Нормативная база и цель ведения журнала

С 2015 года в России действует Постановление Правительства РФ от № 29, которое обязывает всех работодателей сообщать в уполномоченные государственные органы о заключении трудовых или гражданско-правовых договоров с гражданами, ранее замещавшими:

• должности федеральной государственной службы;
• должности государственной гражданской службы субъектов РФ;
• муниципальные должности муниципальной службы․

Цель, противодействие коррупции и контроль за соблюдением «двухлетнего» охлаждающего периода для бывших госслужащих (ст; 12․1 Федерального закона от № 273-ФЗ)․

Кто обязан вести журнал

Журнал должен быть организован:

• во всех организациях независимо от формы собственности (ООО, АО, ИП, НКО, учреждения);
• в структурных подразделениях федеральных министерств и ведомств (например, Минэкономразвития, Минприроды, Минобрнауки и др․) для внутреннего аудита;
• в дочерних и зависимых обществах, созданных для выполнения задач, поставленных перед профильным министерством․

Форма журнала и обязательные реквизиты

Единый бланк не утверждён, поэтому работодатель формирует журнал самостоятельно․ Рекомендуемый минимум столбцов:

1. № п/п
2. Дата поступления уведомления в организацию (или в уполномоченный орган)
3. Ф․И․О․ бывшего госслужащего
4. Дата рождения
5. Место рождения (город, регион)
6. Наименование прежнего государственного/муниципального органа
7. Последняя занимаемая должность
8. Дата заключения трудового или ГПХ-договора
9. Наименование нового работодателя (полное и сокращённое)
10. ИНН/ОГРН нового работодателя
11. Должность и структурное подразделение, на которую принят
12. Дата направления уведомления в уполномоченный государственный орган
13. № исходящего документа
14. Отметка о наличии конфликта интересов / уведомлении о невозможности конфликта
15. ФИО и подпись ответственного лица

Пошаговый алгоритм заполнения

Шаг 1․ Прием документов от кандидата

При заключении договора работодатель должен:

• проверить трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р);
• уточнить, замещал ли кандидат госдолжность за последние 2 года․

Шаг 2․ Составление уведомления

Форма произвольная, но обязательно:

• Ф․И․О․, дата и место рождения;
• последняя должность гос/муниципальной службы и наименование органа;
• наименование и реквизиты нового работодателя;
• дата заключения трудового договора․

Срок отправки: не позднее 10 календарных дней со дня заключения договора (ст․ 19․29 КоАП РФ)․

Шаг 3․ Регистрация в журнале

После отправки уведомления:

1. Внести данные в журнал, соблюдая хронологический порядок․
2. Укажите номер и дату исходящего письма или электронного сообщения (если отправляли через сервис «Госуслуги/Контур․Экстерн»)․
3. Поставьте подпись ответственного лица (кадровика, специалиста по кадровому делопроизводству)․

Ответственность за неуведомление

Пример заполнения журнала (фрагмент)

┌──┬────────────┬────────────────────┬────────────┬──────────────┬──────────────────────────────┬────────────────────────────┬─────────────┬────────────────────┬────────────┬──────────────┬──────────────┬────────────┬──────────────────────┬────────┐
│№ │ Дата │ Ф․И․О․ │ Дата рожд․ │ Место рожд․ │ Прежний орган │ Должность │ Дата догов․ │ Новый работодатель │ ИНН │ Должность │ Дата отправ․ │ № письма │ Конфликт интересов │ Подпись│
├──┼────────────┼────────────────────┼────────────┼──────────────┼──────────────────────────────┼────────────────────────────┼─────────────┼────────────────────┼────────────┼──────────────┼──────────────┼────────────┼──────────────────────┼────────┤
│1 │ │ Иванов И․И․ │ │ г․ Москва │ Минэкономразвития России │ Главный специалитет-эксперт│ │ ООО "Проект-Инж" │ 7701234567 │ Ведущий инжен│ │ 15-04/26 │ Отсутствует │ Петров │
└──┴────────────┴────────────────────┴────────────┴──────────────┴──────────────────────────────┴────────────────────────────┴─────────────┴────────────────────┴────────────┴──────────────┴──────────────┴────────────┴──────────────────────┴────────┘

Советы по хранению и контролю

• Срок хранения: не менее 5 лет с даты последней записи (п․ 3 ст․ 29 Федерального закона № 125-ФЗ)․
• Формат: допускается электронный журнал (Excel, СЭД) при наличии электронной подписи и защиты от несанкционированного изменения․
• Контроль: рекомендуется ежеквартальная сверка журнала с реестрами исходящей корреспонденции и журналом входящих уведомлений о конфликтах интересов․

Частые ошибки

1. Опоздание с отправкой: считать 10 дней нужно именно со дня заключения договора, а не со дня выхода сотрудника на работу․
2. Неверное наименование органа: уведомление направляется в ту структуру, где служил сотрудник, а не в ФНС или Роструд․
3. Отсутствие журнала в микропредприятии: даже ИП с 1 сотрудником обязаны вести журнал и отправлять уведомления․

Шаблон Excel (бесплатно)

Скачайте готовый шаблон журнала в формате Excel (ссылка-заглушка)․ В шаблоне уже заданы:

• формат дат;
• валидация ИНН/ОГРН;
• автоматическая нумерация строк․

Куда отправлять уведомления

Важно! После уведомления можно подавать только в электронном виде через ЕСИА/Госуслуги, если регион поддерживает приём․

Соблюдая вышеизложенный порядок, вы минимизируете риски административной ответственности и обеспечите прозрачность кадровых процессов в соответствии с антикоррупционным законодательством РФ․