Назначение документа – фиксировать факт выдачи сотрудникам различных уведомлений (о предстоящих проверках, о предстоящих изменениях условий труда, о дисциплинарных мерах, о начислениях и др.), обеспечить доказательство их получения и создать основу для последующего контроля.
Правовая основа
- Трудовой кодекс РФ (ст. 311) – работодатель обязан информировать работника о всех изменениях в трудовых отношениях.
- Федеральный закон «Об образовании в Российской Федерации» (в случае учебных учреждений) – требование вести журнал уведомлений.
- Приказ Минтруда РФ № 6н от «Об утверждении формы журнала учёта уведомлений, выдаваемых работникам» – определяет обязательные реквизиты.
Формат журнала
В 2026 году допускается как бумажный, так и электронный вариант. При электронном ведении следует использовать:
- Электронный журнал на базе Госуслуг (ЕСИА) – обеспечивает подлинность подписи и автоматическое резервное копирование.
- Системы документооборота (1С:Документооборот, ДЕЛО и др.) – позволяют привязывать к записи скан‑копию уведомления.
Обязательные реквизиты (по приказу Минтруда)
- Дата выдачи.
- ФИО работника.
- Должность и подразделение.
- Тип уведомления (дисциплинарное, информационное, о начислениях, о проверке и т.д.).
- Краткое содержание уведомления.
- Подпись работника (или отметка о получении в электронном виде);
- Подпись лица, выдающего уведомление.
- Примечания (возражения, сроки выполнения, ссылки на нормативные акты).
Образец журнала (бумажный вариант)
| # | Дата выдачи | ФИО работника | Должность, подразделение | Тип уведомления | Содержание (кратко) | Подпись работника | Подпись выдавшего | Примечания |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Иванов Иван Иванович | бухгалтер, отдел финансов | Информационное | Уведомление о предстоящем обучении по новой системе расчёта НДФЛ. | И. И. Иванов | Петров П. П. | Согласовано, обучение | |
| 2 | Смирнова Анна Сергеевна | менеджер проекта, ИТ‑отдел | Дисциплинарное | Предупреждение за нарушение режима рабочего времени. | А. С. Смирнова | Кузнецов К. К. | Второе предупреждение – |
Пример электронного журнала
В электронном виде журнал может выглядеть как таблица в облачном сервисе (Google Sheets, Microsoft Excel Online) с включённой функцией подписи в электронном виде. Ниже – пример структуры в виде JSON, пригодный для импорта в большинство систем документооборота.
{
"records": [
{
"date": "2026-04-19",
"employee": {
"fullName": "Иванов Иван Иванович",
"position": "бухгалтер",
"department": "отдел финансов"
},
"type": "Информационное",
"content": "Уведомление о предстоящем обучении по новой системе расчёта НДФЛ.",
"employeeSignature": "digital-signature-12345",
"issuerSignature": "digital-signature-67890",
"notes": "Согласовано, обучение "
}
]
}
Как правильно заполнять журнал
- Заполняйте сразу после выдачи. Откладывание на потом может привести к ошибкам и потерям данных.
- Проверяйте правильность ФИО и должности – это важно для последующего аудита.
- Если уведомление выдаётся в электронном виде, используйте цифровую подпись (КЭП) и указывайте дату её применения.
- При наличии возражений со стороны работника фиксируйте их в колонке «Примечания» и при необходимости приложите копию заявления.
- Храните журнал в течение трёх лет после окончания трудового договора (по требованиям ТК РФ).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли вести журнал полностью в электронном виде?
Да. С 2024 года допускается электронный журнал, если он соответствует требованиям к достоверности и хранению электронных документов (КЭП, резервное копирование, доступ только уполномоченным лицам).
Что делать, если работник отказывается подписать уведомление?
Сделайте отметку «Отказ от подписи» в колонке «Примечания», приложите копию уведомления и подпишите документ как «Получено без подписи». При необходимости оформите акт о факте вручения.
Какие штрафы могут грозить за отсутствие журнала?
Согласно статье 311 ТК РФ, отсутствие подтверждающих документов может привести к административной ответственности: штраф для юридических лиц – от 100 000 до 300 000 рублей.
Можно ли объединить журнал учёта уведомлений с другими реестрами (например, журналом учёта трудовых книжек)?
Теоретически объединить можно, но рекомендуется вести отдельные реестры, чтобы избежать путаницы при проверках и упростить поиск нужной информации.
Ведение журнала учёта уведомлений, выданных работникам – обязательный элемент управленческого и кадрового контроля. Правильно оформленный журнал (в бумажном или электронном виде) защищает интересы как работодателя, так и сотрудника, упрощает аудит и снижает риск штрафных санкций.
Помните: каждое уведомление должно быть зафиксировано в журнале в течение 1 рабочего дня после выдачи.
Дата публикации: