, присутствующего при составлении акта.
10. Приложения (копия требования, акт о вручении, опись вложения).

Формат и оформление

• Документ оформляеться на официальном бланке организации (если есть). При отсутствии – на чистом листе А4.
• Текст печатается разборчивым шрифтом (Arial, 12 пт).
• Все подписи – оригинальные (ручные) или электронные с квалифицированной электронной подписью.
• Экземпляров – минимум три (для работодателя, комиссии, работника).

Пошаговая инструкция по составлению акта

1. Подготовка документов: собрать требование о предоставлении объяснений, приказ, сведения о работнике.
2. Созыв комиссии: назначить председателя, двух членов, оформить их присутствие (протокол).
3. Вручение требования (или попытка вручения). Зафиксировать время, место, способ вручения.
4. Фиксация отказа:
   • Если работник отказывается принимать документ – зафиксировать отказ и его мотив.
   • Если отказ без мотивов – указать «мотив отсутствует».
5. Составление текста акта согласно пункту 3 (обязательные реквизиты).
6. Подпись комиссии – каждый член подписывает акт и указывает расшифровку ФИО.
7. Ознакомление работника:
   • Если работник согласен подписать – ставит подпись и расшифровку.
   • Если отказывается – в акте делается отметка о его отказе, а текст зачитывается вслух в присутствии комиссии.
8. Составление копий и их хранение в личном деле работника (дело № …).

Образец акта (пример)

АКТ № 12
о отказе работника получить уведомление о предоставлении объяснительной

г. Москва, г. 12:30

Комиссия, составленная в соответствии с приказом № 45 от г.:
Председатель комиссии – Иванов И.И., директор отдела кадров.
Член комиссии – Петров П.П., заместитель директора.
Член комиссии – Сидорова С.С., специалист по охране труда.

Составлен настоящий акт о нижеследующем:

В присутствии комиссии г. в 12:00 в помещении офиса по адресу: ул. Ленина, д. 10, г. Москва, было вручено работнику Петровой Марии Сергеевне, должность – бухгалтер, таб. № 342, требование № 45‑2026 от г. о предоставлении письменных объяснений по факту нарушения трудовой дисциплины (неявка на работу без уважительной причины г.).
Работник отказался принять требование без объяснения причин. Отказ был зафиксирован в присутствии комиссии.

В соответствии с ч. 1 ст. 193 ТК РФ, отказ работника от получения письменного уведомления оформляется настоящим актом.

Работник отказался подписать акт об ознакомлении с требованием. Отказ ничем не мотивирован.

Подписи членов комиссии:
_____________________/ Иванов И.И. (директор отдела кадров)
_____________________/ Петров П.П. (заместитель директора)
_____________________/ Сидорова С.С. (специалист по охране труда)

С актом ознакомлен (отказался подписать):
_____________________/ Петрова М.С. (бухгалтер) – отказ без мотивов

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

7.1 Нужно ли направлять копию акта работнику?

Да. По статье 193 ТК РФ работник имеет право ознакомиться с актом. Если он отказывается подписать, акт зачитывается вслух и фиксируется его отказ.

7.2 Можно ли отправить уведомление по электронной почте?

Да, если в коллективном договоре или локальных нормативных актах предусмотрено электронное взаимодействие. При этом в акте указывается способ доставки (e‑mail, мыло с подтверждением о получении).

7.3 Каков срок хранения акта?

Документ хранится в личном деле работника в течение срока действия трудового договора и 5 лет после его прекращения (по статье 125 ТК РФ).

7.4 Что делать, если работник отказывается от получения уведомления, но присутствует при составлении акта?

В таком случае в акте фиксируется факт отказа от получения уведомления, а также указывается, что работник присутствовал и был ознакомлен с требованием устно.

Оформление акта об отказе получить уведомление о предоставлении объяснительной – важный процесс, позволяющий работодателю доказать, что требование о даче объяснений было доведено до сведения работника, даже если тот отказывается сотрудничать. Правильное оформление акта защищает интересы организации в дальнейшем при проведении дисциплинарного расследования и возможных судебных разбирательствах.

Источники

• Трудовой кодекс РФ (ч. 1 ст. 193, ч. 2 ст. 247) – официальные нормативные акты.
• Образцы актов и инструкции: Документ обязателен к применению (источник [1]).
• Практические рекомендации: Главная книга – акт об отказе работника от дачи объяснений (источник [2]).
• Образец акта об отказе от получения объяснения (источник [3]).
• Текстовые шаблоны и комментарии (источник [8]).